BIツールがいらないと感じる理由は？ 活用するためのステップを紹介

BIツールは本当にいらない？ そもそもの役割とは

BIツールに対して「いらない」と感じる企業も少なくありません。しかし、BIツールの本来の役割を理解することで、その必要性が見えてくるはずです。

ここでは、BIツールの概要と主要機能について解説します。

BIツールの概要

BIはビジネスインテリジェンスの略称であり、BIツールとはデータ分析と可視化に特化したツールのことです。業務の意思決定に役立つ情報を引き出すことを目的とし、大量のデータから重要なポイントを抽出して経営層や現場に提供します。

昨今のビッグデータ時代において、膨大なデータを効率的に活用するためのツールとして注目されています。

BIツールの主要機能

BIツールは主に、データの「収集」「加工」「可視化」の3つの機能を持つツールです。データ収集機能によって社内のさまざまなシステムからデータを集約し、加工機能でそのデータを分析に適した形に整形できます。

従来のデータ分析ツールよりも、大規模なデータ処理が可能になるのが特徴です。可視化機能を使って、加工したデータをグラフやダッシュボードなどでビジュアル的に表現し、データの傾向や課題を直感的に理解できるようになります。

BIツールをいらないと感じる「3つ」の原因

BIツールを導入したものの、十分に活用できていないと感じる企業は少なくありません。その原因は、以下の3つです。

ここでは、上記の原因をそれぞれ解説します。

導入目的が不明確で、データが整備されていない

データが整理されておらず、BIツール導入の具体的な目的が定まっていないことが、BIツールが活用されない原因の1つです。BIツールを導入しても、分析に必要なデータが社内に散在していたり、データの形式が統一されていなかったりすると、十分な活用ができません。

BIツール導入の目的を明確にせずに、単に「ビッグデータを活用したい」という漠然とした理由で導入しても、具体的な活用シーンは見えてきません。

ニーズと機能が適合していない

現場のユーザーの業務内容とBIツールの機能が合っておらず、経営層と現場で求める機能に違いがあることも原因の1つです。経営層はダッシュボードで全体像を把握したいと考えている一方、現場は詳細なデータを使った分析を求めることもあり、立場によって必要な機能が異なります。

上記の導入目的と併せて、特にどの業務で使うことになるのかも明確にしましょう。ユーザーのニーズを適切に把握せずにBIツールを選定してしまうと、せっかく導入したツールが使われずに終わってしまいます。

ユーザー学習のサポート体制が整っていない

BIツールの使い方を学ぶ機会や場が提供されておらず、教育体制が整っていないと、BIツールの活用が促進されません。BIツールを使いこなすには、一定の学習が必要なのです。

多くの企業では導入時の操作教育が不十分で、ユーザーが試行錯誤で使い方を学ばなければなりません。また、マニュアルや勉強会など継続的な学習の場がないと、せっかく覚えた操作方法も忘れてしまい、活用が進まなくなってしまいます。 特に導入時にしっかりとサポートを行うことが、ユーザーの意欲の面でも重要です。

BIツールを活用するための「3つ」のステップ

ここまで、BIツールが活用されない原因を説明しました。BIツールを効果的に活用するためには、導入前から導入後までの適切なアクションが必要です。

特に以下のステップを踏んで、導入を進めましょう。

ここでは、上記のステップを順を追って解説します。

ユーザー目線で要件を定義してツール選定する

BIツールを活用するためのステップの1つは、主要ユーザーへのヒアリングを行い、経営層と現場の要望をすり合わせて必要な機能を洗い出すことです。ユーザー部署の業務内容や課題をよく理解し、それぞれのユーザー像に合ったツールを選定しましょう。

経営層と現場のギャップを埋めるため、双方の要望を取り入れながら要件定義を進めていきます。そのうえで、経営層と現場をつなぐ橋渡しとなる担当者を決めておくのが望ましいです。

導入目的に基づいてデータを整備する

導入目的を定義したら、データ管理のルールを作り、BIツール導入の課題と期待する効果を明確にしましょう。データ整備では必要なデータの所在を明らかにし、フォーマットの統一や不要なデータの削除などを行います。

BIツール導入の目的を「売上の増加」「コスト削減」など、具体的な経営課題と紐付けて整理し、達成すべき目標を設定してください。この際設定する目標は、なるべく具体的かつ数値で表すのが望ましいです。

導入教育とサポート体制を構築する

BIツールの活用を促進するには、ツールベンダーの教育サービスを活用し、専任の担当者による操作マニュアル整備と定期的な勉強会を実施することが重要です。ツールベンダーが提供する導入教育や技術サポートを積極的に利用し、ユーザーの理解度を高めましょう。

また、専任の担当者を置いて、ツールの使い方に関する社内FAQ集の作成や、定期的な勉強会の企画・運営を行うことも効果的です。

BIツールをいらないと感じるなら、アクションプランを見直そう

BIツールを使いこなすためには、データ整備と目的の明確化、ユーザー目線でのツール選定、教育・サポート体制の整備が重要なアクションプランとなります。これらのアクションを同時並行で進めることで、BIツール活用の実効性を高められるでしょう。

まずは小さく始めて、活用事例を社内で共有し、全社での活用の輪を広げていくことが肝要です。BIツールは企業のデータ活用を強力に支援するツールですが、その効果を最大限に引き出すためには、適切な導入プロセスと運用体制の構築が欠かせません。

「BIツールはいらない」と感じているなら、まずは自社の課題とBIツールの役割を見直し、効果的な活用に向けたアクションプランを練り直してみましょう。