ワークフローシステムで文書管理は可能？ 連携の方法や注意点を解説

ワークフローシステムで文書管理はできるのか？

ワークフローシステムは、申請・承認などの業務フローの最適化に特化したシステムです。多くのワークフローシステムには文書管理機能が備わっていますが、本格的な文書管理を行うには機能面での制約があると言えます。セキュリティ面や検索性の高さでは、専用の文書管理システムには及ばないことが多いのが実情です。

ワークフローシステムの文書管理機能は、あくまでもワークフローに付随する文書を取り扱うことに主眼が置かれています。ワークフロー上で発生する文書の一時的な保管や共有には役立ちますが、組織全体の文書を一元的に管理するには力不足な面があります。

文書管理を重視するのであれば、ワークフロー専用ツールではなく、文書管理システムの導入を検討すべきでしょう。

ワークフローと文書管理の役割の違い

ワークフローシステムと文書管理システムは、一見すると似た機能を持っているように見えます。しかし、その役割と得意分野には明確な違いがあります。

それぞれの目的や機能について、詳しく見ていきましょう。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、申請・承認業務を電子化し、業務プロセスを最適化することを目的としています。

主な機能は、以下のとおりです。

例えば、経費精算や休暇申請の承認プロセスを電子化することで、処理の遅延や人的ミスを削減できます。また、蓄積された申請・承認データの分析により、業務のボトルネックを特定し、改善につなげることも可能です。

ワークフローシステムは、業務のスムーズな遂行に特化したツールと言えます。

文書管理システム

一方、文書管理システムは、文書のライフサイクル全体を一元管理することに重点を置いています。 

主な機能は、以下のとおりです。

例えば、契約書や議事録の管理、ISO文書の保存などに活用できます。文書が体系的に管理されることにより、必要な情報を簡単に検索でき、過去の文書を再利用しやすくなります。また、適切な文書管理は、法令遵守やリスク管理の面でも重要です。

文書管理システムは、組織の情報資産を守り、有効活用するための情報の整理・管理に特化したツールです。

ワークフローと文書管理を連携 する方法

ワークフローと文書管理の機能を最大限に活用するためには、それぞれに特化したシステムを連携させる必要があります。 

ここでは、ワークフローと文書管理の連携を図るための具体的な方法を見ていきます。 

2つのシステムを連携させる

ワークフローシステムと文書管理システムをAPIなどで連携させることで、両システムのメリットを活かした効率的な運用が可能になります。 

例えば、ワークフローの各段階で生成される文書を、自動的に文書管理システムに登録・分類する仕組みを構築することで、手作業を大幅に削減できるでしょう。

また、文書管理システム側からワークフロー上の文書の承認状況をリアルタイムで参照できるようにするなど、情報の一元化も実現可能です。これにより、必要な情報にスムーズにアクセスできるようになります。

2つのシステムを連携させることで、ワークフローと文書管理のシームレスな統合が実現できるのです。

文書管理機能が豊富なワークフローシステムを導入する

高度な文書管理機能を備えたワークフローシステムを選択することで、1つのシステムでワークフローと文書管理の運用が可能です。専用の文書管理システムには及ばないものの、一般的な文書管理に必要十分な機能を持つワークフローシステムも数多く存在します。

単一のシステムで済むため、導入・運用コストを抑えられるうえ、利用者の操作負担も軽減できます。文書管理機能の豊富さは、ワークフローシステム選定の重要な評価ポイントの1つです。

自社の文書管理のニーズを見極め、最適なワークフローシステムを選ぶことが大切になります。

ワークフローと文書管理の連携がもたらすメリット

ワークフローと文書管理を上手く連携させることで、企業はさまざまなメリットを得ることができます。

ここでは、以下の3つのメリットを説明します。

業務プロセス全体のシームレスな自動化

ワークフローシステムと文書管理システムの連携により、申請から承認、保管までの業務を一貫して自動化することが可能です。例えば、申請書提出と同時に文書管理システムに自動登録し、承認後に保管フォルダに自動で振り分けられる仕組みを構築できます。

これにより、手作業によるミスや情報の不整合を防ぎ、業務の正確性と効率性を高めることができるでしょう。人的な手間を最小限に抑えつつ、高い品質の業務遂行を実現できるのは、大きなメリットです。

柔軟なワークスタイルへの対応

ワークフローの電子化は、場所や時間に縛られることなく、モバイル環境・リモートワークでの業務に柔軟に対応できるようになります。外出先からでも申請の提出や承認が行えるようになり、迅速な意思決定が可能です。

また、ペーパーレス化の推進と合わせて、ワークフローのデジタル化は、多様な働き方の実現に寄与します。リモートワークやフレックスタイム制など、柔軟なワークスタイルを後押しする基盤となります。

デジタル化されたワークフローは、業務の効率化と生産性向上が図られるだけでなく、従業員の働きやすさも向上し、企業全体の働き方改革にも大きく貢献するでしょう。

情報の有効活用による生産性の向上

文書管理との連携により一元化されたワークフロー上の文書は、部門の垣根を越えた検索と共有をスムーズにします。これにより、過去の経験や知見の活用が進み、同じ作業の繰り返しを防ぎながら、業務の効率化を実現できるでしょう。

例えば、類似案件の事例や成果物を参考にすることで、新規案件の対応時間を大幅に短縮できます。また、ナレッジの共有は、課題解決力や新たなアイデアの創出にもつながるでしょう。

文書の有効活用は単なる業務効率化にとどまらず、組織全体の生産性を高め、競争力の強化に貢献します。

ワークフローと文書管理の連携における注意点

ワークフローと文書管理の連携を成功させるには、いくつか注意しておきたいポイントがあります。

ここでは、以下の3つを見ていきましょう。

業務フローと文書フローの整合性を確保する

ワークフローの電子化と文書管理の連携を成功させるには、業務プロセスに即した文書管理ルールの設計が不可欠です。申請から承認、保管に至るまでの流れに沿って、文書管理プロセスを適切に設計しましょう。それにより、無駄や矛盾のない一貫性を確保できます。

特に文書管理ルールの設計は、現場の実務に根差したものでなくてはなりません。利用者の声に耳を傾け、実態に即したルール作りを心がけることで、スムーズな運用を実現できるでしょう。

運用定着に向けて、現場主導で進める

ワークフローと文書管理の連携は、利用者の積極的な関与があって初めて実を結ぶものです。

そのため、ユーザー参加型の要件定義を行い、使いやすさと業務適合性を徹底的に追求することが、システムの受容性を高め、確実な運用定着につながります。 

利用者の意見を反映し、納得感を持って運用ルールを策定・遵守してもらうことが何より重要です。

ボトムアップ型の推進体制こそが、ワークフローと文書管理の真の融合を実現する鍵と言えます。

カスタマイズ性を備えたシステムを選ぶ

将来的な業務の変化に対応するためには、カスタマイズ性のあるシステムを選ぶことが不可欠です。業務フローや文書管理ルールの変更を柔軟に行えるシステムを選択することで、長期的な投資価値を高めることができるでしょう。

また、他システムとのデータ連携など、拡張性を担保する仕組みを備えたシステムを選ぶことも重要です。ワークフローや文書管理を起点として、社内のさまざまなITシステムとの連携を進めることで、業務プロセス全体の最適化を図れます。

自社の業務の変化に柔軟に対応し、ITインフラ全体の効率化に寄与し得るシステムを見極めることが肝要です。

ワークフローと文書管理を融合して、効率化を実現しよう

ワークフローと文書管理は、それぞれに異なる役割を担っていますが、両者の緊密な連携により、真の業務効率化を実現できます。

自社の業務特性をしっかりと見極め、ワークフローと文書管理の効果的な連携を実現することが、組織のパフォーマンス向上と競争力強化につながります。

情報の有効活用を通じて、全社的な生産性向上を追求していくことこそが、これからの企業に求められる重要な経営課題と言えるでしょう。