OJT教育の目的は? メリット・デメリットと成功する手法を解説

OJTを行う目的とは?

OJT（On the Job Training）は、企業における人材の教育や育成方法を指します。普段の業務を行いながら、上司または先輩が新しく入社した社員に知識や技術を指導します。

上司や先輩からのフォローを受け、実際の仕事を体験することで、座学やマニュアルからは得られないスキルやノウハウが身につくでしょう。

OJTは指導を受ける側だけではなく、指導をする側の成長も見込めます。自身の持っている情報をアウトプットすることで、知識の再確認にもなるからです。社員同士の信頼関係が出来れば、以降の業務もスムーズに行えるでしょう。

新入社員が会社の戦力となるように、業務の進め方やノウハウを丁寧に伝えることがOJTの最大の目的です。

OFF-JTとの違い

OFF-JT（Off The Job Training）は、セミナーや研修などを通じた基礎的な教育のことで、社内以外の場所で行うことが多いです。

混合してしまいがちなOJTとOFF-JTですが、どのような相違点があるのでしょうか。

実践 or 座学

両者の違いのひとつは、OJTが実践を伴うものであるのに対し、OFF-JTは座学であるという点です。

OJTは実践しながら身につけていく形式で、上司や先輩とペアになりマンツーマンで指導を受けるケースが多いです。一方、OFF-JTは座学でのプログラム研修や、グループワークといった方法が多く、基本的に個別指導はされません。

業務をするうえで重要なノウハウや情報を学べるのがOJTで、基礎知識を座学で習得するのがOFF-JTです。ただし、基礎知識だけではなく、特定の分野や専門知識の習得を目的とするOFF-JTもあります。

インプット or アウトプット

インプットの段階がOFF-JT、アウトプットの段階がOJTと区別できます。

OJTとOFF-JT、どちらか一方ではなく、両方をバランスよく行うことが大切です。

机上で知識だけをたくさん詰め込んでも、それを活かした実務がすぐにできるようにはなりません。習得した内容を最大限に活用するためには、現場での繰り返しの実践練習が必要です。

初歩的なことでつまずかないためにも、OFF-JTで最低限のスキルを得てから実務に臨むとよいでしょう。

中長期 or 短期

OJTとOFF-JTは実施される期間にも違いがあります。OFF-JTは短期型が多いのに対して、OJTは1年単位の長期計画を立てることもあります。

OFF-JTは主にセミナーや講義の形式で、1日単位～数回に分けて行うケースが一般的です。

OJTの実施期間について明確な規定はありませんが、数日程度ではすべての業務を把握することはできません。

教わったことを業務に生かせるようになるまで、短くとも3か月程度はかかります。年間のルーティンを確認するうえでも、できれば1年ほどかけてOJTを行うことがおすすめです。

OJTを取り入れるメリット

OJTには指導を受ける社員をはじめ、企業側や、指導をする側にも多くのメリットがあります。

それぞれを理解したうえで、自社に最適な方法で実施することが大切です。

企業側のメリット

多くの企業が取り入れているOJTは、企業にとって具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

育成コストがおさえられる

OFF-JTは、研修やセミナーを行う場所の確保や会場設営・プログラムの発注・講師への報酬といった費用が発生します。

しかしOJTは通常の業務と同時進行で行われるため、専用の講師や会場を準備する必要はありません。

外部講師の人件費も不要で、業務時間内に行えるため残業手当もかかりません。さらに場所を移動せず社内で行えるため、時間を有効に使えるという点でも無駄なコストが抑えられます。

OJTにより、指導者と指導を受ける側がともに成長するため、効率的に優秀な人材を育成できる点がメリットです。

コミュニケーションが活性化される

OJTにより内部のコミュニケーションが活性化されるというメリットもあります。ペアになって行われることが多いOJTにおいて、指導者と新入社員の間に密接なコミュニケーションが生まれます。

上司、先輩と後輩が深くかかわることで、信頼関係も築きやすくなるでしょう。社員同士のコミュニケーションを活性化させることで、社内の雰囲気もよくなります。

社内の人間とよい関係を築くことは、働くうえで重要な要素のひとつです。信頼できるメンバーの存在は精神を安定させ、モチベーションアップにもつながります。

企業側にとっても、社内のコミュニケーションの活性化により、生産性の向上や離職率の低下といったよい効果が期待できます。

従業員のメリット

OJTには、指導者と受ける側の両方にメリットが生じます。

フィードバックが受けやすい

メリットのひとつとして、フィードバックの受けやすさが挙げられます。指導を受ける側は、疑問や不明点を指導者に質問し、すぐに解決できます。

指導者は、指導を受ける側の進捗状況や理解の度合いを把握でき、今後の指導に生かせるでしょう。

指導を受けた側は、よかった点と改善するべきポイントを伝えられることにより自分の課題を自覚できます。身近な環境でこまめなフィードバックが受けられることで、たしかな成長につながります。

トレーナーの成長にもつながる

OJTによって成長するのは、指導を受ける側だけではありません。どうすれば相手に伝わるのか、効果的に教えるにはどう伝えたらよいかなど、試行錯誤するプロセスを経てトレーナー側も力を伸ばせます。

指導をすることで、普段の業務以外の要素も身につけられるため、スキルアップできるでしょう。新入社員や後輩を育成する方法を習得すれば、これまでより深い知見や新しい知識を得られるかもしれません。

さらに、指導するスキルは、将来重要なポジションや管理職に就くうえでも役立ちます。

OJTを取り入れるデメリット

さまざまなメリットがあるOJTですが、いくつかのデメリットもあります。陥りやすいポイントをしっかり押さえて対策しておきましょう。

企業側のデメリット

OJTのやり方によっては、企業側にとってデメリットになり得ます。原因のひとつは、体系的に学ぶことが困難である点です。

任された業務をこなすことのみにとらわれると、長期的なプロジェクトや仕事の進め方、業務の全体像について学べなくなることが危惧されます。

日々の業務に流されてしまい、新人がしっかりと学べない環境になるケースもあります。

従業員のデメリット

指導者となる従業員にとってもデメリットが生じる恐れがあります。社員の離職につながりかねないリスクをはらんでいるため、OJTに潜むリスクをしっかり把握しておきましょう。

指導するトレーナーによって教育の質が変わる

OJTでは、上司や先輩という立場の社員がトレーナーとなりますが、指導するトレーナーのレベルによって教育の質が変わってしまうことがあります。

業務は問題なくこなせても、指導は苦手という人もいます。指導する側がどれほどわかりやすく教えられるか、ノウハウや知識を持っているかで指導内容にも差がでるでしょう。

教育の質を均等化するためには、トレーナー同士が進捗状況について確認し、情報を共有しておくことがおすすめです。

はじめて指導を担当する際には、トレーナー側も「教え方」について、教育を受けておくと安心です。指導者のための研修やセミナーなどの開催も有効でしょう。

トレーナーの負担が大きい

OJTでは、トレーナーの負担が大きくなる点に注意が必要です。指導するトレーナーは、通常の業務をこなしつつOJTのことも考えなくてはならないため、負担が増えます。

OJTで新入社員や後輩に指導するには事前に準備や計画をしなければならず、時間も大きく割かれます。新人の失敗をカバーしたり、常にサポートしたりするのは、精神的にも体力的にもたいへんな業務です。

指導者にすべて任せるのではなく、企業側が進捗状況を正しく把握し、サポートしていくとよいでしょう。OJTの期間中は、指導者がオーバーワークにならないように、割り振られる仕事の量を調整することが必要です。

OJTを成功させるコツとは?

メリットもデメリットも存在するOJTですが、成功させるにはどうすればよいのでしょうか。成功のコツを知って失敗のないOJTを実施しましょう。

OJTで難しい部分はOFF-JTで

OFF-JTを活用することにより、指導する側にかかる負担を減らせます。基本的なことすべてをOJTで教えるのは、とても時間がかかります。

そのため、OFF-JTを通じて業務について体系的に学び、基礎となるスキルや知識、ビジネスマナーを事前に習得しておきましょう。

OFF-JTを行うことにより全員が同程度の知識を得られるため、OJT開始時のレベルに差がでないようにできます。

また、実践では習得できない内容はOFF-JTでカバーできるため、知識が不十分な点についてOFF-JTで落とし込めます。習得したい内容によって、OJTとOFF-JTを繰り返すパターンを常態化するのもよいでしょう。

あらかじめ計画を立てておく

指導者のレベルに左右されないOJTのためには、あらかじめ計画を立てておくことが重要です。業務のなかで流れ作業的にOJTを実施してもよい効果は期待できません。

まずはOJTを行う目的を明確にしましょう。目的の達成のためにどういう教育が必要かを把握し、スキルやノウハウの獲得に向けてスケジュールを決めることが重要です。

また、過去の事例を参考にして、モチベーションを維持させつつスキルを習得させる方法を考えましょう。

たとえば、期間ごとに小さな目標を設定して、徐々にスキルアップできるようにしたり、個々の特性に合わせた業務を重点的に教えたりします。

行き当たりばったりにならないように、最適な計画を立てて、習得の度合いも常に確認しておきましょう。

OJTを成功させる手法

OJTを成功させるためには、4つのステップに分けて行うことが重要です。段階を踏んでスキルアップできるよう指導者が手助けしましょう。

やってみせる

最初のステップは、まず指導者が「やってみせる」ことです。

指導者が、どのような業務をどういった方法で行うのかを見ることにより、流れや重要なポイントを理解できるようになります。

業務の全体像についても把握することで、具体的なイメージを持てます。

説明・解説する

「やってみせる」の次は、「説明・解説をする」ステップに移ります。

目の前でやってみせた業務がどういうものであり、どのような手順を行ったのか、という点についてしっかり説明・解説しましょう。

単純な作業手順だけでなく、その業務にどういった背景があるのかという理由の部分についても説明する必要があります。

指導される側が気をつける点は、わからないことをその場で質問し、疑問を無くすことです。時間が経つと記憶が薄れてしまうため、あいまいな点があれば早めに解決しましょう。指導者側は、気軽に質問できる雰囲気をつくることが大切です。

やらせてみる

説明・解説が終わったら実際に「やらせてみる」段階に入りましょう。

先輩の業務のやり方を見て、説明を受けても、同じように実践できるとは限りません。実践を繰り返すことで、スムーズに進行できるようになります。

はじめは、クオリティには期待しすぎないようにして、あたたかい目で見守りましょう。指導を受ける側も、失敗しても叱られたり責められたりしないとわかれば、安心してトライできるようになります。

評価・指導する

実践の後は、実践した内容を「評価して指導する」ことが必要です。できなかったことについても責めるのではなく、「何がいけなかったのか」、「どうすればよかったのか」を伝えて、改善を促すことが重要です。

できなかったことは一度にすべて伝えても反映できないため、少しずつ伝えていきましょう。

できたことを褒め、きちんと評価することにより、指導を受ける側がモチベーションを保てます。失敗の原因だけでなく、成功した要因を明らかにすることが成長へつながるでしょう。

まとめ

OJTは、新人を即戦力として鍛えるうえで有効な教育方法です。企業側にとって多くのメリットがある一方で、指導者の業務負担の大きさや、事前準備の大変さなどの課題もあります。

OJTを行うには、OFF-JTとの併用や、中長期的なスパンでの入念な計画が必要です。
OJTを成功させるためには、内部における教育研修の規定を明文化することが重要です。

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