中小企業向けワークフローシステム14選！ 選び方と導入手順を紹介

中小企業がワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入することで、中小企業は以下のようなメリットを得られます。

ここでは、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

業務効率化と生産性の向上

ワークフローシステムの導入により、申請・承認プロセスを自動化し、業務の迅速化と効率化を図ることが可能です。ペーパーレス化により、書類の作成・管理・保管にかかる時間と手間が削減されます。業務プロセスの最適化も期待でき、無駄な作業が減ることで、生産性の向上につながるのです。

コミュニケーションの円滑化

ワークフローシステムによって電子化された情報を関係者が共有でき、コミュニケーションを円滑に行えます。リアルタイムな情報共有も可能になるため、意思決定の迅速化と部門間連携の強化が可能です。

ナレッジの蓄積と共有が容易になるため、業務の属人化リスクを軽減できます。

リモートワークへの対応力強化

クラウド型のワークフローシステムは、テレワークや分散型ワークに必要な業務インフラとしても機能します。モバイルデバイスからの申請・承認も可能になり、場所を問わない働き方が実現できるのです。

リモートワークへの対応力を強化するうえで、非常に有効です。

内部統制とコンプライアンスの強化

ワークフローシステムにより、権限設定とアクセス管理ができ、機密情報の漏洩リスクを低減することも可能です。申請・承認プロセスの可視化が実現し、不正や違反行為の防止につながります。

また、監査証跡の自動記録により、内部統制の実効性が向上します。

中小企業向けのワークフローシステム14選

中小企業向けのワークフローシステムには、さまざまな選択肢があります。導入にあたり、料金体系や主な機能、対象企業規模、提供形態など、システムの特徴を比較検討することが大切です。 

ここでは、中小企業に適したワークフローシステムをご紹介します。それぞれどのような特徴があるのか、見ていきましょう。

X-point Cloud

X-point Cloud（エクスポイントクラウド）は、紙の帳票イメージをそのままWeb入力フォームにできるため、直感的な操作が可能で、導入時の利用者の負担を軽減します。スマホアプリにも対応しており、場所を選ばずに利用可能です。30日間の無料トライアルや、充実したサポート体制も魅力です。

AgileWorks

AgileWorks（アジャイルワークス）は、人事システムを考慮した履歴構造を持つため、未来組織の事前設定や、役職管理、書類の引き継ぎ、権限譲渡などの組織改編に柔軟に対応できます。

クラウド版とパッケージ版の2つの形態で提供されており、クラウド版は初期費用を抑えてすぐに導入でき、パッケージ版は要件に合わせて柔軟な構築やカスタマイズが可能です。

ジンジャーワークフロー

ジンジャーワークフローは、入社・異動や従業員情報の変更などをデータベースに自動的に反映し、承認ルートの設定や操作が簡単に行えます。操作画面の使いやすさにもこだわっており、スマートフォンにも対応。これにより、システムの操作に慣れていない方でも簡単に利用でき、運用定着を支援します。

Gluegent Flow

Gluegent Flow（グルージェントフロー）は、中堅・大企業向けのワークフロー自動化ツールです。直感的なフォーム作成機能に加え、組織改編時にもグループウェアと連携することで再設定が不要です。

さらに、業務フローの自動化やデータのスプレッドシート・フォルダへの自動出力など、多様な業務を効率化できます。

バクラク申請

バクラク申請は、経費精算・申請、請求書発行、債権管理など、多岐にわたる業務を効率化する機能を提供します。AIによる書類読み取りや自動仕訳、会計ソフト連携、電子帳簿保存法対応などが特徴です。導入社数は2025年時点で10,000社を超え、99%以上のサービス継続率を誇ります。

承認TIME

承認TIMEは、稟議申請や押印申請をはじめとした、社内文書の申請・承認・回覧を電子化するクラウド型のワークフローシステムです。1IDあたり月額300円、10ID単位で申し込めるサブスクリプション方式で、中小企業でも導入しやすい価格設定となっています。

楽々WorkflowII

楽々WorkflowII（らくらくワークフロー ツー）は、複雑な承認経路も簡単に設定でき、部門利用から全社・グループ会社での利用まで対応可能です。文書管理や人事、経費精算など、さまざまなワークフロー業務の統一基盤として活用できます。

また、利用状況データを可視化・分析し、業務改善につなげることも可能です。

Create!Webフロー

Create!Webフロー（クリエイトウェブフロー）は、紙の申請書をそのまま電子化できるため、従来の業務フローを大きく変えることなく、スムーズな移行が可能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスにも対応しており、場所や時間を選ばず、申請・承認が可能。

リモートワークや外出先からの利用にも最適です。

POWER EGG

POWER EGG（パワーエッグ）の特徴として、ドラッグ＆ドロップによる簡単な申請フォーム作成、組織や役職に応じた柔軟な決裁ルート設定、PCやスマートフォンからの申請・承認機能があります。

さらに、人事異動時のルート変更も容易であり、グローバル企業にも対応できるよう、多言語やタイムゾーン設定も可能です。

ジュガール

ジュガールは、PCやスマホから場所を選ばない働き方をサポートし、メールアドレス不要でのユーザー登録や、LINE WORKS/Teamsとの連携によるスムーズなログインが可能です。

また、最新の認証・認可技術に基づく権限管理とセキュリティ設定により、安全かつ使いやすいワークフローシステムを提供します。

WaWaFlow

WaWaFlow（ワワフロー）は、インターネットに接続できれば、各営業所間でも「ワークフロー」を導入できます。申請ルートや承認パターン、フリーフォームで書式を自由に作成できるため、簡単な申請から複雑な申請まで、柔軟に対応できます。

プログラムの知識がなくても申請フォームを簡単に作成でき、1ID月400円という手頃な価格で導入可能です。

らくらくBOSS

らくらくBOSSは、通勤費管理、旅費・経費精算、電子申請ワークフロー、探索ナビゲーションなどの機能を提供しています。特に、通勤費管理システムは、定期券の発行、解約、自動更新、運賃改定に柔軟に対応します。

強みは、クラウド型であるため安価な価格設定で、インターネット環境があればすぐに導入できる点です。

また、顧客の運用に合わせたシステム設定の変更が可能で、多様なニーズに対応できる高機能も特徴です。

MAJOR FLOW

MAJOR FLOW（メジャーフロー）は、25年以上の実績とノウハウが詰まったワークフローシステムです。中小企業でも、紙やExcelでの作業から脱却し、業務効率化と品質向上を実現できます。

ユーザー数に応じた柔軟なプランが用意されており、50ユーザーまでは月額15,000円（税抜）から利用できます。

BPワークフロー

BPワークフローは、シンプルな画面設計で直感的な操作が可能です。申請・承認管理、テンプレート管理、承認グループ・ルート管理、ユーザーライセンス管理、差し戻し/取戻し機能など、豊富な機能を備えています。導入に向けたサポートも充実しており、安心して利用を開始できます。

中小企業に最適なワークフローシステムの選び方

中小企業がワークフローシステムを選ぶ際は、以下のポイントに着目しましょう。

ここでは、それぞれの選定ポイントを詳しく解説します。

カスタマイズ性は高いか

中小企業がワークフローシステムを導入する際は、自社の業務フローに合わせてカスタマイズできる柔軟性に着目しましょう。業務プロセスや申請フォームを自由に設計・変更できるシステムが、中小企業の多様なニーズに対応できるため、おすすめです。

カスタマイズ性の高いシステムは、業務の変化や成長に合わせて柔軟に対応することができます。

シンプルで直感的な操作性か

中小企業のシステム利用者が持つITスキルは、人によって差が大きいため、シンプルで直感的な操作性を備えたシステムが適しています。利用者の習熟度に合わせたUI/UX設計により、ユーザーの受容性と満足度が向上するのです。

シンプルな操作性は利用者の抵抗感を軽減し、円滑なシステム導入と定着につながります。

セキュリティ要件を満たしているか

中小企業のワークフローシステムは、機密情報を扱うため、セキュリティ要件を満たす十分な機能が不可欠です。ユーザー認証やアクセス制御、データ暗号化など、さまざまなセキュリティ対策が求められます。

クラウドシステムの場合は、信頼できるベンダーの選定とサービスレベルアグリーメント（SLA）の確認が大切です。

既存システムと連携が取れるか

中小企業が利用する既存システムとスムーズに連携できるかは、ワークフローシステム選定で注目すべき機能の一つです。会計システムや人事システムなど、他の業務システムとのデータ連携により、業務の効率化と情報の一元管理が可能になります。

APIやデータ変換機能など、柔軟な連携オプションを備えたシステムがおすすめです。

中小企業がワークフローシステムを導入するステップ

ワークフローシステムを導入する際の流れは、以下のとおりです。

ここでは、それぞれのステップを一つずつ見ていきましょう。

導入の目的と要件を定義する

ワークフローシステム導入の目的と要件を明確に定義することは、プロジェクトの成功に不可欠です。課題解決のための機能要件や、ユーザー数、セキュリティ要件など、システム選定の基準をリスト化しましょう。

導入の目的と要件を関係者で共有し、プロジェクトの方向性について合意形成を図ることが大切です。

自社の課題を明確にする

自社の業務フローを可視化し、課題を明確化することは、ワークフローシステム導入の第一歩です。現状の業務プロセスを詳細に分析し、非効率な部分や問題点を洗い出しましょう。

課題の優先順位を付け、ワークフローシステムで解決すべき点を明らかにすることがポイントです。

運用ルールを策定する

利用者への十分な説明と運用ルールの策定は、ワークフローシステムの円滑な運用の基盤です。システムの目的や利用方法を分かりやすく説明し、利用者の理解と協力を得ることが欠かせません。

また、申請・承認のルールや例外処理の手順など、運用ルールを明確に定めておきましょう。

自社に適したワークフローシステムを選ぶ

自社に最適なワークフローシステムを選定し、試用することは、導入の成功につながる重要なステップです。複数のシステムを比較検討し、自社の要件に合致するシステムを選定しましょう。試用期間を設け、利用者の意見を収集し、課題の早期発見と改善を図ることが大切です。

継続的に運用改善とフォローアップを行う

継続的な運用改善とフォローアップは、ワークフローシステムの長期的な成功と定着を実現します。利用状況や課題を定期的にモニタリングし、システムの改善や機能追加を行いましょう。

このとき利用者からのフィードバックを収集し、ユーザーサポートや教育を継続的に提供します。こうした継続的な運用改善とフォローアップにより、ワークフローシステムの効果を最大限に引き出すことができるのです。

中小企業がワークフローシステム導入時に直面する課題

ワークフローシステムの導入は、中小企業にとって大きなメリットをもたらしますが、導入時には以下のような課題に直面することがあります。

ここでは、中小企業がワークフローシステム導入時に直面する主な課題と、その対策について見ていきましょう。

利用者に抵抗感がある

利用者のシステムに対する理解不足と抵抗感は、ワークフローシステム導入の大きな障害となりうるため、適切な対策をしなければなりません。システムの目的や利点を丁寧に説明し、利用者の不安や疑問に耳を傾けましょう。

利用者の意見を取り入れながら段階的な導入と改善を進めることで、抵抗感を軽減できます。

管理者不在で運用負荷が集中する

システム管理者の不在と運用負荷の集中は、中小企業のワークフローシステム運用における深刻な問題です。そのため、社内のIT人材を育成し、システム管理の知識とスキルを持つ人材を確保することが望ましいでしょう。

外部のシステム管理サービスを活用し、運用負荷を分散するのも有効な対策です。適切な管理体制の整備は、ワークフローシステムの安定運用と継続的な改善を実現します。

業務実態に合わないシステム設定

現場の業務実態に合わないシステム設定は、ワークフローシステムの効果的な活用を妨げる大きな問題です。対策として現場の意見を取り入れながら、業務フローとシステム設定の調整を行うことが欠かせません。

柔軟なカスタマイズ機能を活用し、業務実態に即したシステム運用を行いましょう。

運用ルールの未整備と責任の不明確さ

運用ルールの未整備と責任の不明確さは、ワークフローシステムの円滑な運用を阻害する要因となります。これを防ぐために、申請・承認プロセスのルールを明文化し、関係者で共有することが大切です。システム利用における責任と権限を明確にし、運用体制を整備しましょう。

中小企業の業務効率化に、ワークフローシステムを活用しよう

ワークフローシステムは、中小企業の業務効率化と生産性向上に大きく貢献する強力なツールです。システムを最大限に活かすためには、自社の課題と要件を明確にし、最適なシステムを選定することが欠かせません。

この記事でご紹介した選定ポイントや、おすすめのシステムを参考に、自社に合ったワークフローシステムを導入してみてください。自社に最適なワークフローシステムを選定し、効果的に活用することで、新たな成長の機会を掴むことができるでしょう。