オンラインストレージとは？ 主な用途や選定ポイントを解説

オンラインストレージとは

オンラインストレージは、インターネットを介してデータを保管・共有できるクラウドサービスの一種です。インターネットに接続できる環境があれば、場所を選ばずにデータにアクセスできます。オンラインストレージを利用することで、大容量のデータを手軽に保管・共有できるようになるのが特徴です。

ここでは、オンラインストレージの主な種類である同期型と非同期型の違いと、オンラインストレージとクラウドストレージの違いをそれぞれ見ていきましょう。

同期型と非同期型の違い

オンラインストレージには、同期型と非同期型の2種類があります。

同期型は、複数のデバイス間でデータを自動的に同期するため、常に最新のデータを利用できるのが特徴です。一方、非同期型は、ユーザーが手動でデータをアップロード・ダウンロードしなければなりません。しかし、容量を柔軟に管理できるというメリットがあります。

クラウドストレージとの違い

オンラインストレージは、クラウドストレージの一種です。クラウドストレージは、ストレージ以外にもさまざまなサービスを提供するのに対し、オンラインストレージはストレージに特化したサービスと言えます。

また、オンラインストレージは、シンプルで使いやすいインターフェースを提供していることが多いのが特徴です。クラウドストレージのなかでも、ストレージ機能に特化することで、より使いやすいサービスを実現しています。

オンラインストレージの主な用途

ここまで、オンラインストレージの大まかな特徴について説明しました。では、オンラインストレージは具体的にどのような用途で使用されるのでしょうか。

オンラインストレージの主な用途は、以下のとおりです。

ここでは、上記の用途をそれぞれ解説します。

ファイル共有

オンラインストレージでのプロジェクトメンバー間のファイル共有は、円滑なコラボレーションを促進します。メンバー全員が最新のファイルにアクセスできるため、情報の共有がスムーズに行えるのが特徴です。

また、バージョン管理機能により、変更履歴を追跡し、必要に応じて以前のバージョンに戻すことも可能です。情報のアップロードと共有が簡単になれば、従業員間の連携やコミュニケーションも取りやすくなるでしょう。

リモートワーク環境

オンラインストレージは、場所を選ばずにデータにアクセスできるため、リモートワークに最適です。自宅やサテライトオフィスなど、さまざまな場所からデータを利用できます。

リモートワークでデータにアクセスする際は、VPN（仮想プライベートネットワーク）などのセキュリティ対策がされたアクセス環境と組み合わせて、安全性を確保しましょう。オンラインストレージを活用することで、リモートワークへの柔軟な対応を実現できます。

大容量データの転送

オンラインストレージは、クラウド上に大容量のデータを保管・転送できるのが利点です。高解像度の画像や動画、大規模なデータセットなどの保管に適しています。

オンラインストレージを使えば、ローカル環境のストレージ容量を圧迫せずに、大容量データを扱うことが可能です。また、ネットワークにアクセスできる環境があれば、いつでもデータを閲覧できます。

大容量ファイルの自動バックアップ

オンラインストレージは、写真や動画などの大容量ファイルのバックアップに適しています。これは、前述のとおり、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した写真・動画を自動的にオンラインストレージに保存できるためです。

クラウド上に保存することで、スマートフォンやPCのストレージ容量を節約できます。また、ハードウェアと異なり、事故やトラブルでデータが紛失する心配がないのは魅力的でしょう。

オンラインストレージの主なメリット

ここまでの説明を踏まえて、オンラインストレージを導入するメリットは以下のとおりです。

ここでは、上記のメリットについて詳しく解説します。

複数人とファイル共有ができる

オンラインストレージは、複数人でファイルを共有・編集できる環境を提供します。共有フォルダを設定することで、チームメンバーとファイルを簡単に共有できるのがメリットです。

また、リアルタイムでの共同編集機能を備えたサービスもあり、効率的なコラボレーションが可能になります。チームでの情報共有とコラボレーションを促進するツールとして、オンラインストレージは最適でしょう。

場所を選ばずアクセスできる

オンラインストレージは、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、非常に便利です。出張先やリモートワーク時でも、必要なデータに簡単にアクセスできます。

また、スマートフォンやタブレットからもデータにアクセスできるため、モバイルワークにも最適です。場所を選ばずにデータを活用できるオンラインストレージは、柔軟な働き方を支援してくれます。

導入・運用コストが低い

オンラインストレージは、自前のサーバー構築とメンテナンスが不要なため、コスト削減につながります。初期投資が不要で、利用した分だけ料金を支払う従量課金制のサービスが多いです。

また、ストレージ容量を柔軟に調整できるため、ビジネスの成長に合わせたコスト最適化が可能です。コストを抑えつつ、必要なストレージ容量を確保できるため、大容量のデータの保存や共有が必要になる企業にとって魅力的でしょう。

データ損失のリスクが軽減する

オンラインストレージの定期的な自動バックアップ機能は、データ損失のリスクを軽減します。ローカル環境のデータが失われた場合でも、オンラインストレージ上のデータを復元できて安心です。

また、オンラインストレージは災害対策としても有効で、事業継続計画（BCP）の一環として活用できます。特に、ハードウェアでのデータ管理に労力を割いている企業におすすめです。

オンラインストレージのセキュリティ対策と注意点

ここまで解説したように、オンラインストレージはさまざまなメリットをもたらすサービスです。しかし、導入の際に適切なセキュリティ対策を講じなければ、不正や情報漏洩などのリスクにつながる危険性も持っています。

オンラインストレージのセキュリティを高めるポイントは、以下のとおりです。

ここでは、上記の注意点について解説します。

適切なアクセス権限を設定する

オンラインストレージでは、ユーザーごとにアクセス権限を設定することで、不正アクセスを防止できます。機密情報を扱う場合は、アクセス権限を最小限に設定し、定期的に見直すことを心がけましょう。

また、ユーザーの追加・削除や権限変更は、適時に行ってください。例えば、まだ共有すべきでないユーザーを追加し、データへのアクセスができてしまうと、情報漏洩につながりかねません。

また、業務上でデータアクセスが必要なのにもかかわらず、アクセス制限をかけてしまうと、業務が停滞してしまうため、適切なアクセス権限を設定しましょう。

データ暗号化を活用する

オンラインストレージの保存データ暗号化は、情報漏洩のリスクを低減する効果があります。暗号化の種類や強度は、サービスによって異なるため、セキュリティポリシーに合わせて選択することが大切です。

また、クライアント側での暗号化にも対応しているサービスもあります。データの機密性が求められる場合は、暗号化機能の充実度を評価してサービスを選ぶとよいでしょう。

二要素認証などを導入する

二要素認証の導入は、オンラインストレージのアカウントセキュリティを強化する手段です。パスワードに加え、SMS認証やワンタイムパスワードを求めることで、不正ログインを防げます。

また、シングルサインオン（SSO）との連携により、利便性とセキュリティを両立できます。二要素認証の導入は、オンラインストレージのセキュリティ対策として非常に有効です。

オンラインストレージを選ぶ際のポイント

オンラインストレージサービスは数多くあるため、自社に最適なサービスを選ぶことが重要です。オンラインストレージの選定では、以下のポイントを意識してみてください。

ここでは、上記のポイントについて解説します。

同期型・非同期型の特性を理解する

オンラインストレージ選定時は、用途に応じて同期型・非同期型を選択することが肝心です。複数のデバイスで常に最新のデータを同期したい場合は、同期型が適しています。

一方、大容量データの保管や、容量を柔軟に管理したい場合は、非同期型がおすすめです。自社の用途に合わせて、同期型・非同期型のどちらにするかを、選定の初期段階で決めておきましょう。

ニーズに適した容量を見極める

オンラインストレージの選定では、必要な容量を見積もり、適切なプランを選ぶことが大切です。現在のデータ量に加え、将来的な増加分も考慮して容量を決める必要があります。

無料プランで十分な容量が得られない場合は、有料プランへの移行も検討しましょう。無料プランを使う際は、操作感だけでなく、コストと必要容量のバランスを図ることがポイントです。

セキュリティ機能の充実度をチェックする

オンラインストレージ選定の際は、セキュリティ機能の充実度を確認し、安全性の高いサービスを選択すべきです。データの暗号化、二要素認証、アクセス制御など、セキュリティ機能のレベルを比較しましょう。

何より、自社のセキュリティポリシーに合致したサービスを選ぶことが重要です。安さと同じようにセキュリティも軽視せず、自社のポリシーや業務内容を踏まえて、十分なセキュリティ対策が施されたサービスを選びましょう。

オンラインストレージを賢く活用して、データ管理を一新しよう

オンラインストレージを導入・運用する際は、その特徴を理解し、効果的に活用することで、データ管理を効率化できます。場所やデバイスを選ばないアクセス性、シンプルなファイル共有、自動バックアップによるデータ保護など、オンラインストレージのメリットを最大限に活かしましょう。

本記事では、オンラインストレージの特徴や主な用途、選び方のポイントについて解説しました。セキュリティ対策を十分に行い、自社のビジネスに適した容量・プランを選択することで、安全かつ効率的なデータ管理を実現しましょう。