ワークフロー図とは？ メリットや書き方、作成ポイントを解説

ワークフロー図とは

ワークフロー図は、業務の流れを図解したものです。業務プロセスを図で表し、可視化することで、複雑な業務の全体像を捉えやすくなります。

これにより、遅れが出ている業務や、無駄な工程の洗い出しが可能になります。ワークフロー図は、業務の問題点を見つけ、改善を行うために不可欠なツールだと言えるでしょう。

ここでは、各要素について詳しく見ていきましょう。

フローの流れを表す矢印

矢印は、ワークフロー図の要素間の関係性や順序を示す記号です。矢印の向きによって、業務の流れを表現できるのが特徴です。

開始と終了を示す図形記号

 開始と終了を示す図形記号は、フローの起点と終点を明確にする役割を持ちます。ワークフロー図の始まりと終わりを示すことで、業務の範囲を表せます。

一般的には、角丸長方形や楕円形が使用されることが多いです。

開始記号には「開始」や「スタート」、終了記号には「終了」や「エンド」などのラベルを付けると分かりやすくなります。

作業や処理を意味する四角形

四角形は、業務の各ステップにおける作業や処理を示す図形です。業務内の個別のタスクを表し、中に作業内容を簡単に書くと、業務の詳細が明確になります。

作業を表す四角形は、ワークフロー図では特に多く使われます。四角形のサイズは、作業の重要度や所要時間に応じて変えるとよいでしょう。

また、色分けすることで、作業の種類や担当者の区別が可能です。

判断や分岐点を表すひし形

ひし形は、業務の流れが条件や判断により変わる箇所を表すために利用します。ひし形の中に判断基準を記述し、分岐先をラベル付きの矢印で示すのが一般的です。

例えば、「承認する？」というような判断を求める文言をひし形に記入します。

そこから「はい」「いいえ」などの選択肢を矢印で示し、それぞれの分岐先につなげることで、業務フローの条件分岐を明確に表現できるでしょう。

ワークフロー図の書き方

ワークフロー図を書くときは、以下の手順に沿って進めます。

ここでは、それぞれの工程を詳しく見ていきましょう。

図の目的と対象範囲を明確にする

ワークフロー図を書く際は、図の目的と対象範囲を明確にすることがポイントです。図の目的を明確にすることで、どの程度詳細に書けばいいかを判断できます。

また、対象範囲を限定することで、図が煩雑になることを防げるでしょう。

例えば、業務全体の概要を示すのか、特定の工程に焦点を当てるのかによって、図に盛り込む情報が変わります。図の目的に合わせて、適切な粒度で業務プロセスを表現することが大切です。
ワークフロー図は、いきなり書き始めるのではなく、活用シーンを想定し、図の目的と対象範囲を見定めることから始めましょう。

業務の流れを細分化してリストアップ

業務プロセスを細かいステップに分解し、リストアップすることが不可欠です。業務を小さな単位に分割することで、漏れなく全体像を捉えられるようになります。

各ステップは、できるだけ具体的で分かりやすい表現で記述するのがポイントです。

リストアップする際は、業務の順序や分岐点にも注意しましょう。作業の前後関係や、判断が必要な箇所を明確にしておくことが大切です。

また、例外的な処理やエラー時の対応も忘れずに洗い出しておくことで、実際に対処が必要になったときにスムーズに対応できるでしょう。

各要素に適した図形をあてはめる

リストアップしたステップの性質に合わせて、適切な図形を選ぶことが求められます。作業や処理には四角形、判断にはひし形など、要素の種類に応じた図形を使い分けましょう。

図形の使い方を統一することで、図の読み取りやすさが高まります。

また、図形のサイズや配色にも気を配るべきです。重要な作業は大きめの四角形で表すなど、視覚的な強調も効果的でしょう。

図形を論理的に配置する

選んだ図形を、業務フローに沿って論理的に配置していくことが重要です。一般的に、上から下、左から右の順に配置するのが望ましいとされています。

配置の際は、図形間の間隔を適切に取ることで、見やすさが向上するでしょう。

また、前後で行う作業は近くに配置したり、関連性の高い作業はまとめて記載したりと、業務の順序や階層構造を意識した配置も心がけてください。

判断記号から分かれる矢印は、重なりすぎないよう見やすく配置することが大切です。

矢印で要素間をつなげる

図形間を矢印でつなげることで、業務の流れを表現します。矢印は、業務の順序や関係性を示すために欠かせない要素です。矢印の向きや形状を工夫することで、条件分岐や繰り返しも表現できます。

矢印への記述にも気を配り、分岐の際の条件や処理内容を短くまとめましょう。要素間を適切な矢印でつなげることで、業務フローの全体像が明確になります。

シンプルでコンパクトな表現を心がける

見やすいワークフロー図にするためには、シンプルでコンパクトな表現を心がけることが大切です。できるだけ不要な情報を削ぎ落とし、簡潔な図にまとめてください。

図形やテキストのサイズを統一し、バランスの取れたレイアウトを意識しましょう。

具体的には、以下のような工夫が効果的です。

・図形は必要最小限の種類に絞り、形状を統一する
・テキストは簡潔に記述し、フォントサイズを揃える
・余白を適度に取り、図形の配置に一貫性を持たせる

シンプルな表現を心がけることで、ワークフロー図の視認性が高まります。情報を厳選し、コンパクトにまとめることを意識しましょう。

線の交差やループをできるだけ避ける

線の交差やループをできるだけ避けることで、図を見やすくできます。交差する矢印が多いと、フローの流れが追いづらくなってしまいます。

ループは必要最小限に抑え、シンプルで分かりやすい図を作成しましょう。

線の交差を避けるには、以下のような方法が有効です。

・関連性の高い処理をまとめて配置し、遠回りを避ける
・図形の配置を工夫し、交差しないようにレイアウトを調整する
・分岐と合流をなるべく近くに配置し、ループを最小化する

また、ループを避けるためには、以下のようなポイントに注意しましょう。

・繰り返し処理は、一つの図形にまとめて表現する
・条件分岐を適切に使い、無限ループを防ぐ
・必要に応じて、補足説明を加えてループの意味を明確にする

線の交差やループを最小限に抑えることで、ワークフロー図の見やすさが大きく向上します。

適切な粒度で情報を整理する

情報の詳細さのバランスを取り、適切な細かさで情報を整理することが重要です。図の目的に応じて、表現する情報の具体性を調整しましょう。

全体像を示す図と、部分的な詳細を示す図を使い分けるのも有効です。

例えば、経営層向けの図では、業務フローの概要をコンパクトに示すことが求められます。一方、実務担当者向けの図では、作業の手順や注意点なども詳しく記載することが大切です。

どのくらい詳細な図を作成するか設定することで、ワークフロー図の活用シーンに合わせた情報の整理が可能になります。ワークフロー図の目的や対象者を意識し、情報の詳細さを柔軟に調整しましょう。

現場の意見を取り入れて改善する

実際の業務に即してワークフロー図を適宜見直し、現場の意見を取り入れて改善すべきです。実務担当者の意見を聞くことで、より現場の実態に即した図になるでしょう。

改善提案を受けて、図を柔軟に修正していくことが求められます。

具体的には、以下のようなアプローチが効果的です。

・定期的にレビューの機会を設け、改善点を洗い出す
・実務担当者からのフィードバックを積極的に収集し、図に反映する
・業務フローの変更に合わせて、図を柔軟に更新する

現場の意見を反映し、ワークフロー図を継続的に改善することが大切です。現場の実態とのずれを防ぎ、常に最新の状態を保つよう心がけましょう。

ワークフロー図の作成ツール

ワークフロー図を効率的に作成するには、適切なツールの選択が欠かせません。フローチャート作成ソフトやWeb上の無料ツールなど、自社に合った方法を選択しましょう。

ここでは、ワークフロー図の作成に役立つツールをご紹介します。

代表的なフローチャート作成ソフト

代表的なフローチャート作成ソフトを使うことで、ワークフロー図の効率的な作成が可能です。作成ソフトには、Microsoft VisioやLucidchartなど、専用のソフトウェアが数多く存在します。

豊富なテンプレートを活用することで、洗練された図を簡単に作れるでしょう。

これらの専用ソフトは、以下のような特徴があります。

・ドラッグ&ドロップで直感的に図形を配置できる
・多様な図形やアイコンが用意されており、素早く図を作成できる
・図形のサイズや配置を自動調整する機能により、見栄えの良い図に仕上げられる

専用のフローチャート作成ソフトは、本格的なワークフロー図の作成に最適です。高度な編集機能を駆使し、高品質な仕上がりを目指しましょう。

Web上の無料ツール活用のすすめ

Web上の無料ツールを活用することも、ワークフロー図作成に有効な手段です。draw.ioやCanvaなど、ブラウザ上で動作するツールが手軽に使えます。

クラウドベースのツールなら、場所を選ばずどこからでもアクセスでき、共同編集も可能です。

無料のWebツールには、以下のような特徴があります。

・専用ソフトをインストールする必要がなく、すぐに利用できる
・オンライン上で編集できるため、場所を選ばずに作業できる
・複数人での共同編集に対応しており、リアルタイムでの協働が可能

手軽に使えるWeb上の無料ツールは、気軽にワークフロー図を作成したい場合に最適です。必要な機能を厳選し、シンプルな操作性を重視したツールを選ぶとよいでしょう。

ワークフロー図を書いて業務改善に役立てよう

ワークフロー図は、業務の可視化と効率化に不可欠なツールです。矢印や図形記号などを使い、分かりやすいワークフロー図を作成することで、業務の課題が明確になり、改善策を立てやすくなります。

また、現場の実態に合わせたワークフロー図を作るには、定期的な見直しと現場からのフィードバックを反映させ、ワークフロー図を継続的に改善していくことが欠かせません。

本記事でご紹介した作成のコツやツールを参考にワークフロー図を作成し、自社の業務プロセスを改善していきましょう。