日報アプリとは？ 業務効率化のための必須ツール

日報アプリとは

日報アプリとは、そのような日々の業務報告をクラウド上で共有し、作成・管理するツールのことです。

日報アプリを使うことで、従来の紙やメールでの日報の運用と比較し、日報の業務を効率的に行うことができます。

このように情報共有やコミュニケーション活性化などが主なメリットです。

日報アプリのメリット

ここでは、日報アプリを導入することでどのようなメリットが得られるのかを説明していきます。

以下で日報アプリを導入する主なメリットを解説します。

情報共有がリアルタイムにできる

紙やメールで運用している日報は、就業時間内に記入し提出するため、共有する情報にタイムラグがありました。

しかし日報アプリでは、場所や時間を問わずに必要なタイミングで入力できるため、情報共有をリアルタイムで行えます。

また日報のデータベース化により、蓄積された情報の検索や分析がしやすくなっています。過去の日報を簡単に検索できるため、必要な情報にすぐにアクセス可能です。

これらの日報データを分析することで、業務の改善点や問題点を発見しやすくなる点もメリットです。

社内状況の可視化と管理のしやすさが向上

紙やメールで日報を運用している場合はチーム内や社内全体での共有が難しい点がありました。

しかし日報アプリは報告内容がクラウド上に保存されるため、メンバー間でのリアルタイムな情報共有が可能です。

日報アプリで蓄積されたデータを分析すればデータに基づいた意思決定が可能で、チームや社内の業務の効率化や品質向上が期待できます。

作成時間の短縮と属人化解消

日報アプリには、日報の作成に特化した機能性や操作性、入力項目のフォーマット化により、日報の作成時間を減らす設計が施されています。

例えば、項目内容を選択式にすることで入力工数の削減ができたり、モバイルのカメラを使用して写真や動画の貼付を同時に行えたりします。

また入力項目のフォーマット化によって、報告内容の漏れや内容の迷いによる時間の課題が解決される点もメリットです。

報告内容が統一されるため、人によって報告する内容に差があるといった報告内容の属人化解消にもつながるでしょう。

社内コミュニケーションの活性化

日報アプリによって、リアルタイムに情報共有できることで社内コミュニケーション活発化にも期待できます。メンバー間でお互いの業務状況を把握しやすくなるため、協力体制が築きやすいです。

日報アプリにはチャット機能やリアクション機能、コメント機能があります。メールやメッセージよりカジュアルにコミュニケーションがとれるのもポイントです。

外出先で日報報告ができる

クラウド上で管理されている日報アプリは、場所や時間を問わずにアクセス可能です。これにより、出張先や外出先、自宅でも日報報告ができます。

リモートワークで提出できるようになるため、移動中のスキマ時間でも作成可能です。

また、日報アプリは場所に依存しない日報管理も可能になります。

日報アプリの種類と選び方

日報アプリには、さまざまな種類があります。そのため、自社の利用目的に合わせて選ぶことが重要です。

以下では、日報アプリの主な種類と選定時のポイントについて解説します。

コミュニケーションのしやすさに特徴があるタイプ

社内SNSのような機能を持つ日報アプリは、社内コミュニケーションの活性化に適しています。コメント機能やいいね機能など、気軽なコミュニケーションを促進する機能が充実しているからです。

コミュニケーション機能が豊富だと、メンバー同士の交流が活発になり、メンバー間での情報共有やアイデア創出がしやすくなります。

リアルタイムな状況の把握や現場の状態を、全体的に見える化したいという組織におすすめです。

業務管理に特徴があるタイプ

プロジェクト管理や工数管理など、業務管理全般に適した日報アプリのタイプです。タスクの割り振りや期限設定、メンバーごとの作業時間や進捗状況が把握できる機能が備わっています。

プロジェクトの状況を可視化し、自社に適切なリソース配分や問題の早期発見・解決を可能にしてくれる点も特長です。

作業現場管理に特徴があるタイプ

写真や動画のアップロード機能や、手軽に報告書が作成できる機能を備えた日報アプリがこのタイプです。

現場の様子を視覚的に伝えられ、リアルタイムで共有できるため、タイムリーな状況把握がしやすくなります。

そのやり取りのしやすさから、現場と管理側のコミュニケーションが円滑になり、トラブル防止や早期解決につながります。

作業現場での利用に向いているため、建設業や製造業などの日報運用に活用してください。

低コストでおすすめのタイプ

日報アプリの効果を試したいという方は、低コストでの導入が可能なシンプルな機能に絞った日報アプリがいいかもしれません。

このアプリは必要最低限の機能のみ搭載されているため、コストを抑えられるのがメリットです。

低コストで気軽に始められるため、小規模な組織やスタートアップに適しています。 

顧客情報管理に特徴があるタイプ

顧客情報を日報と紐付けて管理できる日報アプリは、営業活動に役立ちます。顧客とのやりとりや商談の内容を日報に記録することで、顧客情報を一元管理できるのです。

顧客情報を営業メンバー間で共有することで、円滑な引き継ぎやフォローができます。顧客対応の履歴を活用し、営業活動の効率化を図りたい場合に適しているタイプです。

人材育成・人事評価に特徴があるタイプ

日報の内容を人事評価に活用できる日報アプリは、人材育成に寄与します。このアプリは、日報から日々の進捗を把握することで、個人の強みや弱み、成長の度合いを把握できるのがメリットです。

これらを把握し、適切な評価やフィードバックを行うことにより、従業員のモチベーション向上と能力開発につながります。

日報を通じて部下の育成を図りたい、公正な評価制度を構築したい場合に適したタイプといえます。

日報アプリ選定時のポイント

日報アプリの種類について説明してきましたが、アプリ選定時においては、どのような課題解決や業務改善を目的とするのかを明確化しておくことが大切です。

ここでは、以下の日報アプリ選定時における主なポイントを紹介します。

日報アプリの導入目的を明確にする

日報アプリ選定時には、どのような課題解決や改善を目的とするのかを明確にしておきましょう。そして、その課題や目的を達成するために必要な機能を検討します。

現場の状況の把握が課題であれば、簡単に投稿できたり、テンプレートの柔軟な設定が必要です。

また導入の目的を見失わないよう関係者間で目的を共有しておくと、業務においてより優先順位が見極めやすくなります。

PCやスマートフォンで使えるか

日報アプリ選定の際には、利用予定のデバイスにアプリが対応しているかを確認しておくことも重要です。

スマートフォンやタブレットでの利用を想定する場合は、PCだけでなく、マルチデバイス対応が必要になります。

このようにデバイスを選ばず使えるアプリであれば、外出先や自宅からでも手軽に日報の作成や確認ができます。利用シーンが広がるため、日報の活用度が高まるでしょう。

メンバーのITリテラシーに合わせて選ぶ

どんなに高度なアプリでも、メンバーが使いこなせなければ効果を最大限発揮できません。そのため、使用するメンバーが使いこなせるような操作性を備えた日報アプリを選ぶことが望ましいです。

とくに、ITリテラシーが高くないメンバーでも直感的に使えるUIが好ましいといえます。

使いやすい仕様であれば、会社内で標準化しやすいです。使いやすければ滞りなく作業できるため、通常業務にも支障をきたすことはありません。

サポート体制を確認する

日報アプリ導入前には、導入後のサポート体制が充実しているかを確認することが大切です。不明点や問題があった際に、すぐに相談できるサポート窓口の有無は重要なポイントになります。

FAQの自助資料が充実していると、よりユーザーの利便性を高めてくれるでしょう。トラブルや疑問点にスピーディーに対応できると、安心して長く利用できます。

セキュリティ対策が万全か確認する

企業の機密情報を扱う日報アプリのため、万全なセキュリティ対策が成されているのか事前に確認しましょう。

とくにアクセス制御や暗号化、データ保護など情報漏洩リスク対策の機能を備えているかをチェックしましょう。また、シングルサインオンやIP制限など、不正アクセス防止の仕組みも重要ポイントです。

さらに運営会社の信頼性も確認してください。その会社が実際に行ってきた取り組み内容や、導入現場の意見を参考にしながら選定していきましょう。

日報アプリ活用のコツ

日報アプリをただ導入しただけでは、その効果を十分に発揮できません。最後に、日報アプリを活用するための2つのコツについて紹介します。

日報の書き方のコツ

日報は、業務を視覚化するために行います。
そのため、日報には以下のような内容を明確かつ簡潔にまとめて記録することが重要です。

• 当日の業務内容
• 業務の目的
• 目的の達成状況
• 課題や気づき

このような内容を記録して第三者が読んでも状況が把握できるように、分かりやすい表現を心がけましょう。要点を押さえてポイントを絞った日報を心がけることが、情報の共有と活用につながります。

また、複数のプロジェクトが同時に進行している場合、日報によってそれぞれの進行状況が把握できるため、優先順位をつけて効率的に業務を進めることができます。

日報の活用・フィードバックのコツ

日報は業務報告だけではなく、自己成長のためのツールとしても効果的です。

日報を活用して日々の業務を定期的に振り返ることで、自分の課題や良かったことに対して自分で理解できます。次のアクションに向けた計画を立てる時の参考にしてください。

日報の内容について上司やメンバーからのコメントやフィードバックを求めることで、改善につなげるためのツールとしても活用できます。

PDCAサイクルを回すように、日報の内容を業務に反映させ、継続的な改善を図ってみましょう。

日報アプリを導入して業務効率化を図ろう

日報アプリを活用することで、業務効率化と情報共有を実現できます。そのためには属人化した業務知識を可視化し、全社的な共有・活用を促進できるかがポイントです。

業務の標準化やムダの排除などの業務改善の基盤を作れるだけではなく、人材育成や組織力強化にもつなげられます。

日報アプリの効果を発揮するためには、自社の課題を明確にして課題解決に向けた最適な日報アプリを選定しなくてはなりません。

本記事を参考に日報アプリを効果的に活用し、業務の効率化とコミュニケーションの活性化の両立を目指していきましょう。