第3回ニューノーマルはオフィスとリモートのハイブリッド

この記事の著者

豊田健一

株式会社月刊総務　代表取締役社長戦略総務研究所所長

二項対立からハイブリッドへ
総務の完全リモートワーク、1.6%
総務のリモートワークに必要なITツールは「電子契約」「電子決裁」
コロナは今回だけではない

二項対立からハイブリッドへ

『月刊総務』では、2020年8月にコロナ禍におけるオフィスのあり方について調査をした。303名の総務担当者より回答をもらった。その中で、「これからの働き方はどうなると思うか？」という質問に対して、71.3%の総務担当者が「オフィスとリモートワークの融合」と答えた。「オフィスメインで働く」は25.4%、「リモートワークメインで働く」は、3.3%の回答であった。

これからの働き方については、当然総務も入っているはず。総務もリモートワークができる状態にしなければならないし、感染拡大状況が続くのであれば、総務もリモートワークができる状態にしておかなければならないのだ。では、その総務のリモートワーク状況はどうだったのだろうか？

総務の完全リモートワーク、1.6%

『月刊総務』では、2020年6月に、総務のリモートワークの実態を調査した。320名の総務担当者より回答を頂いた。緊急事態宣言中の総務のリモートワーク実施状況について尋ねたところ、「完全にリモートワークだった」のは、たったの1.6%。

ほとんどの会社の総務が、何らかの形で出社。その内容は、以下の通り。完全リモートワークとは程遠い実態が浮き彫りになった。

交代制で毎日ではないが週に数回出社した：40.0%
交代制で毎日最低でも1人は出社するようにした：33.1%
ほとんど毎日出社していた：25.3%

なぜ、出社しなければならないのか。その理由として、「郵便物の対応」が79.7%で最多、次いで「契約書等の押印」が60.3%、「代表電話の対応」が49.8%の順となっている。物理的な郵送物が届いてしまうので、その中身を確認して対応しなければならない。特に、月末月初には、請求書が届く。内容の確認とともに、経理に支払処理を依頼しなければならない。担当者の確認印も押して、現物が回っていく。

契約書の押印が第二位。これも物理的に存在する紙の契約書への対応。内容の確認とともに、合意のための角印、代表者印を押して、場合により印紙を貼って、消印、割り印の処理をして、一部を先方に返送する。

契約行為の実態、電子化についても調査しているが、それによると、電子契約のシステムを導入しているのは、11.6%にとどまる。よって、多くの企業が物理的な対応をせざるを得ず、結果、総務で完全テレワークが進まない実態となっているのだ。

総務のリモートワークに必要なITツールは「電子契約」「電子決裁」

一方、総務がリモートワークをするために会社に導入してほしいITツールについて尋ねたところ、「電子契約」が61.3%で最多、次いで「電子決裁（稟議申請、経費精算等）」が43.8%となった。前問で「電子契約」の導入状況は11.6%にとどまっており、総務の現場の要望と会社のツール導入状況に大きな差があることが判明した。総務としても、この部分をなんとかしたいという、切実な思いの表れである。

ちなみに、ランキングは下記の通り、

電子契約：61.3%
電子決裁（稟議申請、経費精算等）：43.8%
電話転送：26.3%
仮想オフィス：21.9%
人事管理（採用、評価、タレントマネジメント等）：16.9%
オンラインストレージ：16.9%
勤怠・労務管理：16.6%
ビデオ会議：15.3%
ビジネスチャット：14.7%
ウェビナー：7.5%
その他：5.0%

さらに、この回答企業の中から、実際にフルリモートができている総務に取材をしてみた。どこも、総務のテレワークを阻む三大課題、押印、代表電話、郵送物には苦労したようだ。しかし、押印については、電子押印サービスで乗り越え、電話は転送サービスで乗り越えている。唯一、郵送物だけは人力で対応しており、その日に出社している他部門のメンバーに、届いている郵送物を開封してもらい、関係者に連絡し、その対応の指示を仰ぎ、処理しているとのこと。

その三大課題の前に重要なのが、ペーパーレス。フルリモートができているところは、全てペーパーレスを実践していた。業務で必要な書類は電子化されており、それもクラウドストレージに収納されていて、在宅であっても仕事ができる。また、稟議や申請についても電子ワークフローで回っていく。そのような状態がベースとなって、初めて三大課題に頭を悩ますのだ。ペーパーレスが実現していなければ、三大課題どころの話ではない。