ワークフローシステムの費用の仕組みと相場を解説！ 選定のポイントも

ワークフローシステム導入で発生する2つの費用とは

ワークフローシステムの導入には、初期費用とランニング費用の2つが発生します。それぞれの特徴を理解し、トータルコストを見積もることが大切です。

ここでは、初期費用とランニング費用の詳細を説明します。

初期費用

初期費用は、ワークフローシステムを導入する際に一度だけ発生する費用です。具体的には、システムの設定、ユーザートレーニング、データ移行などに関する費用が含まれます。

初期費用の有無や金額は、システム選定において重要な判断材料となります。初期費用が高額だと、導入への障壁となる可能性があるからです。一方で初期費用が安すぎると、導入支援やトレーニングが不十分になるリスクも考えられます。

ランニング費用

ランニング費用は、ワークフローシステムを利用し続ける限り、毎月発生し続ける費用です。そのため、システム導入の長期的なコストを左右する重要な要素になります。主な内訳は、システム利用料、ユーザーライセンス料、保守・サポート費用などです。

組織の規模や成長予測を踏まえ、長期的な視点でランニング費用を見積もってください。

【タイプ別】ワークフローシステムの費用相場

ワークフローシステムは、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2つのタイプがあります。それぞれの特徴と費用相場を理解することが、システム選定の第一歩です。

ここでは、クラウド型とオンプレミス型の費用相場と比較ポイントを詳しく解説します。

クラウド型ワークフローシステム

クラウド型ワークフローシステムは初期費用が低く、月額課金制のため、導入しやすいのが特徴です。サーバー管理や保守運用にかかる手間と、コストを節約できるのも大きな利点です。

ただし、長期的に利用し続けると、トータルコストがオンプレミス型より高くなる可能性があります。特にユーザー数の増加に伴い、月額料金が大幅に上昇するようなケースでは注意が必要です。

オンプレミス型ワークフローシステム

オンプレミス型ワークフローシステムは初期費用が高い一方で、月額費用がかからないため、長期的にはコストメリットがあります。カスタマイズの自由度が高く、自社の業務フローに合わせた、細かな調整が可能なのも魅力です。

しかし、自社で管理・運用する必要があり、IT人材やインフラの確保が前提になります。オンプレミス型を選ぶ際は長期的な運用コストと、自社のリソースを踏まえたうえで導入を検討しましょう。

クラウド型とオンプレミス型の比較ポイント

クラウド型とオンプレミス型の選択では、初期費用と月額費用のバランスを考慮することが大切です。短期的な利用ならクラウド型、長期的な利用ならオンプレミス型が、費用面で有利になるケースが多いと言えます。

費用面だけでなく、自社のIT環境や人的リソース、セキュリティポリシーなども総合的に判断してください。自社の状況を多角的に分析し、運用面やセキュリティ面のメリット・デメリットも合わせて検討することが大切です。

ワークフローシステム選定の際のポイント

ここまで、ワークフローシステムにかかる費用とタイプ別の費用相場を解説してきました。それらを踏まえて、何を評価軸にシステムを選べばよいのでしょうか。

ワークフローシステムを選定する際のポイントは、以下のとおりです。

ここでは、上記のポイントについて解説します。

ユーザー数と月額料金を確認する

ワークフローシステムの選定では、ユーザー数に応じて月額料金が変動するかどうかを確認することが大切です。ユーザー数の増加に伴って月額料金が大幅に上昇するようなプランは、長期的なコスト増につながる恐れがあります。

特に、組織の成長に合わせてユーザー数が増えていくことを想定しているなら、料金体系の柔軟性と予測可能性が重要です。ユーザー数の変動を見据えて、スケーラビリティの高いシステムを選ぶことが賢明でしょう。

カスタマイズ費用の有無と相場

自社に合わせたカスタマイズが必要な場合、カスタマイズ費用の有無と相場を確認することが大切です。カスタマイズ費用が高額だったり、都度発生したりするケースでは、長期的なコスト増のリスクをはらみます。

自社の業務フローに合わせた、細かな調整ができるシステムを選ぶことが、運用の効率化において非常に重要です。ベンダーとのパートナーシップの強さやカスタマイズの自由度、柔軟性も合わせて評価しましょう。

初期費用に含まれるサービス内容

ワークフローシステムの初期費用に、導入支援やトレーニングなどのサービスが含まれているかも確認してください。単なるシステム提供だけでなく、スムーズな導入と運用のためのサポートが含まれているかがポイントになります。

導入支援や教育体制が手薄だと、現場の混乱や業務効率の低下を招く恐れがあります。ユーザーが適切な操作方法を身につけ、システムを有効活用できるようにするには、十分な教育も欠かせません。

費用面から見た、自社に最適なワークフローシステムを選ぼう

ワークフローシステムの導入では、導入時の初期費用とランニング費用が発生します。また、ワークフローシステムはクラウド型とオンプレミス型の2種に分けられ、それぞれ料金体系が異なります。

自社に最適なワークフローシステムを選ぶためには、自社の予算と長期的な運用コストを考慮することが大切です。初期費用とランニング費用、カスタマイズ費用など、トータルコストを多角的に評価してください。

ワークフローシステムは、業務効率化と生産性向上に直結する重要な投資です。自社のIT環境や人材リソース、組織規模や成長予測なども踏まえて、最適なシステムを選定しましょう。