採用管理をエクセルで効率化！ 無料テンプレートとコツを紹介

採用管理をエクセルで行う2つのアプローチ

エクセルで採用管理を行う方法は以下の2つがあります。

それぞれどのようなアプローチなのか詳しく見ていきましょう。

自社に最適化した採用管理シートを作る

自社に必要な項目を盛り込むことで、自社に最適な採用管理シートの作成が可能です。自社の採用プロセスに合わせたオリジナルの管理シートを一から作り上げることができます。

自社の採用基準や選考フローに完全に適合した、使い勝手の良い採用管理シートを自作できるのがエクセルを使う大きな利点です。

必要な情報を過不足なく管理できるため、採用業務の効率化に直結するでしょう。

無料テンプレートを使ってすぐに始める

WEB上の無料テンプレートをダウンロードすれば、採用管理のフォーマット作成の手間なく即座に運用を始められるのが魅力です。

採用管理のエクセルテンプレートは、ネット上で無料公開されているものが多くあります。

無料テンプレートを利用すれば自社仕様へのカスタマイズは難しいものの、導入のハードルは格段に下がります。短期間で採用管理を始めたい企業に適したアプローチだと言えるでしょう。

採用管理ができるエクセルテンプレート

採用管理に使えるエクセルテンプレートは、インターネット上で数多く公開されています。

候補者情報の管理や、面接日程の調整、採用KPIの集計など、採用業務に必要な機能を備えたテンプレートが揃っています。

以下は代表的なテンプレートです。

無料とは言え、実務で使える完成度の高いテンプレートが多数あります。自社の採用フローに合ったテンプレートを見つけ、必要に応じて項目を追加・修正することで、効率的な採用管理が実現できるでしょう。

エクセルを活用した採用管理の4つの強み

エクセルを使った採用管理には、専用ツールにはない強みがあります。ここでは、エクセルならではのメリットを以下の4つ紹介します。

自社仕様にカスタマイズできる

エクセルは自由に項目設定し、自社仕様の採用管理シートにカスタマイズすることが可能です。採用管理に必要な情報は企業によって異なりますが、エクセルなら柔軟にフィールドを設定できます。

自社の採用基準や選考フローに合わせて、管理項目を自在に追加・変更できる点が、エクセルの大きな強みです。専用ツールでは対応が難しい、自社独自の管理ニーズにも柔軟に応えられるでしょう。

導入費用ゼロですぐに始められる

エクセルを使った採用管理は、導入費用がかからず低コストですぐに始められます。多くの企業で既にエクセルが導入済みのため、採用管理のために新たなコストが発生しないのです。

専用ツールの選定・導入に時間とコストをかけられない企業でも、エクセルなら迅速に採用管理を開始できます。

関数でデータ分析を効率化できる

エクセルの関数を使えば、採用データの分析を効率的に行えます。高度な関数を駆使することで、応募者データを多角的に分析し、採用活動の効果検証やボトルネック発見が可能となるのです。

関数を組み合わせれば、より深いレベルのデータ分析もできます。関数による分析結果をグラフ化すれば、経営層への報告資料として活用できるのも大きな魅力なのです。

採用データをグラフ機能で見える化できる

エクセルのグラフ機能を用いれば、採用データを視覚的に分かりやすく見える化できます。

採用KPIの推移や選考ステップ別の通過率など、採用活動の重要指標をグラフで可視化することで、課題や改善点が明確になるのです。

数字の羅列では分かりにくい複雑な採用データも、グラフを使うことで採用施策の効果測定、ボトルネックの特定に役立てられるでしょう。

採用担当者間で、データに基づく建設的な議論を行いやすくなるのもポイントです。

エクセルでの採用管理に潜むデメリット

エクセルを使った採用管理には様々な強みがある一方で、以下のようなデメリットも存在します。

ここでは、これらの課題に目を向けていきましょう。

採用プロセス全体の進捗管理に不向き

エクセルでは、採用プロセス全体の進捗を管理することが難しいです。選考フローが複雑な場合や応募者数が多い場合は、全体の進捗状況を俯瞰して把握するのが困難になるでしょう。

応募者一人ひとりの選考状況を逐一追うのは非効率で、重要なタスクに集中できなくなる場合があります。

採用プロセス全体の最適化を目指すなら、エクセルには限界があると言わざるを得ないのです。

自作シートの作成・メンテナンスの手間

エクセルで採用管理シートを自作する際は、作成とメンテナンスに手間がかかります。運用開始後も変更が生じるたびにシートを修正する必要があり、管理工数が増大しやすいです。

担当者の負荷が高まるだけでなく、ミスによるデータ破損などのトラブルも起こりやすくなります。

項目の追加や変更のたびに数式や条件付き書式が崩れるリスクもあるため、メンテナンスには細心の注意を払ってください。

採用業務の属人化で採用力が低下する恐れ

エクセルでの採用管理は属人化しやすく、運用ルールや採用ノウハウが個人に依存してしまいがちです。

そのため引継ぎが難しく、採用担当者の交代により採用活動が停滞したり、知識や技術が失われたりするリスクがあります。

属人化を防ぐためには、ルールの明文化やシートの標準化が欠かせません。担当者が代わっても採用力を維持できる、組織的な採用管理体制の構築が求められるでしょう。

候補者との面接日程調整に手間がかかる

エクセルを使った候補者との面接スケジュール調整は、非効率で手間がかかります。候補者の都合を個別に調整し、面接官の予定と突き合わせるのは骨の折れる作業です。

メールの往復やスケジュール表の更新など、面接調整の作業工数が肥大化しやすいのが難点です。

専用ツールのようなスケジューリング機能がないため、人力での調整が必要な点に注意しましょう。

採用管理の効率化を図るなら専用システム（ATS）の導入を検討

採用管理を効率化するためには、採用業務に特化した専用ツールの導入が有効です。

専用の採用管理システム（ATS）なら応募者管理から面接調整、オファー出しまで、一連の採用業務を円滑に行えます。

ATSは採用プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定と改善を容易にします。また、コミュニケーション機能や評価管理機能なども充実しており、業務の効率化と採用の質の向上が期待できるのです。

しかしATSの導入にはコストがかかるため、費用対効果を慎重に見極めなければなりません。

ただしコスト面での課題はあるものの、採用業務の効率化と属人化リスクの排除を実現できるATS導入は、検討に値するオプションだと言えます。

自社の採用スタイルに合わせて、最適な採用管理手法を選ぶことが重要です。エクセルと専用ツール、それぞれの長所を理解したうえで、自社に最適な方法を見極めましょう。

採用管理の比較について、以下の記事で詳しく紹介しています。

自社に合った採用管理手法で採用成功率をアップしよう

採用管理の手法には、エクセルを使う方法と専用ツールを導入する方法がありますが、どちらを選ぶかは自社の採用スタイルや組織体制を踏まえて判断しましょう。

他にも、コストや導入の手間、運用負荷など、複数の要素を総合的に考慮しなければなりません。

自社に最適な採用管理手法を見つけることが、採用成功率を上げる重要なカギです。採用データを分析してPDCAサイクルを回していき、コツコツと採用管理を改善することで、優秀な人材の獲得につなげましょう。