勤怠管理システムとは？ 主な機能から企業に導入するメリットまで徹底解説

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは、従業員の労働時間を自動的に記録・管理するデジタルツールです。このシステムの利用により、出退勤時間の記録から残業管理、有給休暇の管理まで一元化して行うことが可能です。

従来の紙を使用した手作業による管理と比較して、正確性と効率性に優れています。自動化されたプロセスにより人為的ミスのリスクを低減し、労務担当者の業務負担を軽減できるツールです。

勤怠管理システムの主な機能5つ

勤怠管理システムには労務管理を効率化し、正確な勤怠記録を実現するために以下のような機能が搭載されています。

これらの機能を活用することで、労務管理の質を向上させましょう。

出退勤管理機能

出退勤管理機能は、従業員の出勤時間と退勤時間を正確に記録する機能です。一般的にはICカードやスマートフォンを使用して打刻します。

企業にとっては従業員の実際の労働時間を正確に把握でき、不正な打刻や打刻忘れのリスクを軽減できるでしょう。

この機能により労務管理の透明性と信頼性が向上し、従業員と企業の双方にとって安心できる勤怠管理が実現します。

労働時間集計機能

労働時間集計機能は従業員の総労働時間、残業時間、深夜勤務時間などを正確に算出します。変形労働時間制やフレックスタイム制など、複雑な労働時間制度にも対応可能です。

設定された就業規則に基づいて自動集計するため、人事部門の業務効率が大幅に向上し、計算ミスのリスクも低減できます。

休暇管理機能

休暇管理機能は、有給休暇の取得状況や残日数を自動的に集計します。勤続年数に応じた従業員ごとの有給休暇の付与日数も自動的に計算し、管理することが可能です。

義務化されている年5日の有給休暇取得についても、システムが自動的に管理します。

この機能により取得が不足している従業員を容易に特定し適切に対応できるため、法令遵守の面でも大きなサポートとなります。

シフト管理機能

シフト管理機能は、複雑なシフトパターンを効率的に作成・管理する機能です。特に小売業や飲食業など、シフト制を採用している企業にとって非常に有用です。

この機能により、管理者は人員配置の最適化と労働時間の平準化を図れます。

レポート作成機能

レポート作成機能は勤怠データを様々な角度から分析し、わかりやすい形式で可視化します。日次、週次、月次、年次などの期間別レポートを自動生成してくれるため、労働時間や残業状況を容易に把握できるでしょう。

部門ごとの労働時間の傾向を多角的に分析できるので、労務管理の改善に役立つ情報が得られます。

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムを導入することで、企業は以下のようなメリットを享受できます。

勤怠管理システム導入によるメリットを知り、今後の導入に向けて参考にしてください。

業務効率化と時間短縮につながる

勤怠管理システムを導入することで、人事・労務担当者の業務効率を大幅に向上させ、作業時間を短縮します。

そのため、人事担当者はデータ入力や集計作業に費やしていた時間を、戦略的な人事施策の立案や従業員とのコミュニケーションなど、より付加価値の高い業務に充てられます。

正確な労働時間管理ができる

勤怠管理システムの導入により、従業員の労働時間を正確に記録して管理できます。

また、システムは設定された就業規則に基づいて、自動的に労働時間を計算することが可能です。

これらの適正な労働管理により、残業代の未払いや過払いのリスクを大幅に軽減できるでしょう。

人的ミスが削減される

勤怠管理システムを導入することで人的ミスを大幅に削減できます。

手作業によって発生しやすい、転記ミスや集計ミスなどを未然に防止して、労務管理の質が向上することで、従業員との信頼関係も強化できます。

多様な働き方へ対応できる

勤怠管理システムの導入によってテレワークやフレックスタイム制など、多様な働き方に柔軟に対応できます。

場所や時間にとらわれずに勤怠入力できるため、どのような勤務形態でも正確な労働時間の記録と管理が可能です。その結果、従業員の働きやすさと生産性の向上にも貢献します。

リアルタイムに勤怠状況把握ができる

勤怠管理システムの導入によって、従業員の労働時間や残業状況をリアルタイムで把握できます。

管理者は日々従業員の勤怠状況をダッシュボードで確認できるため、長時間労働の兆候をいち早く察知できます。

これにより過重労働の防止や業務分配の調整など、適切な労務管理のサポートが可能です。

勤怠管理システムのデメリット

勤怠管理システムには多くのメリットがありますが、一方で考慮すべき点もあります。

ここでは、勤怠管理システム導入の際のデメリットについて解説します。メリットとデメリットの両方を理解することで、より多角的にシステムの選択と導入ができるでしょう。

従業員が慣れる期間がかかる

勤怠管理システムの導入には、従業員が新システムに適応するための時間と教育が必要です。特に、ITリテラシーの低い従業員への配慮が重要になります。

新しいシステムへの抵抗感を持つ従業員もいる可能性があるため、全従業員への丁寧な説明と、理解と協力を得るための全社的な取り組みが必要です。

システムと勤怠ルールの調整

勤怠管理システムの導入時には、既存の勤怠ルール（打刻のタイミングなど）とシステムの整合性を確保する必要があります。

そのため、会社独自の勤怠ルールがある場合、システムのカスタマイズや運用ルールの見直しが必要となることがあります。

また、労働基準法の改正や法令の変更に伴うシステムの更新なども考慮する必要があります。システム導入は、定期的なメンテナンスやアップデートの費用も含めて長期的な視点での検討が必要です。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムには、様々なタイプがありそれぞれ特徴があります。そのため、システム導入の際は以下のようなポイントに留意して選びましょう。

これらの観点から慎重に検討し、効果的なシステム導入をしてください。

自社にマッチした機能

勤怠管理システムを導入するときは、自社の勤怠管理ニーズに合致した機能を持つものを選定することが重要です。

企業規模や業種、勤務形態などに応じて必要な機能が異なるため、自社に最適なシステムを選びましょう。

初期費用を抑えるために必要最小限の機能を備えたシステムを選ぶこともありますが、将来的な拡張性も考慮に入れることが大切です。

使いやすさと操作性

理想的な勤怠管理システムは、従業員全員にとって無理なく使えるインターフェースを備えているシステムです。直観的に操作できるインターフェースはシステム導入を容易にし、導入効果を最大化するための大事な要素となります。

一方で、複雑な操作が必要なシステムは、管理者や使用者の抵抗感や操作ミスを招く可能性があるため注意が必要です。

可能であれば、導入前にデモ版や試用版を利用して、実際の使い勝手を確認することを推奨します。

既存システムとの連携

勤怠管理システムは単独で機能するだけでなく、他の業務システムと連携することでより大きな効果を発揮します。

おすすめするのは、給与計算システムなど他のソフトウェアとの互換性が高いシステムです。人事システムや会計システムとのスムーズな連携により、さらなる業務効率化とデータの一元管理が可能になります。

サポート体制の充実度

信頼できる勤怠管理システムは、導入時のサポートや運用中のトラブル対応が充実しています。

システム導入後も継続的なサポートが受けられることで、長期的な運用の安定性と効果の最大化が期待できるのです。

また、法改正や制度変更に伴うシステムのアップデートについても、適切なサポートが受けられるかを確認しておくことが重要です。

定期的なバージョンアップや機能追加のサービスがあるかどうかも、一緒にチェックしておきましょう。

勤怠管理システムで効率的な労務管理を実現しよう

勤怠管理システムは労働時間の正確な記録と管理を可能にし、業務効率化と法令遵守を両立する強力なツールです。導入により人事・労務担当者の業務負担を大幅に軽減し、より戦略的な人材管理に注力することができます。

また、従業員の労働時間を可視化することで、長時間労働の抑制やワークライフバランスの改善にも貢献します。

しかし、システム導入に懸念されるのが初期コストや従業員の教育などです。そのため、自社の規模や業務形態、既存のシステムとの連携性などを十分に考慮し、最適なシステムを選択することが重要です。

適切な勤怠管理システムの選択と運用により労務管理の質が向上し、働きやすい職場環境づくりができます。

企業の成長と従業員の満足度向上の両立を目指し、効率的な勤怠管理の実現に取り組んでいきましょう。