介護業界向け勤怠管理システム13選！ 事業所別の選び方や導入メリットを解説

介護業界における勤怠管理の課題

介護業界の勤怠管理には、以下のような課題が挙げられます。

ここでは、それぞれの課題について詳しく解説します。

複雑な勤務形態の管理

介護業界の勤務形態は24時間体制が必要で、2交代制や3交代制が一般的です。夜勤や宿直などの特殊な勤務形態も存在するため、正確な労働時間管理が求められます。

訪問介護においては1日に複数回の短時間勤務があり、不規則な勤務時間になりやすいです。

複雑な勤務形態を正確に把握し、管理することが介護業界の課題のひとつに挙げられます。

人員配置基準と労働時間管理

介護事業所は介護保険法の人員配置基準を満たしながら、労働時間管理を行わなければなりません。

介護保険法ではサービス種別ごとに必要な職員数や資格が定められており、これを遵守しないと介護報酬の減算対象となるからです。

同時に労働基準法に基づく適切な労働時間管理も求められ、残業時間の上限規制や有給休暇の取得促進なども考慮する必要があります。

これらの複雑な要件を満たしつつ、効率的な人員配置と労働時間管理を行うことが大切です。

訪問介護の勤怠把握

訪問介護ではヘルパーが直行直帰するケースが多く、従来のタイムカードによる勤怠管理が適用できません。

利用者宅を直接訪問してサービス提供後に次の訪問先や自宅へ向かうため、事業所での勤怠打刻が困難なのです。

このため、実際の勤務開始時間や終了時間を正確に記録することが難しくなっています。

さらに、利用者の急なキャンセルや追加依頼により、予定外の勤務変更も頻繁に発生します。このような変則的な勤務実態も正確に記録し、管理することも重要な課題です。

介護向け勤怠管理システムの主要機能

いくつかの勤怠管理システムには介護業界特有の課題を解決するための機能が搭載されています。

ここからは、以下3つの介護向け主要機能について見ていきましょう。

柔軟なシフト管理

複雑な勤務形態に対応した高度なシフト管理機能は介護の勤怠管理に必須です。

24時間体制や交代制勤務に対応し、夜勤や連続勤務などの特殊な勤務パターンも簡単に設定できます。

また職員の希望シフトの収集から、自動シフト作成、調整、確定までの一連の流れをシステム上で管理できます。

急な欠勤や勤務変更にも柔軟に対応できるので、リアルタイムでシフトの修正と関係者への通知が可能です。

人員配置の自動チェック

法定の人員配置基準を自動でチェックしてくれる機能は、基準を満たしていない場合の警告も発してくれるため便利です。

介護保険法で定められた職員配置基準をシステムに設定しておけば、常に基準を満たしているかを自動でチェックできます。

シフト作成時や変更時でも必要な資格を持つ職員が適切に配置されているかを確認し、不足がある場合は警告を出してくれます。

これにより人為的ミスによる基準違反を防ぎ、適切な介護サービスの提供と介護報酬の適正な算定が可能なのです。

モバイル打刻とGPS連動

訪問介護の勤怠管理には、スマートフォンでの打刻機能とGPS位置情報の連動が効果的です。

この連動機能があると、ヘルパーは利用者宅での実際の勤務開始・終了時にスマートフォンで簡単に打刻することができます。

GPS機能との連動によって実際の訪問先での打刻であることが確認でき、不正打刻を防止することもできます。

また、訪問先間の移動時間や待機時間も正確に記録できるので、労働時間の適切な管理と給与計算の正確性を向上させることが可能です。

介護事業所別｜介護業界向け勤怠管理システムの選び方

介護事業所のサービス形態によって、必要とされる勤怠管理システムの機能は異なります。

今回は施設介護、訪問介護、複合サービスそれぞれ事業所の特性に合わせた最適なシステムを選択する方法を見ていきましょう。

施設介護向けシステム

施設介護事業所では、24時間稼働に対応した高度なシフト管理機能が必須となります。特に2交代制や3交代制など、複雑な勤務形態に対応できるシフト作成機能が欠かせません。

夜勤や宿直などの特殊勤務に対応し、適切な休憩時間管理や割増賃金計算ができる機能も求められます。

また、施設内での職員の動きを把握するため、固定端末での打刻機能や施設内のゾーン管理機能があるとより有効的です。

訪問介護向けシステム

訪問介護事業所では、外勤者の勤怠管理を効率化するモバイル対応とGPS連動機能が選定基準となります。

スマートフォンやタブレットでの打刻機能は必須で、オフライン対応やGPS連動による位置情報の記録も不可欠です。

訪問スケジュールと連動し、移動時間や待機時間も含めた正確な勤務時間管理ができるとより便利です。

急な予定変更にも対応できる、リアルタイムのスケジュール調整機能があるかもチェックしましょう。

複合サービス向けシステム

複数のサービスを提供する事業所では、多様なサービス形態に対応できる柔軟性と拡張性を重視したシステムを選びましょう。

施設介護と訪問介護の両方に対応し、それぞれの特性に合わせた勤怠管理機能が必要となります。

異なるサービス間での職員の兼務にも対応し、適切な労働時間管理と給与計算が可能な機能も欠かせません。

将来的なサービス拡大や事業所の増加にも対応できる、拡張性の高いシステムを選択してください。

介護業向け勤怠管理システム13選

ここからは、介護業向けに特化した勤怠管理システムをご紹介します。

特に介護業のニーズに応じた機能を持つシステムをチェックして、業務の効率化を目指しましょう。

ジンジャー（ジンジャー勤怠／ジンジャー給与／ジンジャー人事労務）

ジンジャーは、介護業界にも特化したクラウド型勤怠管理システムで、スタッフのシフト管理や勤務時間の正確な集計をサポートします。現場や自宅からスマホで簡単に勤怠入力ができ、管理者はリアルタイムで状況を把握可能。

特に、柔軟なシフト管理機能や、法令に準拠した労働時間の自動集計が強みです。介護業界特有のニーズにも対応し、業務の効率化を実現します。

マネーフォワード クラウド勤怠

マネーフォワード クラウド勤怠は、直感的に操作できるクラウド型の勤怠管理システムで、タイムカードの手間を省きます。スマートフォンやPCで簡単に勤怠打刻ができ、シフト管理や休暇申請も効率化。

給与計算や人事管理との連携がスムーズで、企業の労務管理を一元化できます。無料で試せるプランもあり、導入前に機能を確認できる点も魅力です。

freee人事労務

freee人事労務は、介護業界の特有の業務ニーズに対応し、処遇改善の自動化機能を提供しています。これにより、介護施設でも効率的な給与計算や勤怠管理を実現でき、業務負担を大幅に軽減します。

さらに、介護業界向けの特別なサポートや書類作成の自動化により、業務ミスを防ぎ、労務管理をより簡単に進められるでしょう。

kintone

kintoneは、介護現場のシフト管理や勤務状況の把握を簡素化し、スタッフ間のコミュニケーションを円滑にします。柔軟なカスタマイズが可能で、介護業務に特化したフォームやワークフローを構築でき、業務の効率化を実現。

また、勤務データや業務進捗のリアルタイムでの可視化ができ、管理者が迅速に対応できる体制を整えることができます。

KING OF TIME

KING OF TIMEは、介護業界にも対応した勤怠管理システムで、シフト管理や労働時間のリアルタイム集計が可能です。

特に、顔認証打刻やモバイル対応など、柔軟な打刻方法により現場の効率化を実現します。介護現場特有の複雑なシフト管理にも対応しており、時間外労働や休暇の管理を簡便に行える機能が特徴です。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、介護現場にも最適な柔軟性を提供します。シフト管理や勤務状況のリアルタイム把握が可能で、介護スタッフの勤怠を効率的に管理可能です。

特に、複数の勤務形態に対応した打刻機能や、休暇申請・労働時間の管理を簡単に行える点が、介護現場での業務負担を軽減します。

HRMOS勤怠

HRMOS勤怠は、介護業界にも適した柔軟なシフト管理機能を提供します。複雑な勤務時間や休憩時間の管理を簡便に行え、リアルタイムでの勤怠確認が可能です。

さらに、スマートフォンやPCでの簡単な打刻ができるため、現場での負担を軽減します。低コストで導入でき、介護施設に特化した効率的な運用が実現できます。

TIME CARD

TIME CARDは、シフト管理や勤怠管理を効率化できるクラウドベースのサービスです。特に、シフト作成機能では、従業員の希望や人数調整を視覚的に確認でき、業務の効率化を実現します。

さらに、売上や来店数のデータをもとに最適なシフト配置が可能で、経営戦略に役立つ人件費管理もサポート。

また、笑顔認識による打刻や、出勤画面の掲示板機能など、従業員のモチベーション向上や業務改善にも貢献します。

Touch On Time

Touch On Timeは、介護業界に特化した勤怠管理を実現します。シフトの変更や勤務時間の把握が簡単で、スタッフの負担を軽減。

タッチパネルで直感的に操作でき、リアルタイムでの勤怠データ確認が可能です。また、法令遵守をサポートする自動集計機能を搭載し、介護現場における勤怠管理を効率化します。

Universal 勤次郎

Universal 勤次郎は、介護業界に特化した柔軟な勤怠管理機能を提供します。特に、シフトが頻繁に変動する介護現場では、勤務状況をリアルタイムで把握できるシステムが重要です。

顔認証による出退勤打刻機能と、体温検知が同時に行えるため、セキュリティ面や従業員の健康管理も徹底できます。

さらに、企業独自の申請項目を柔軟に設定できる点も、大きな強みとなっており、介護業界の特有のニーズにも対応可能です。

キンタイミライ

キンタイミライは、介護業界において特に優れた勤怠管理機能を提供します。介護業界に多いシフト勤務の柔軟な管理が可能で、出退勤時の打刻方法も多様（スマホ、iPad、指静脈認証など）です。

これにより、職場ごとに異なる勤務形態やフレキシブルなシフト変更にスムーズに対応でき、現場での負担を軽減します。

さらに、リアルタイムでの勤怠確認機能や、アラートによる過重労働防止も備えており、介護施設におけるスタッフの健康管理や労務管理の効率化が進みます。

セコムあんしん勤怠管理サービス KING OF TIME Edition

セコムあんしん勤怠管理サービス KING OF TIME Editionは、介護業界の特性に合わせた柔軟な勤怠管理が可能です。

特に、シフト勤務や変則的な勤務時間が多い介護現場での対応力に優れ、顔認証やICカードなど、セキュリティ面にも配慮されています。

リアルタイムでの勤怠状況の把握や、簡単な休暇申請など、管理業務の効率化が図れる点が大きな強みです。また、給与計算とのスムーズな連携も助けになります。

チムスピ勤怠

チムスピ勤怠は、介護現場の多様な勤務形態に対応し、シフト管理や時間外労働の集計を柔軟に行えます。

特に、介護スタッフの勤務時間を正確に把握し、休暇や勤務の自動計算機能で労務管理を効率化。法令遵守のためのアラート機能もあり、働きやすい環境づくりをサポートします。

介護業界での勤怠管理システム導入メリット

勤怠管理システムの導入は、介護事業所の業務効率化と労務管理の適正化に関わるメリットがあります。具体的なメリットは、主に以下の3つです。

ここでは、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

労働時間を正確に把握できる

勤怠管理システムは複雑な勤務形態でも労働時間を正確に記録してくれるため、介護業の過重労働を防止できます。

24時間体制や夜勤、交代制勤務など、介護特有の勤務形態でも正確な労働時間の記録が可能です。

また、システムによる自動集計で残業時間や休憩時間の管理も容易になり、労働基準法違反のリスクを低減できます。

正確な労働時間データに基づいた適切な人員配置や業務分担の見直しが可能となり、職場環境の改善にもつながるはずです。

法令遵守を強化できる

システムを導入すると労働基準法や介護保険法などの法令遵守が自動化され、コンプライアンスリスクが低減します。

労働時間の上限管理や有給休暇の取得状況など、労働基準法に関する各種規定の遵守状況を自動でチェックできるからです。

介護保険法で定められた人員配置基準の遵守状況もシステムが自動的に確認してくれるので、違反リスクを事前に防げます。

法改正にも迅速に対応でき、常に最新の法令に準拠した勤怠管理が可能です。

管理者の負担を軽減できる

シフト作成や勤怠集計を自動化できるので、管理者の業務負担が大幅に削減されます。複雑なシフト作成作業が自動化されると、管理者は調整作業に集中できるようになるはずです。

勤怠データの集計や給与計算用のデータ作成も自動化され、人為的ミスのリスクも軽減されます。

管理者はデータ入力や集計作業から解放され、職員の労働環境改善や業務効率化などの本質的な業務に注力できるのです。

介護業界の働き方改革を勤怠管理システムで実現しよう

適切な勤怠管理システムの導入は、介護業界の働き方改革と業務効率化を実現する重要な鍵です。介護業界特有の複雑な勤務形態や法令遵守の要件を満たしつつ、効率的な業務運営を実現できます。

勤怠管理の自動化により、管理者の負担軽減と同時に職員の労働環境改善にもつながるはずです。

この記事を通して自施設の特性に合わせた最適な勤怠管理システムを選択し、より良い介護サービスの提供を目指しましょう。