シフト管理システムとは？ 選び方のポイントとメリット・デメリット

シフト管理システムとは

シフト管理システムは、従業員のシフトを効率的に管理するためのシステムです。基本的な機能には、シフトの作成、調整、共有、および労働時間の管理などが含まれています。

これらの機能により、管理者は従業員のシフトを簡単に作成、調整し、労働時間を正確に把握することができます。

シフト管理システムの導入メリット

では、シフト管理システムの導入には、どのようなメリットがあるのでしょうか。

シフト管理システムを導入する主なメリットは、以下の3つです。

ここでは、上記のメリットについて解説します。

業務効率化と人的コストを削減できる

シフト作成自動化により、シフト作成にかかる工数を大幅に削減でき、管理者の業務負担も軽減できるのがメリットです。

システムが適切な人員配置を行ってくれるので、人件費の無駄な支出が抑えられ、利益の最大化に繋がります。

加えて、シフトに関する事務作業の多くが自動化されるため、管理者はより戦略的な業務に注力できるようになります。

そのため、シフト管理システムの導入は、長期的な視点で見たときに、業務効率化とコスト削減に大きく貢献してくれるでしょう。

コンプライアンス順守と労務リスクの回避につながる

シフト管理システムは、労働基準法に準拠したシフト作成を支援し、法令違反のリスクを抑えてくれるのもメリットです。

システムによる労働時間の可視化と適正管理により、残業代の未払いや長時間労働といった労務リスクを回避できます。

労務問題に起因する訴訟リスクや、社会的信用の失墜を防ぎ、企業の信頼性を保つうえで、労務管理システムの導入は非常に有効な手段です。

従業員満足度が向上する

シフト管理システムは、シフトの公平性と透明性を確保してくれるため、従業員間の不公平をなくし、従業員の満足度を向上させるのに一役買うでしょう。

希望シフトを反映し、調整を簡略化することで、従業員のワークライフバランスを改善し、モチベーションを高める効果があります。

従業員満足度の向上は、生産性の向上や定着率の改善につながり、結果として企業の成長に寄与する要素です。

公平でヒューマンエラーの少ないシフト管理システムを活用すれば、従業員も安心して働ける環境を整えることができます。

シフト管理システムの導入デメリット

シフト管理システムは非常に便利なツールですが、導入するとなるといくつかの問題も生じます。

シフト管理システム導入の主なデメリットは、以下の通りです。

ここでは、上記のデメリットについて解説します。

導入コストと運用コストがかかる

シフト管理システムの導入には、初期費用と月額利用料がかかり、企業の財務状況によっては負担になる場合があります。

システムの導入には、従業員への教育・トレーニングコストも必要であり、これらのコストを総合的に考慮しなければいけません。

導入コストと運用コストは、システムの選定時に十分に検討し、長期的な投資対効果を見極めましょう。また、コストに見合う機能や性能を備えたシステムを選ぶことも重要です。

セキュリティとデータ管理が必要

クラウド型のシフト管理システムは、セキュリティリスクへの対策が必要であり、データ漏洩などの危険性があります。

システム障害やデータ損失のリスクに備え、定期的なバックアップやデータ復旧手段の確保が重要です。

セキュリティとデータ管理は、システム選定時に重要な評価基準であり、信頼性の高いベンダーを選ぶことが求められます。

また、自社内でのセキュリティポリシーの整備と、従業員への教育も欠かせません。

シフト管理システムの選び方

シフト管理システムは、自社の環境に適したものを選ぶことが大切です。

シフト管理システムを選ぶ際は、以下のポイントを考慮しましょう。

ここでは、上記のポイントについて解説します。

自社の業務形態・規模に適合するか

シフト管理システムは、自社の雇用形態や勤務体系に対応している必要があるため、システムの柔軟性が求められます。

自社の拠点数やユーザー数の拡張性も考慮し、将来的な成長にも対応できるシステムが望ましいでしょう。

自社の業務形態・規模に適合したシステムを選ぶことで、導入後のトラブルを防ぎ、円滑な運用が可能になります。

必要な機能が充実しているか

シフトの自動作成と調整機能が充実していることで、シフト管理業務を効率化でき、管理者の負担を軽減できます。

また、労働時間管理とアラート機能が充実していれば、意図しない法定外労働などを防ぎやすくなり、法令順守と労務リスクの回避の面でも安心です。

さらに、他のシステムとの連携機能が充実していることで、データの一元管理と業務の効率化が実現できます。

自社でシフト管理システムを導入する目的を優先順に整理したうえで、必要な機能が備わっているものを選んでいくのがよいでしょう。

操作性は高いか

管理者はもちろん、なるべく従業員にとっても使いやすいシステムを選ぶようにしましょう。使いやすいシステムなら、導入後の定着率が高まり、業務効率化の効果が得られるためです。

例えば、モバイルアプリの有無や操作性を確認することで、従業員がシフトを確認・調整しやすく、コミュニケーションが円滑になります。

使いやすさと効率性は、システムの導入成功と業務改善に直結する重要な要素です。そのため、事前に従業員の声にも耳を傾けつつ選んでいくのがよいでしょう。

導入事例とサポート体制は十分か

導入リスクを低減させるためにも、同業他社の導入事例を確認することで、システムの実績や効果を事前に把握しておくことは欠かせません。

導入事例とサポート体制は、システムの信頼性と安心感を高め、長期的な使用に耐えうるかを判断する材料になります。

また、導入後にトラブルが起きた時のことも想定して、問い合わせ対応と運用サポートが充実しているベンダーを選ぶのが望ましいです。

ベンダーとの良好な関係構築は、システムの効果的な活用と継続的な改善につながります。

シフト管理システム導入の進め方

自社に合ったシフト管理システムを選定できても、適切な手順を踏んで導入しなければ、効果的に運用するのが難しくなってしまいます。

効果的にシフト管理システムを導入する手順は、以下の通りです。

ここでは、上記の手順について解説していきます。

現状の課題整理とゴール設定

シフト管理システム導入前に現状の課題を整理しましょう。システムに求める要件が明確になり、適切な選定が可能になります。

そして、導入のゴールを明確に設定することで、プロジェクトの方向性が定まり、関係者の意識を統一できます。

現状の課題整理とゴール設定は、システム導入の成功に向けた第一歩であり、慎重に行いましょう。

また、この際に定量的な指標を設定することで、導入効果の測定と評価がしやすくなります。

予算とスケジュールの策定

次に、経営層の理解と支援を得るためにも、初期費用と運用費用を考慮して予算を策定しましょう。予算とスケジュールの策定は、システム導入プロジェクトの基盤です。

現実的かつ詳細なスケジュールを立てることで、プロジェクトの進捗管理がしやすくなり、遅延や問題の早期発見につながります。

また、予算の中で優先順位をつけ、重要な機能や要件にコストを集中させることも大切です。

システムの選定と比較検討

客観的かつ効果的なシステム選定を行うためには、明確な選定基準を設けることが欠かせません。

選定基準に基づいて、複数の製品を幅広く評価することで、自社に最適なシステムを見つけられる可能性が高まります。

システムの選定と比較検討は、導入の成否を左右する重要なプロセスです。そのため、現場の意見を取り入れながら、十分な時間と労力をかけて合意形成を図りましょう。

トライアル導入とフィードバック

本格導入前にトライアル導入を行い、円滑に運用できそうか、問題点がないかなどを必ず確認しましょう。

トライアル導入時には、ユーザーからのフィードバックを収集し、改善につなげることで、本格導入後のシステムの受容性が高まり、定着率が向上します。

トライアル導入とフィードバックは、システムの最適化と業務改善に役立つ重要なステップです。また、トライアル期間中に、従業員への教育と意識改革を進めておくのもよいでしょう。

本格導入と運用体制の確立

本格導入時に従業員への周知と教育を徹底することが、スムーズな移行とシステムの有効活用に欠かせません。

そして、運用体制を確立し、継続的な改善を行うことで、システムの長期的な効果を最大化できます。

本格導入と運用体制の確立は、システム導入プロジェクトの仕上げであり、成功の鍵を握る重要な段階です。

定期的な効果測定とフィードバックを行い、システムの最適化と業務改善を継続していきましょう。

シフト管理システム導入で業務効率化を図ろう

シフト管理システムは、シフトの作成から調整と共有、労働時間の管理を効率的に行えるシステムです。

導入コストやセキュリティ対策が必要になるものの、シフト作成業務の負担を軽減し、公平かつ法律に準拠したシフト管理が可能になります。

シフト管理システムの導入は、企業の成長と発展に寄与する重要な戦略であり、企業の競争力強化につながります。

導入の際は、自社の業務形態などと照らし合わせながら、機能性や操作性、サポート体制の充実度といった観点から、自社のニーズに合ったシステムを選定することが重要です。

適切なシフト管理システムの導入で、より良い労働環境の実現と業績向上を目指しましょう。