ワークフローとは？ 基礎知識やメリットを解説

ワークフローとは？

ワークフローとは、業務を効率的に進めるための手順やプロセスを体系的に整理したものです。

タスクや担当者、情報、ルールなどで構成され、タスク間の情報の受け渡しや処理の順序が明確に定義されています。

たとえば稟議や経費申請など、決まった手順で書類を回覧し、承認を得る流れもワークフローの一例です。

適切に管理することで、業務プロセスの最適化と生産性の向上が期待できます。

紙ベースのワークフローの課題

従来の紙ベースのワークフローには、以下のような課題が潜んでいます。

ここでは、それぞれの課題について詳しく見ていきましょう。

マニュアル作業で人的エラーを招く

紙ベースのワークフローは、手作業によるミスが発生しやすく、業務の品質低下につながります。

具体的には、手書き書類の読み間違いや、計算ミス、記入漏れなどのリスクが考えられます。

こうしたマニュアル作業に起因するエラーは、業務のやり直しや遅延、コストの増大を引き起こすでしょう。

情報が分散して進捗管理が難しい

紙の書類が複数の部署に分散していると、進捗状況の把握が難しく、業務がスムーズに進まなくなります。

書類がどこにあるのか、現在どのくらい処理が進んでいるのかが分からず、問い合わせや確認に時間を取られてしまうのです。

情報の分散は、関係者間のコミュニケーションの悪化や、意思決定の遅れを招く恐れがあります。

内部統制の不備でコンプライアンスリスクが高まる

紙ベースのワークフローでは、内部統制が不十分になりがちで、コンプライアンス違反のリスクが高まります。

書類の紛失や改ざん、承認漏れなどが起こると、法令順守や社内規定の遵守が困難になるでしょう。

内部統制の不備は、企業の信頼性や業績に深刻な影響を及ぼすかもしれません。

ワークフローのデジタル化がもたらすメリット

ワークフローをデジタル化することで、以下のようなメリットが得られます。

ここでは、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

自動化で生産性が向上する

ワークフローを電子化することで、業務プロセスを自動化して効率的に進められるようになり、生産性が向上します。

手作業の削減や事務処理の迅速化により、業務にかかる時間を大幅に短縮することが可能です。

自動化されたワークフローは、人的エラーの防止や品質の安定にも効果があります。

意思決定がスピードアップする

電子化されたワークフローは、情報の一元管理と可視化を実現し、素早い意思決定に貢献します。

リアルタイムに進捗状況や処理結果を把握できるため、適切なタイミングでの意思決定が可能になるのです。

情報が見えるようになると、組織内の連携が円滑になり、問題解決や課題達成を早める効果があります。

リスクマネジメントに寄与する

ワークフローのデジタル化は、内部統制の強化とコンプライアンス対策に役立ち、リスク管理を支援します。

電子データの追跡や監査証跡の確保により、不正や違反行為の予防と早期発見が可能になります。

デジタルワークフローによる内部統制の強化は、企業の管理体制向上と持続的な発展に不可欠です。

テレワーク環境の整備で多様な働き方を支援する

ワークフローをデジタル化すると、場所や時間に制限されないテレワークが可能になり、多様な働き方を支援します。

オフィス外からでもアクセスや承認ができるようになるため、柔軟な働き方を取り入れやすくなるでしょう。

テレワーク環境の整備は、従業員のワークライフバランス改善や生産性向上に貢献します。

ここでは、それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。

申請・承認フローの設計

ワークフローシステムでは、申請と承認のプロセスを事前にルールとして決めておくことで、業務を標準化できます。

申請書のフォーマットや必須項目、承認の条件や順序などを定めて、システムに実装するのです。

ルール化されたワークフローは、手順の統一や品質の均一化に役立ち、安定した業務の運用を支えます。

ここでは、それぞれの工程について詳しく見ていきましょう。

現行業務フローを可視化する

ワークフローシステムを導入する前に、現状の業務フローを図やリストで可視化し分析することで、課題とボトルネックを明確化します。

プロセスの全体像を把握し、無駄な作業や重複している作業、非効率な作業を洗い出すことがポイントです。

現行フローの可視化は、改善施策の立案や導入効果の測定にも役立ちます。

ワークフローシステムの要件を定義する

ワークフローシステムの設計には、自社の業務特性とユーザーのニーズに基づいた要件定義が不可欠です。導入目的や対象業務、処理フロー、機能要件、非機能要件などを明確にしましょう。

適切な要件定義は、システムの利便性や使い勝手、費用対効果に大きく影響します。過不足のない機能を備え、ユーザーの期待に応えられるシステムを実現するためには、入念な要件定義が欠かせません。

パッケージ選定とベンダー協業

ワークフローシステムの導入では、自社の要件に合ったパッケージの選定とベンダーとの協業が導入成功の鍵を握ります。

自社の業務やIT環境との親和性、カスタマイズのしやすさ、サポート体制などを総合的に評価しましょう。

ベンダーとの緊密なコミュニケーションと連携により、スムーズな導入と運用を実現できます。

運用サポート体制の構築と利用者の教育

ワークフローシステムの円滑な運用には、サポート体制の整備とユーザートレーニングが欠かせません。

システムの保守管理や障害対応、ユーザー問い合わせ対応などを担うサポート組織を設けるべきです。

利用者向けのマニュアル整備や研修の実施により、システムの定着と活用を促進します。

ワークフローシステムの選定ポイント

ワークフローシステムを選ぶ際は、以下の観点から評価することが大切です。

ここでは、それぞれの選定ポイントを詳しく見ていきましょう。

業務特性と課題解決へのフィット感はあるか

ワークフローシステムの選定では、自社の業務の特徴と直面する課題に合致しているかどうかがポイントです。

業務プロセスの複雑さや業務量、処理の特殊性などを考慮し、最適なシステムを選びましょう。

自社の業務に合わないシステムを導入しても、期待した効果は得られません。課題解決に必要な機能や性能を備え、業務の効率化や品質向上に役立つシステムを選択することが大切です。

ユーザー体験を重視した操作性か

ワークフローシステムは、誰でも簡単に操作できる画面であることが求められます。シンプルで分かりやすい画面設計や、マニュアルを読まなくても利用できる直感的な操作性が不可欠です。

システムの使いやすさは、システムの受け入れやすさや、使用頻度、業務の効率などに影響します。使いにくいシステムは敬遠され、せっかくの機能も活かしきれません。

ユーザーの立場に立って使い勝手を重視し、ストレスなく使えるシステムを選びましょう。

他システム連携が充実しているか

ワークフローシステムの選定では、将来の発展性を見据えて、クラウドベースや無料プランの提供、他システムとのAPIでの連携などを確認する必要があります。

クラウド化により、システムの導入や運用管理のハードルを下げ、コスト削減やセキュリティ向上が期待できるでしょう。

他システムとのデータ連携により、業務プロセス全体の最適化や自動化を推進できます。