ワークフローの改善で生産性を高めよう！ 必要性や手順、ポイントを解説

なぜ今、ワークフローの改善が求められているのか

労働環境の変化によって、業務フローを見直すことが急務となっています。ワークフローの改善が求められる具体的な理由は、以下のとおりです。

ここでは、上記の背景について詳しく説明します。

リモートワークへの対応の遅れ

コロナ禍を機に多くの企業がリモートワークを導入しましたが、従来の業務フローには非効率な点が多く残っています。特に、紙の書類を前提とした承認プロセスや、物理的な押印の必要性などは、リモートワークの障害となっています。

この課題を解決するためには、ワークフローのデジタル化と業務プロセスの見直しが不可欠です。承認手続きをデジタル化 することで、業務の迅速化が図れ、柔軟な働き方の促進にもつながるでしょう。

業務の停滞と生産性の低下

非効率なワークフローが原因で業務の停滞が発生し、組織全体の生産性が低下していることも問題です。複雑で時間のかかる承認プロセスや、情報共有の不足、非効率なコミュニケーションが原因となり、本来なら速やかに進むはずの業務が滞ってしまいます。

こうした問題を解決するには、ワークフローを見直し、業務の流れをスムーズにすることが不可欠です。不要な作業を省き、必要な情報を適切なタイミングで共有できる体制を整えることで、業務の迅速化や従業員の負担軽減につながるでしょう。

コストの増大とムダの発生

ワークフローが非効率だと、不要なコストの増大とムダの発生を招きかねません。例えば、紙の書類の作成・管理、承認のための物理的な移動、書類の保管コストなどが積み重なることで、業務コストが膨らんでしまいます。

デジタル化とペーパーレス化を進めることで、こうしたコストを大幅に削減できます。また、業務プロセスを見直し、不要な作業を排除することで、ムダを省くことができるでしょう。そのため、ワークフローの改善は、コスト削減とムダの排除に直結する取り組みです。

ワークフローの改善がもたらすメリット

ここまで、ワークフローの改善が求められる背景を解説してきました。では、ワークフローの改善には、どのようなメリットがあるのでしょうか。

ワークフロー改善の主なメリットは、以下のとおりです。

ここでは、上記のメリットについて解説します。

経営資源の最適化につながる

ワークフローの改善は、コスト削減と経営資源の最適活用につながります。例えば、ペーパーレス化により印刷・保管コストを削減し、業務の自動化によって人件費の最適化を図ることが可能です。

また、不要な業務を排除し、従業員をより価値の高い業務に集中させることができます。限られたリソースを有効活用し、企業の競争力を高めることにつながるでしょう。

業務のスピードアップができる

ワークフローの改善によって、業務のスピードアップと効率化を図ることができます。例えば、承認プロセスの簡素化や自動化、リアルタイムでの情報共有などにより、業務の停滞を防ぎ、スピーディーな意思決定が可能になります。

業務の効率化は、単なる生産性の向上だけでなく、従業員の働きがいや満足度の向上にもつながるのもメリットです。ムダな作業に時間を取られることなく、本来の業務に専念できる環境を整えることが大切です。

柔軟な働き方が実現する

ワークフローの改善は、リモートワークやフレックスタイム制の導入を促進し、柔軟な働き方を可能にします。場所や時間に縛られない働き方を可能にすることで、多様な人材が活躍できる環境を整備できるでしょう。

働き方改革が叫ばれるなか、ワークフロー改善はより重要視されています。業務効率化を進め、従業員の生産性を高めることで、ワークライフバランスの実現にもつながるでしょう。優秀な人材の確保と定着に向けて、ワークフロー改善は重要な役割を果たします。

ワークフローの改善を成功させる4つのステップ

ワークフロー改善を成功させるには、適切なステップを踏むことが欠かせません。ワークフローを改善する手順は、以下のとおりです。

ここでは上記の4つのステップについて、順を追って紹介します。

ステップ1: 業務フローを細分化して問題点を洗い出す

ワークフロー改善の第一歩は、業務フローを細分化し、問題点を具体的に特定することです。各工程の作業内容や担当者、インプットとアウトプットを可視化することで、非効率な部分が浮き彫りになります。

問題点を洗い出す際は、現場の声を吸い上げ、実態を正確に把握することが大切です。実情に沿った問題点を把握することで、改善すべきポイントが明確になり、効果的なアクションにつなげられるでしょう。

ステップ2: 不要な承認ステップを削減する

ワークフローの改善では、不要な承認ステップを削減することが重要になります。これは、意思決定のスピードアップと業務の効率化を図るためです。

承認ステップを減らすことは、承認者の負担軽減にもつながります。ただし、リスク管理の観点から、必要な承認プロセスは残してください。効率化とリスク管理のバランスを考えながら、最適化を進めましょう。

ステップ3: 申請書や決裁文書のデジタル化を進める

申請書や決裁文書のデジタル化は、ペーパーレス化と業務効率化に欠かせません。デジタル化 された文書は検索性や共有性に優れ、情報の一元管理が可能になります。

この際、クラウドサービスなどを活用し、セキュリティにも配慮しながら、デジタル化を進めることが肝要です。社内の文書管理ルールを整備し、適切なアクセス権限の設定やバックアップ体制の構築も忘れずに行いましょう。

ステップ4: 申請から承認までの一連の流れを自動化する

申請から承認までの一連の流れを自動化することで、大幅な業務効率化を実現できます。ワークフローシステムの導入により、申請情報の自動転記や承認ルートの自動設定などが可能になるのです。

自動化によって人的ミスを防止し、コンプライアンスの強化にもつなげられます。ただし、自動化の対象と範囲は慎重に検討しなければいけません。業務の性質や重要度を見極め、適切な自動化を進めていきましょう。

ワークフローの改善を加速させるポイント

適切な手順を踏むこと以外にも、ワークフローの改善を加速させるための重要なポイントがあります。特に、以下のポイントを押さえておきましょう。

ここからは、上記のポイントを詳しく解説します。

全社的な改善プロジェクトチームを立ち上げる

ワークフローの改善を全社的に進めるために、経営層や現場、IT部門などのさまざまな部門のメンバーで構成されたプロジェクトチームを立ち上げてみましょう。これは、各部門の利害関係を調整し、全社最適の観点から改善を進められるためです。 

プロジェクトチームには、明確な目標と期限を設定し、PDCAサイクルを回すことが求められます。また、トップのリーダーシップとともに、現場の主体的な参画を促すことが重要です。

改善効果を定量的に測定して、成果を可視化する

ワークフローの改善の効果を可視化するには、業務効率化の指標を設定し、改善前後のデータを比較することが大切です。リードタイムや工数、コストなどの定量的な指標を用いて、改善効果を数値化してみてください。

可視化された成果は、関係者の理解と協力を得るうえで強力な武器になります。PDCAサイクルにおいても、重要な役割を果たすでしょう。

成功モデルを作り、全社に横展開する

成功モデルを作り、他部門へ積極的に展開することで、ワークフローの改善のノウハウを全社的に共有できます。パイロットプロジェクトで特定の部門や業務の改善事例を創出し、その知見を水平展開してみましょう。

事例の共有に際しては、成功要因や課題、対処方法などを具体的に紹介し、他部門の実践につなげてください。一つひとつの成功体験を積み重ね、全社的な改善の機運を高めていくことが重要です。

ワークフローシステムを導入する

ワークフローシステムの導入は、業務効率化の切り札と言えます。それは、申請・承認プロセスのデジタル化 や自動化、ペーパーレス化、モバイルやリモートでの申請・承認が可能になるためです。

業務プロセスとの適合性や、既存システムとの連携、導入コストなど、総合的に評価しながらシステム選定を進めましょう。ワークフローシステムについては、下記の記事で詳しく解説しています。自社に最適なシステムを見つけるための参考にしてください。

今すぐワークフローの改善に取り組み、業務効率化を実現しよう！

デジタル化やリモートワークが加速するなか、ワークフローの改善は企業の競争力維持に欠かせません。ワークフローの改善は、業務効率化と生産性向上を実現し、社員の働きがいを高めるための取り組みです。

ワークフローを改善する際は、全社的な改善プロジェクトを立ち上げ、現場の声を吸い上げながら行いましょう。定量的な効果測定と成功事例の創出、トップダウンとボトムアップのバランスを取ることが成功の鍵を握ります。

また、ワークフローシステムの導入も、改善の取り組みを加速させ、より大きな効果を生み出す手段です。

柔軟な働き方や業務の効率化を目指している方は、まず、ワークフローの改善から取り組んでみましょう。