ワークフローの作り方を解説！ 業務効率化のコツも紹介
ワークフローの活用は、業務の標準化や可視化を促進し、効率的に業務を進行させるために不可欠です。
しかし、初めてワークフローを作成する場合、どのような手順で進めればいいのか、わからない方も多いのではないでしょうか。
本記事では、ワークフローの作り方から業務効率化のポイント、ワークフローが業務効率化に役立った事例をご紹介します。業務改善を目指している企業のご担当者は、ぜひ参考にしてください。
ワークフローの作り方
ワークフローを作成する際は、以下の流れに沿って進めていきます。
・目的と関係者を明確にする
・ワークフローに必要な要素を洗い出す
・ワークフローをわかりやすく図式化する
・時系列に沿ってタスクを整理する
ここでは、ワークフロー作成の基本的なステップについて詳しく見ていきましょう。
目的と関係者を明確にする
ワークフローの作成は、作成の目的や関係者を明らかにすることから始まります。
ワークフローに関わる関係者を洗い出し、関係者全員でワークフロー作成の目的を共有するとともに、達成すべき目標を定めましょう。その際、関係者それぞれの役割を把握することも忘れてはいけません。
例えば、経費精算が目的のワークフローの場合、以下のような関係者と、その役割が考えられます。
| 関係者 | 社員 | 経理部 | 上長 |
| 役割 | ・経費精算の申請書提出 ・差戻しされた申請書の再提出 |
・提出された申請書の確認 ・不備があった申請書の差戻し ・申請承認後の支払い処理 ・精算内容の記録 ・領収書やレシートの保管 |
・申請書の承認、押印 |
目的や関係者、役割を明らかにすることで、ワークフロー設計の方向性が定まり、関係者の協力体制も築きやすくなるでしょう。
ワークフローに必要な要素を洗い出す
ワークフロー作成には、タスクの内容、担当者、使用するツールなどの洗い出しが欠かせません。業務を構成する個々のタスクを分析し、必要な情報や人材、時間などを特定しましょう。
経費の金額や科目によって複数人からの承認が必要になったり、承認者が変わったりといった、タスクの依存関係や前提条件なども明らかにし、ワークフロー全体の設計に反映させることが重要です。
必要な要素を漏れなく洗い出すことで、ワークフローの完成度が高まります。業務の実態を正確に反映し、実現性の高いワークフローを設計することが可能になるでしょう。
ワークフローをわかりやすく図式化する
ワークフローの図式化では、タスクの流れや関係性を一目見て理解できるように、図形や矢印を使ったシンプルでわかりやすい図を作成します。
図式化の際は、関係者全員にとって理解しやすいレイアウトや表現を心がけてください。
例えば、矢印が重なりすぎないようタスクの配置を整理したり、担当者や業務内容ごとにカラーを使い分けたりすると、見やすいワークフローになるためおすすめです。
一目見て業務の流れがわかるワークフロー図を作ることで、関係者の理解と協力を得やすくなるでしょう。業務プロセスの全体像を一目で把握できるため、改善点の発見にもつながります。
時系列に沿ってタスクを整理する
ワークフロー作成の際は、タスクを時系列に沿って並べ、作業の流れを明確にしましょう。
業務の開始から完了までの一連の流れを時間軸に沿って整理し、プロセスを明らかにします。タスクの順序や依存関係を正確に反映し、業務の全体像を把握しやすくすることが求められます。
時系列に沿ったタスクの整理により、ワークフローの実効性が高まるでしょう。業務の流れに沿った無理のない設計を心がけ、現場の実態に即したワークフローを目指すことが重要です。
ワークフロー作成による業務効率化のポイント
ワークフロー作成により業務効率化を図るポイントは以下の3つです。
・ワークフローシステムの選定と導入
・定期的な見直しと改善サイクルの確立
・関係者への周知徹底とトレーニング
ここでは、それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。
ワークフローシステムの選定と導入
業務効率化のためには、自社に適したワークフローシステムを選定し、スムーズに運用することが求められます。
自社の業務特性やニーズに合ったツールを選び、導入・運用のコストと利益を見極めましょう。ツールの使い勝手や拡張性、サポート体制なども考慮し、長期的な視点で選定することが賢明です。
ワークフローシステムは業務効率化の基盤となるツールです。自社に合ったシステムを選定・導入することで、ワークフローのメリットを実感できるでしょう。
さらに詳しくはこちら
ワークフローシステムについて詳しく知る
定期的な見直しと改善サイクルの確立
ワークフローを継続的に改善するためには、定期的な見直しと改善サイクルの確立が不可欠です。
運用状況をモニタリングし、問題点や改善点を定期的に洗い出しましょう。PDCAサイクルを回すことで、ワークフローの最適化を図り、業務効率の向上につなげることができます。
ワークフローは完成したら終わりというわけではありません。運用を通じて得られる知識を活かし、継続的に改良していくことが肝要です。定期的な見直しと改善を習慣づけ、進化し続けるワークフローを目指しましょう。
関係者への周知徹底とトレーニング
ワークフローを効果的に活用するためには、関係者全員への周知徹底とトレーニングにより運用力を高めることが望ましいです。
ワークフローの目的や意義、運用ルールなどを関係者に浸透させ、全社で取り組む一体感を作り出しましょう。
実際にワークフローを作成してみたり、作成したワークフローを基に業務を進めてみたりといった実践的なトレーニングを通じて、ワークフローを活用する上でのスキルやノウハウを習得してもらうことも欠かせません。
周知徹底とトレーニングにより、ワークフローは本来の効果を発揮するツールとなります。関係者一人ひとりがワークフローの意義を理解し、能動的に活用できる状態を目指すことが大切です。
業務効率化に役立つワークフローの活用事例
ワークフローの導入により、プロジェクト管理や経費精算などの様々な業務で効率化を実現できます。
ここでは、具体的なワークフロー活用事例を見ていきましょう。
プロジェクト管理にワークフローを導入し情報共有を円滑化
プロジェクト管理にワークフローを活用することで、チーム内の情報共有が円滑になり、業務効率が向上した事例があります。
タスクの進捗状況や担当者、期限などをワークフロー上で一元管理することで、プロジェクトの全体像が把握しやすくなったのです。
ワークフローを通じて、メンバー間のコミュニケーションが活性化し、連携が強化されたのも大きな効果でした。
プロジェクト管理は、複数の関係者が関わる業務プロセスです。ワークフローによる情報の一元化と可視化は、円滑なプロジェクト遂行に大いに役立つでしょう。
経費精算業務のワークフロー化で承認プロセスを改善
経費精算業務をワークフロー化することにより、承認プロセスが効率化され、業務スピードが向上した事例もあります。
従来の紙ベースの申請をワークフローシステム上で電子化することで、申請から承認までの所要時間を大幅に短縮できました。
経費精算の進行状況を可視化し、承認の遅れや滞留を防ぐことで、業務の生産性が向上したのです。
基本的な作業手順が決まっている経費精算は、ワークフロー化の恩恵を受けやすい作業であると言えます。ペーパーレス化と承認フローの最適化により、大きな効率化効果が期待できるでしょう。
自社の業務効率化のためにワークフローを作ろう
ワークフローの作成は、自社の業務を改善するために不可欠な取り組みです。
ワークフローを作る目的と、ワークフローの関係者を明確にし、必要なタスクや時間を洗い出すことで、実効性の高いワークフローを設計するよう心がけましょう。
また、ワークフローを作成するだけでなく、ワークフローシステムを利用したり、ワークフローを繰り返し改善したりすることで、自社の業務改善に積極的に活かしていくことが大切です。
本記事でご紹介した、ワークフローの作り方や業務効率化のポイントを参考に、自社の業務効率化に向けて、ワークフローを作成し有効活用していきましょう。
