無料で使えるワークフローシステム20選！ 選び方のコツも解説

無料で使えるワークフローシステムとは？

無料で使えるワークフローシステムについて、まずは、その基本的な仕組みや特徴を理解することが大切です。ここでは、無料プランのビジネスモデルや、有料プランとの違いを見ていきましょう。

無料プランのビジネスモデルについて

無料プランを提供するワークフローシステムは、ユーザーに製品を試用してもらい、有料プランへの移行を促進するビジネスモデルを採用しています。

無料プランでは基本的な機能を無償で利用できるため、ユーザーは製品の価値を実感しやすくなります。これにより、満足度の高いユーザーを有料プランに誘導することを狙っているのです。

また、無料ユーザーが増えることで製品の知名度向上や利用者の増加が期待できるため、有料ユーザーの獲得につながるメリットもあります。

機能制限や利用条件の違い

無料プランを選ぶ際は、機能制限や利用条件のチェックが欠かせません。

多くの無料プランでは、ユーザー数やデータ容量、利用できる機能などに一定の制限が設けられています。これらの制限内容を詳細に確認し、自社の業務で必要な機能が利用できるのか、将来の業務拡張にも対応可能なのかをよく見極めましょう。

安易に無料プランを選んでしまうと、後から機能不足に悩まされる恐れがあるので注意してください。

無料で使えるワークフローシステムの種類

無料で使えるワークフローシステムには、以下のような種類があります。

ここでは、それぞれの特徴やメリット・デメリットを見ていきましょう。

無料のグループウェアに付属のワークフロー機能

グループウェアとは、組織内で情報共有やコミュニケーションを効率化するためのツールです。グループウェアに付属しているワークフロー機能のなかには、基本的な申請・承認プロセスを無料で利用できるものがあります。

また、メールやスケジュール管理、タスク管理などのグループウェア機能と併用できるため、社内の情報共有が容易になったり、コミュニケーションが円滑になったりといった利点があります。

ただし、高度なワークフロー管理が必要な場合は、機能面で物足りなさを感じるかもしれません。シンプルな申請・承認フローのみで十分な場合や、すでにグループウェアを導入済みの企業におすすめです。

無料ツールで自作するワークフロー

Googleフォームなどの無料ツールを使用し、独自のワークフローを手作りするという方法もあります。

例えば、フォームで申請内容を入力し、スプレッドシートで申請データを管理、メールで通知を行うなどの簡易的な仕組みを構築できます。これにより、手間を大幅に削減し、効率的なワークフローを実現することが可能です。

複雑な条件分岐や多段階の承認フローには対応できないため、大規模なワークフローには不向きです。そのため、シンプルな申請・承認フローを構築したい場合に有効な方法と言えるでしょう。

無料プランのあるワークフロー専用システム

ワークフロー専用のシステムのなかには、機能制限付きの無料プランを用意しているサービスが存在します。

無料プランでも、申請書のテンプレート作成や承認ルートの設定など、ワークフローに必要不可欠な基本機能はひととおり搭載されているのが特徴です。また、将来的に業務量の拡大が見込まれる場合は、さらに高度な機能が利用できる有料プランへの移行も検討しやすいというメリットもあります。

無料から始めて、徐々にステップアップしていきたい企業に最適なシステムです。

オープンソースのワークフローシステム

オープンソースで提供されているワークフローシステムも、無料で利用できる選択肢の一つです。ソースコードが公開されているため、自社の業務フローに合わせて自由にカスタマイズできます。

ただし、システムのインストールやサーバー構築、保守運用などには一定の技術力が求められます。そのため、社内にITに詳しい人材がいない場合は、導入のハードルが高くなるので注意しなければなりません。

コストをかけずに、企業独自のワークフローを実現したい企業におすすめのシステムでしょう。

無料のワークフローシステムの選び方

無料のワークフローシステムを選ぶポイントは、以下のとおりです。

ここでは、各ポイントを詳しく解説します。

承認フローの設定の柔軟性を比較する

ワークフローシステム選びでは、承認フローの設定がどの程度柔軟にできるのかを重視しましょう。

企業によっては、単純な承認フローだけでなく、条件分岐や複数の承認者が必要な場合もあります。これらをシステムに合わせて調整できないと、業務がうまく回らない可能性が高くなります。

事前に自社の申請業務で必要な承認ルートを洗い出し、システム側でそれが実現可能かを確認しましょう。特に、複雑なフロー管理への対応力は入念にチェックすべきポイントです。

無料のシステムのなかには設定の自由度が低いものもあるため、実際の業務オペレーションに即しているかを見極めなければなりません。

他システム連携やアプリ対応の有無

既存システムとの連携可否やモバイルアプリの対応状況も、選定時の重要な確認ポイントです。

人事システムや経理システムなど、社内の基幹システムとデータ連携できれば、業務の自動化がさらに促進します。また、スマートフォンやタブレット対応のモバイルアプリがあれば、いつでもどこでも申請・承認が可能になり、ワークフローをスムーズに進められます。

社内の環境に合わせて、システム同士の連携やアプリ対応の有無を事前にチェックしましょう。

申請書の作成・管理機能をチェックする

ワークフローシステムに備わっている申請書の作成・管理機能は、業務の効率性と正確性を向上させる機能です。

日常的によく使う申請書のフォーマットがテンプレートとして最初から用意されていれば、業務時間が大幅に短縮できます。さらに、過去の申請データを簡単に検索・集計できる機能や、CSVファイルとして一括エクスポートできる機能が存在すると、データの管理がより容易になります。

申請データを有効活用するためにも、これらの機能の有無はシステムの選定段階で確認しておくべきです。

いつまで無料プランを使えるか確認する

無料プランの利用期間に制限がある場合は、事前に利用可能期間の確認を怠らないようにしましょう。

無料期間が終了すると自動的に有料プランに移行したり、ログインできなくなったりといったケースがあります。無料だからと安易に選んで、後になって「思ったより早く有料になってしまった」といったトラブルに巻き込まれないためにも、無料期間がいつまで設定されているかを入念に確認しておきましょう。

コストメリットを正しく判断するためにも、無料プラン終了後の料金体系もあわせてチェックすることが肝心です。

ユーザー数と容量制限を確認する

無料プランで利用できるユーザーアカウント数が、自社の利用人数に適しているかを確認しましょう。ユーザーの追加に応じて料金が発生しないかという点にも着目しておくと、正確なコスト管理ができ安心です。

また、データ保存容量の上限が十分かどうかも確認しておくべきです。ファイル添付時の容量制限で業務に支障が出ないかなども、併せてチェックしましょう。

無料プランの制限内容によっては、今は問題なくても、将来的に利用を拡大したときに制約となってしまう恐れがあります。長期的な視点を持ち、現在の利用規模だけでなく、将来の拡張性もしっかりと見据えることが大切です。

無料で使えるワークフローシステム20選

ここからは、無料トライアルや無料プランのあるワークフローシステムを20製品紹介します。

X-point Cloud

X-point Cloud（エクスポイントクラウド）は、紙の帳票イメージをそのままWebでの入力フォームにできるため、利用者が直感的に操作でき、スムーズに導入できる点が魅力です。

グループウェアやビジネスチャットツールなど、外部システムとの連携も可能で、API連携により、書類情報送信の自動化や外部からのワークフロー操作も実現します。

ジンジャーワークフロー

ジンジャーワークフローは、社内のさまざまな申請・承認業務を効率化するクラウド型のワークフローシステムです。入社・異動や従業員情報の変更などをデータベースに自動反映し、承認ルートの設定や操作も簡単に行えます。

申請書の記入漏れやミスを削減し、承認ルートのメンテナンス工数を最小限に抑え、従業員情報の連携にかかる手間を削減できるサービスです。

承認TIME

承認TIMEは、稟議申請や押印申請をはじめとした社内文書の申請・承認・回覧を電子化するクラウド型のワークフローシステムです。リモートワークや多拠点でもWeb上で決裁業務が完結でき、スムーズな意思決定を支援します。

また、経理や人事、法務など、あらゆる部署で活用でき、業務効率化や内部統制の強化に貢献します。

Create!Webフロー

Create!Webフロー（クリエイトウェブフロー）は、紙による申請・決裁業務を電子化するワークフローシステムです。申請者、決裁者、管理者など、組織の誰もが使いやすく、既存の運用を維持しながら、これまで以上のスピードで承認・決裁業務を遂行できます。

クラウド版とパッケージ版が提供されており、企業のニーズに合わせて選択できます。

POWER EGG

POWER EGG（パワーエッグ）は、ドラッグ＆ドロップによる簡単な操作で、業務に合わせた申請フォームを自社で作成・変更できます。組織や役職に応じた柔軟な決裁ルートを自動生成し、人事異動時のルート変更も容易です。

また、申請状況の見える化や、承認の停滞を防ぐための機能も充実しています。

ジュガール

ジュガールは、メールアドレス不要でユーザー登録が可能で、MicrosoftやLINE WORKSアカウントとの連携によりログインがスムーズです。LINE WORKSやTeamsとの連携を強化し、ID連携やメッセージ通知だけでなく、メッセージアプリ上での申請内容の確認や承認・却下も可能です。

90日間の無料トライアルを提供しており、全ての機能を試すことができます。

WaWaFlow

WaWaFlow（ワワフロー）は、ソフトウェアのインストールが不要で、導入やバージョンアップのコストを大幅に削減できます。複雑な承認ルートも条件分岐設定で対応可能で、決済完了データを一括でCSV出力できます。

外出先でもスマホで承認でき、2,000人以上でも利用可能な大容量クラウド環境を提供します。

らくらくBOSS

らくらくBOSSは、らくらく通勤費、らくらく旅費経費、らくらく探索ナビといったサービスを提供しています。強みは安価な価格設定、充実したサポート体制、および標準機能で高機能を提供できる点です。顧客の運用に合わせたシステム設定が可能で、多様なニーズに対応します。

MAJOR FLOW

MAJOR FLOW（メジャーフロー）は、ボタンベースのシンプルなインターフェースで、申請フォームの作成が容易です。また、文書管理システムや電子契約プラットフォームなど、さまざまな他のシステムとの連携にも対応し、DXを推進します。

BPワークフロー

BPワークフローは、起案から決裁までの電子化により、社内申請・承認業務の効率化、業務プロセスの標準化、コンプライアンス強化を実現します。クラウドサービスのため、サーバー設定が不要で、シンプルな画面設計で直感的な操作が可能です。

導入にあたっては、社内起案から導入後のサポートまで提供しています。

Forguncy

Forguncy（フォーガンシー）は、Excelのような使いやすさで画面を作成でき、Accessのように柔軟なデータ連携が可能です。基幹システムと連携したWebアプリケーションをノーコードで開発でき、現場とIT部門が協力してサブシステムを構築できます。

報告書や申請書を決められた手順に従って承認・決裁処理するための、ワークフロー機能も提供しています。

コラボフロー

コラボフローは、Excelファイルをそのまま申請フォームに変換可能で、直感的な操作性で誰でも簡単にワークフローを作成・修正できる点が特徴です。また、外部システムとの連携や、部門単位から全社規模まで柔軟な導入が可能な点もメリットです。

無料お試しやオンラインデモも用意されているため、実際に製品を体験することもできます。

Reforma PSA

Reforma PSA（レフォルマ ピーエスエー）はIT業、広告業、イベント業、コンサルティング業、制作業など、特にクリエイティブ業界の業務効率化を目的としています。

Reforma PSAは、案件の販売管理と工数を連携させることでプロジェクトの損益管理を実現し、必要な機能を必要な数だけ利用できるため、これから人数が増えていく企業や部門導入に適しています。

Styleflow

Styleflow（スタイルフロー）は、使いやすさ、コストパフォーマンス、さまざまな組織への適応力が高く評価されています。ExcelやWordの既存のドキュメントを使用でき、マルチデバイスに対応し、遠隔アクセスも可能です。また、承認ルートのカスタマイズも可能です。

働き方改革、ペーパーレス化、リモートワークの推進に取り組む企業に広く採用されています。

AppRemo

AppRemo（アップリモ）は、業種や企業の規模に関わらず、さまざまな企業で導入されており、Excelで作成した申請書をブラウザからアップロードしてそのまま利用できます。Webフォームを作成する必要がなく、申請者は使い慣れたExcelで簡単に操作でき、管理者もITの専門知識が不要です。

Streamline

Streamline（ストリームライン）は、金額や入力内容による条件分岐、事前定義ルート、申請者による手動設定ルート、捺印機能、稟議規程に合わせた承認ルート設定など、顧客ごとの業務に合わせた決裁ワークフローシステムを構築できます。

申請フォーマットは簡単に作成でき、既存の紙書式と同じフォーマットも作成可能です。PDFや印刷もそのまま出力できます。

サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace

サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspaceは、Google Workspaceと同じ環境で動作し、PCやスマートフォンからでも閲覧・操作が可能です。

Googleサイト上で運用でき、条件分岐、代理承認、他システムとの連携、捺印、ディスカッション機能など、多種多様な高度なワークフローを実現できます。

ワークフローEX

ワークフローEXは、申請フォームにExcelシートを使用し、ExcelやWordの稟議文書をそのまま申請・承認フローに乗せることが可能です。Webページからのワンクリックでの回付、外出先からの申請・承認、進捗状況の一覧表示、電子保管とキーワード検索などの機能を提供します。

rakumo ワークフロー

rakumo（ラクモ） ワークフローは、Google Workspaceを拡張する電子決裁・承認システムです。

社内の業務フローを簡単にデジタル化できるワークフローシステムで、ノーコードで簡単に申請書を作成する機能や、モバイルでの申請・承認機能、Google Workspaceとの連携機能など、使いやすい機能を豊富に備えています。

HUE ワークフロー

HUE（ヒュー） ワークフローは、最短10分で設定が完了し、ドラッグ＆ドロップの簡単な操作でフローを作成できます。Excelと同様の操作感と、メール・チャット通知からのワンクリック承認により、誰でも迷わず利用可能です。

また、電子契約など外部システムとの連携や、申請データの自動集計・レポート作成機能も備えています。

無料で使えるワークフローシステムのメリット

無料で利用できるワークフローシステムには、初期導入のハードルが低くなるなど、無料ならではの利点があります。ここでは、代表的な以下のメリットについて詳しく見ていきましょう。

初期コストを大幅に抑えられる

無料で使えるワークフローシステムの最大のメリットは、初期費用をかけずにワークフローシステムを導入できる点です。

有料システムの場合、ライセンス費用や構築コストなど、導入時に多額の初期投資が必要になります。しかし、無料システムを活用すれば、それらのコストをほぼゼロに抑えられるのです。

「ワークフローの電子化は予算的に難しい」と二の足を踏んでいた企業も、無料システムなら気軽に一歩を踏み出せます。また、基本的な機能を無料で使える製品なら、システム選定や予算獲得のリスクヘッジにもなります。

手軽に使い始められる

無料のワークフローシステムは、機能を絞り込んでシンプルに設計されているものが多いため、導入や運用の手間が少ないのも魅力です。

細かな設定を一から行う必要がなく、直感的な操作ですぐに使い始められるツールが多いのが特徴です。ITスキルに自信のない社員でも抵抗なく利用でき、スムーズに業務フローの運用を進められます。また、システムの設定も不要なため、管理者の負担も少ないです。

「とりあえず試してみたい」という企業にとって、無料プランのシンプルさと使いやすさは大きなメリットでしょう。

自社に合ったシステムを見極められる

実際にシステムを使用してみないと、自社の業務にマッチしているかどうかを判断するのは難しいです。

無料のワークフローシステムを活用すれば、事前検証を繰り返したり、複数の製品を比較したりといったトライアルを低コストで行えます。実際の使用感を確かめながら、自社に最適なシステムを見極められるでしょう。

数ある選択肢のなかから最良のシステムを選ぶには、実際に使ってみるのが一番の近道だと言えます。

有料プランへのスムーズな移行が可能

将来的に利用規模の拡大が見込まれる場合は、無料プランから導入を始めるのがおすすめです。最初から無料プランを使用していれば、データ移行などの手間がかからず、そのまま有料プランへ切り替えられます。

また、無料期間中に十分な検証を行い、自社の業務フローとの高い親和性が確認できれば、有料プランの導入判断もスムーズに下せるでしょう。段階的に機能を拡張しながら使うことができるため、システムへの適応もしやすくなります。

無料ワークフローシステムのデメリット

無料で使えるワークフローシステムには、多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。ここでは、以下4つのデメリットを見ていきましょう。

これらのデメリットを理解し、自社のニーズに合った選択をすることが大切です。

利用できる機能に制限がある

無料で使えるワークフローシステムでは利用可能な機能が限定的であるため、すべての業務を十分にカバーできないことがあります。

高度な承認フローの設定や、申請フォームのきめ細かなカスタマイズなど、無料版の機能では実現できない場合が少なくありません。必要な機能が利用できないと、現場の業務効率化につながらず、期待した導入効果が得られないリスクもあります。

「無料だから仕方ない」で妥協せず、自社に本当に必要な機能が揃っているかを見極めることが肝心です。

サポートや保証が手薄

無料のワークフローシステムを利用する際は、サポート体制が手薄でないかにも注意してください。

機能面の質問や、トラブル発生時の問い合わせなどをしたくても、無料ユーザーはサポート対象から外れている場合があります。また、操作方法で分からないことがあっても自力で解決するしかなかったり、システム不具合が発生しても復旧までに時間がかかったりと、安定した運用を阻害するリスクは無視できません。

手厚いサポートを期待するなら、無料システムでは物足りなさを感じてしまうでしょう。

セキュリティ面での不安がつきまとう

無料システムのセキュリティ対策が不十分だと、機密情報の漏えいリスクも懸念されます。

申請データのバックアップ体制の甘さや、アクセス制御の仕組みの脆弱さなど、セキュリティ面での不安を感じる製品も存在します。特に、申請書に個人情報や企業の極秘情報が含まれるケースでは、慎重にシステムを選定しなければなりません。

無料システムの利用でコストメリットを享受できる一方で、セキュリティ面のデメリットは避けて通れない課題です。

無料期間終了後の費用負担が重荷に

無料期間の終了後に突然、高額な利用料金が発生するプランもあるので気を付けましょう。

アカウント数に応じた従量課金制のシステムなら、ユーザー数の増加に伴って月額費用が跳ね上がるケースもあります。無料だからと安易に導入して、無料期間が終わった後に想定外の費用を負担しなければならなくなったという事態を招かないよう、事前の確認は欠かせません。

無料と有料の違いを知って、自社に最適なワークフローシステムを見つけよう

無料プランと有料プランの違いを正しく理解することは、自社に最適なワークフローシステムを選ぶための第一歩です。

それぞれの特性を見極めつつ、自社の業務フローに合ったシステム選びを進めていくことが大切です。コスト面だけでなく、機能面や運用面のメリット・デメリットも比較検討し、長期的な視点を持って導入判断を下しましょう。

本記事で解説した無料ワークフローシステムの選定ポイントを参考に、自社に最適なシステムを見つけてください。