タイムカードの電子化とは？ メリットと導入方法を徹底解説

タイムカードの電子化とは

タイムカードの電子化とは、紙の打刻をデジタルシステムに置き換えること（＝勤怠管理システムの導入）です。

従来の紙のタイムカードを使う方式から、ICカードやスマートフォン、PCなどを利用したデジタル記録方式に移行することを指します。

電子化により、勤怠データがリアルタイムでシステムに記録され集計や分析が自動化されるため、手作業の集計作業は不要になります。

タイムカードの電子化が進む背景と必要性

タイムカードの電子化は、働き方改革や厳格な労務管理への対応に有効です。長時間労働の是正に向けた労働基準法などの改正により、企業には次の対応が求められています。

上記に加え、テレワーク、フレックスタイムなどの多様な働き方の普及により、従来の紙ベースの管理では対応が困難になっています。

場所や時間に縛られない柔軟な勤怠管理が求められる中、電子化の必要性が高まっているといえるでしょう。

タイムカード電子化のメリット

タイムカードの電子化には、企業の業務効率化や正確な勤怠管理を後押しするメリットがあります。タイムカード電子化による以下の主なメリットについてみていきましょう。

リアルタイムで勤務状況が把握できる

タイムカードの電子化によって、管理者はリアルタイムで従業員の勤務状況を確認できます。

日々の労働時間や残業時間をタイムリーに把握できるため、過重労働の防止を含む労働時間管理の適正化や業務の平準化に活用できます。

また、有給休暇の取得状況を容易に確認できるため、計画的な休暇取得の推進も可能です。

不正打刻を防止できる

ICカードや生体認証のタイムカードを導入することにより、従来の紙カードで問題だった代理打刻や勤怠記録の改ざんなどの不正行為を効果的に防止できます。

GPSを利用した位置情報の記録もチェックできるので、外勤や在宅勤務の正確な勤怠管理も可能です。

データ管理と勤怠分析が簡単になる

タイムカードを電子化すると自動集計機能が使用でき、詳細な勤怠分析が容易にできます。

具体的には、月次や年次の労働時間集計、部署別や個人別の勤怠状況の分析などです。電子化により、分析に要する管理者の労力や手間が大幅に削減できます。

また、データのグラフ化や様々な角度からの分析ができるので、働き方や労務管理の改善、生産性の向上を図るために活用できる点もメリットです。

労務リスクが減る

電子化による正確な労働時間の記録は、労働基準法違反のリスクを大幅に軽減してくれます。

主に36協定や時間外労働の上限規制の遵守状況が容易に把握できるため、サービス残業や過重労働に関する労務トラブルを防止して法令違反を未然に防ぐことが可能です。

タイムカード電子化の主な方法

タイムカードを電子化する主な方法は次の3つです。

それぞれの特徴をもとに、自社の規模や業務形態に合わせて最適な方法を選択しましょう。

ICカードの利用

ICカード方式では、既存の社員証やSuicaなどの交通系ICカードを専用のリーダーにかざすだけで、誰でも簡単に打刻できます。

既存のICカードの識別番号を登録すれば新たにカードを作る必要がないため、導入しやすくてコストを軽減できるのです。

ただし、カードの紛失や忘れた場合の対応策は事前に検討しておきましょう。

スマートフォンやPCの活用

スマートフォンやPCによる打刻は場所を選ばずに出退勤の登録ができます。そのため、外出時やテレワークへの対応が可能です。

専用アプリやWebブラウザを通じて打刻するため、追加の機器導入が不要な場合が多く、コストも抑えられます。

GPSによる位置情報の記録や、写真による本人確認機能を組み合わせることで、より正確な勤怠管理ができる点も特徴です。

生体認証システムの活用

タイムカードの生体認証システムとは、指紋や静脈、顔認証など人間の身体の一部を利用して勤怠登録を行う仕組みです。なりすましを完全に防止し、高いセキュリティを実現できます。

専用機器が必要で導入コストが比較的高めですが、高度なセキュリティが求められる業種や職場に適した選択肢です。

タイムカード電子化の導入ステップ

タイムカードを電子化してスムーズに運用を行うためには、綿密な準備と計画的な導入が欠かせません。

以下では、タイムカードの電子化を成功させるための導入ステップを紹介します。

現状を分析し目標を設定する

タイムカードの導入前に、まずは現在の勤怠管理の問題点を洗い出して具体的な改善目標を設定することが必要です。

問題点を洗い出すときは、主に以下の現状を詳細に分析しましょう。

現状分析後、電子化によって達成したい目標（例：集計時間の50%削減、残業時間の20%削減など）を具体的に定めてください。

適切なシステムを選定する

現状分析と目標設定が済めば、自社に最適なシステムを選定していきましょう。複数のシステムを比較する際は、次のポイントを考慮しながら検討します。

上記以外にも、他社システムとの連携（給与計算システムなど）や将来の拡張性を考慮することも重要です。

導入計画を立て従業員に周知する

円滑にシステムを導入するための準備として、綿密な導入計画を立て、全従業員に新システムの利点と使用方法を丁寧に説明しておく必要があります。

導入スケジュールや操作研修の日程、新旧システムの切り替え時期などを従業員に周知しておきましょう。

また、従業員からの質問や懸念に対応するための相談窓口を設置することで、スムーズにシステム導入できます。

試験運用を行い本格導入する

本格導入前には、部門を限定して試験運用を行って問題点を洗い出し、問題解決後に段階的に展開していくことが望ましいです。

試験運用の際は、システムの使いやすさやデータの正確性、集計作業の効率化などを重点的に確認してください。

試験運用の結果をフィードバックし、必要に応じてシステムを調整し運用ルールを見直しましょう。

タイムカード電子化の注意点

タイムカードの電子化にはメリットがある一方、コストや運用面での注意点があります。導入前に十分検討し対策することが、成功への鍵です。

タイムカードを電子化するときの注意点を解説します。

導入コストと運用コストを考慮する

コスト面では、初期費用だけでなく、継続的な運用コストを含めて総合的に検討することが大切です。

具体的には、以下のような導入コストや運用コストを算出しておく必要があります。

電子化に要するコストと、電子化による業務効率化やコスト削減効果とを比較して、長期的に見て費用対効果の高いシステムを選択しましょう。

システムトラブルへの対策を準備する

導入後のシステム障害に備えて、あらかじめ代替手段や対応マニュアルを準備して従業員に周知しなければなりません。

例えば、ネットワーク障害や機器の故障時の手動記録方法、データ復旧の手順を明確にすることです。

また、データのバックアップ方法やシステム業者のサポート体制も確認しておきましょう。

タイムカード電子化で勤怠管理を効率化しよう

タイムカードの電子化は、業務効率化と労務リスク軽減を実現する有効な手段です。正確な労働時間管理やデータ分析の容易さ、法令遵守の徹底などの多くのメリットが見込めます。

本記事を参考にして自社に最適なシステムを選定し計画的に導入することで、企業の生産性向上と従業員の働き方改善を図れます。

タイムカードの電子化によって、勤怠管理の質と効率を高め、企業の持続的な成長をサポートしましょう。