オンラインストレージを導入する6つのメリット！ デメリットも解説

オンラインストレージを導入するメリット

オンラインストレージ導入の主なメリットは、以下のとおりです。

ここでは、上記のメリットについて詳しく説明します。

場所を選ばずアクセスできる

オンラインストレージは、インターネット環境さえあれば、場所を選ばずアクセスできるのが大きな利点です。外出先やテレワーク時でも、必要なデータにアクセスできるため、業務の効率化につながります。

また、複数のデバイスからアクセスできるため、タブレットやスマートフォンでの利用も可能です。そのため、営業職や在宅勤務のようにオフィス以外での仕事が多い企業は重宝するでしょう。

自動バックアップでデータを保護する

オンラインストレージは、定期的な自動バックアップによりデータ保護を実現します。自動バックアップにより、意図しないデータの消失や破損のリスクを軽減できるのです。

また、バックアップデータから簡単にデータを復元できるため、トラブル発生時の対応も迅速に行えます。データ保護の手間を省きつつ、万一の際のリカバリーが容易になるのもメリットでしょう。

データの一元管理で業務を効率化できる

オンラインストレージは、データの一元管理により業務効率化を促進します。複数の社員が同じデータにアクセスできるため、情報共有がスムーズに行えるのが利点です。

また、データの重複や不整合を防ぎ、データ管理の手間を削減できます。バージョン管理も容易になるため、業務の効率化と品質向上が期待できるでしょう。

初期コストと運用コストが低い

オンラインストレージは、自社でサーバを構築する必要がありません。そのため、初期投資を大幅に抑えて導入できるのがメリットです。

また、保守・運用はサービス提供側が行うため、自社での管理工数を削減でき、ランニングコストの低減につながります。サーバを運用するための人材が必要ないのも魅力です。

サーバ管理の手間が不要

オンラインストレージは、サービス提供側が管理・運用を実施するので、自社のサーバ管理の負担を大幅に軽減できます。サーバのメンテナンスやトラブル対応などの管理業務を、サービス提供側に任せられるためです。

これにより、自社のIT担当者の負担を軽減でき、本来の業務に集中して取り組めるでしょう。社内リソースを本業から割いたために、結果としてオンラインストレージの導入前よりも生産性が低下するといったリスクを回避できます。

災害対策とリスク分散になる

オンラインストレージは、クラウド上にデータを保管することでリスク分散を実現し、災害対策としても有効です。自社設備でトラブルが発生しても、クラウド上のデータは影響を受けないため、事業継続が可能になります。

また、地理的に離れた場所にデータを保管できるため、災害時のリスク分散につながります。災害に強いシステム環境を構築できるのも、オンラインストレージの大きなメリットです。

オンラインストレージを導入するデメリット

ここまで、オンラインストレージのメリットを紹介しました。しかし、オンラインストレージを導入する際には、いくつかの注意点を押さえておく必要があります。

オンラインストレージを導入するデメリットは、主に以下のとおりです。

ここでは、上記のデメリットについて解説します。

セキュリティリスクへの対応が必要

オンラインストレージは、外部サービス利用に伴うセキュリティリスクが避けられないため、適切なセキュリティ対策の実施が不可欠です。データを外部に預けることによる情報漏洩のリスクがあるため、暗号化などのセキュリティ対策を講じてください。

また、自社でセキュリティポリシーを策定し、適切なアクセス制御や監視体制を整える必要があります。セキュリティ対策の負担が増えることは、オンラインストレージ導入の際に考慮すべきデメリットと言えるでしょう。

アカウント管理の運用負荷がかかる

オンラインストレージは、利用者のアカウント管理が必要であり、退職者のアクセス制御など運用面の対応が求められます。利用者の増減に合わせたアカウントの発行・削除など、アカウント管理の運用負荷がかかるのはデメリットです。

特に、退職者のアクセス制御を確実に行わないと、情報漏洩のリスクにつながるため、運用ルールの策定と徹底が欠かせません。同期アプリを使い連携を強めるなど、アカウント管理の手間を減らす工夫が重要です。

カスタマイズに制限がある

オンラインストレージは、標準機能の範囲内での利用が基本であり、自社要件に合わせた詳細なカスタマイズが困難な場合があります。サービス提供側が用意した機能の範囲内での利用が基本となるため、自社独自の要件に完全に合わせることは難しいです。

そのため、自社の業務にフィットしたオンラインストレージを導入するには、カスタマイズ性が高いサービスを選ぶか、自社の業務フローをサービスに合わせる必要があります。

障害発生時の対応が難しい

オンラインストレージは、障害発生時の対応が提供ベンダー主導になるため、自社独自の迅速な対応が難しい面があります。障害発生時は、サービス提供側の対応に依存せざるを得ないため、自社での対応力が限定的になりがちです。

また、障害の原因や復旧見込みなどの情報が得にくく、自社での判断が難しくなるケースがあります。万一の障害発生時の対応方法を、事前に確認しておくことが大切です。

オンラインストレージを賢く活用しよう！

オンラインストレージを導入する際は、メリット・デメリットをしっかり理解し、自社に最適なサービスを選定して利用ルールを策定することが欠かせません。メリットを最大限に活かし、デメリットを最小限に抑えるためには、自社の業務特性や要件を明確化し、それに合ったサービスを選びましょう。

利用ルールを策定し、運用体制を整えることで、安全性と利便性を両立したオンラインストレージの活用が可能になります。本記事が自社に最適なオンラインストレージサービスの導入・運用を行う参考になれば幸いです。