自治体向け人事評価システムを紹介！ 選び方から注意点まで解説

自治体で人事評価システムが求められる背景

自治体で人事評価システムが必要になる理由は、以下のとおりです。

ここでは、上記の理由について詳しく解説します。

地方公務員法に対応した評価制度が求められる

改正地方公務員法は、能力及び実績に基づく人事評価の実施を全ての自治体に義務付けています。人事評価システムは、法律が定める能力評価と業績評価の項目を、正確に管理・運用できるツールです。

法令を遵守し、システムによる客観的な評価制度で、職員の納得感を高められます。評価の根拠となるデータを適切に記録・保管することで、万が一の監査や職員からの問い合わせにも迅速に対応できるでしょう。

Excel管理など、アナログな評価業務は効率が悪い

Excelでの評価シート管理は、配布・回収・集計に膨大な時間がかかり、人事担当者の負担が大きいです。手作業による入力ミスや計算ミスが発生しやすく、評価の正確性や信頼性を損なうリスクがあります。

システム化でこれらの手作業を自動化し、評価業務の属人化を防いで、組織全体の効率化が図れます。特に、職員数の多い自治体では、評価時期の業務負荷が集中し、本来の業務に支障をきたすケースも多いため、システム導入による業務改善効果は非常に大きいです。

曖昧な評価や職員の不満を解消するために役立つ

評価基準が曖昧で評価者によって判断がブレることが、職員の不満やモチベーション低下の主な原因です。システムは評価の進捗状況を可視化し、面談記録やフィードバックを一元管理できます。

評価プロセスの透明性が向上し、職員一人ひとりに向き合ったフィードバックが可能になるので、評価の形骸化を防ぐことができるのです。職員が自分の評価根拠を明確に理解できるので、評価への納得感が高まり、モチベーションが高まるでしょう。

自治体が人事評価システムを導入するメリット

ここまで、自治体で人事評価システムが求められる背景を説明しました。

それを踏まえて、自治体で人事評価システムを導入するメリットは、以下のとおりです。

上記について、詳しく見ていきましょう。

担当者の負担が軽減される

人事評価システムは、目標設定から評価入力、承認までを一気通貫で行えるため、紙やファイルのやり取りが不要です。評価シートの自動配布や未提出者への自動催促機能など、これまで手作業で行っていた業務が発生しません。

集計や管理に費やしていた時間を、人材育成計画の策定といった、より戦略的な業務に充てられるようになるのがメリットです。

評価基準が統一される

システムにより、評価基準が統一されることで、評価者ごとの評価のバラつきを防ぎ、公平性を担保できます。全職員が自身の評価基準や評価結果をシステム上で確認できるため、職員自身もその後の改善に取り組みやすいです。

客観的な事実に基づいた評価が可能となり、職員は評価結果に対して納得感を持ちやすくなるでしょう。

戦略的な人材育成・配置ができる

過去の評価データやスキル情報を蓄積・分析することで、個々の職員の強みや育成課題を正確に把握できます。ハイパフォーマーの特性を分析して育成計画に反映するなど、スキルに基づいた適材適所の人員配置が可能です。

データに基づいた客観的な判断により、組織全体のパフォーマンスを最大化した人事が実現できるでしょう。

おすすめの自治体向け人事評価システム

自治体特有の複雑な評価制度や、厳格なセキュリティ要件に対応できるシステムを選ぶことが重要です。

ここでは、多くの自治体で実績があり、法的要件への対応と使いやすさを両立したシステムを厳選してご紹介します。

HRBrain タレントマネジメント

人事評価・目標管理（MBO/OKR）・360度評価・1on1・組織診断サーベイ・ストレスチェックなど、多様な機能を、全てクラウドで一元管理。全国3,500以上の団体・企業に導入されており、自治体での導入実績も多数あります。

One人事

One人事は、勤怠管理・給与計算・年末調整・人事情報管理を一元化できる、クラウド型人事労務システムです。1名から利用できる柔軟な料金体系で、大手企業から官公庁まで幅広い導入実績があり、手厚いサポート体制も魅力。

自治体向け人事評価システムの選び方

自治体のシステム選定では、一般企業とは異なった視点も必要になります。

ここでは、自治体向け人事評価システムの選定ポイントについて解説していきます。

自治体特有のフローに対応できるかを確認する

自治体には独自の評価項目や複雑な評価フローがあるため、システムの柔軟な設定機能が必須になります。絶対評価や多段階評価、自己申告制度など、現在運用している評価制度を再現できるかを確認しましょう。

自治体特有のフローに対応可能な人事評価システムなら、既存の制度を無理なくシステムに移行できるため、現場の混乱を最小限に抑えて導入できます。特に、条例や規則で定められた評価基準や手続きを再現できるシステムを選ぶことで、法的な問題を回避したうえで、スムーズな運用開始が可能です。

ITが苦手な職員でも使えるシステムを選ぶ

全職員が利用するため、マニュアル不要で誰でも直感的に操作できる、シンプルなUIかどうかも重要です。専門用語が少なく、視覚的に分かりやすい画面構成になっているかを、実際のデモ画面で確認してください。

使いやすいシステムは、導入後の問い合わせを減らし、職員の利用を促進して評価制度の定着を早めます。幅広い年齢層の職員が利用することを考慮し、フォントサイズの調整機能やアクセシビリティ対応も確認しましょう。

セキュリティレベルを確認する

職員の機密情報を扱うため、レベルの高いセキュリティ対策が施されているシステムを選んでください。国内データセンターでの管理、IPアドレス制限、二要素認証、通信の暗号化といった対策を確認しましょう。

情報漏えいリスクを排除した運用は、自治体としての信頼性を維持するために重要です。

サポート体制が手厚いかを見極める

システム導入後の運用を軌道に乗せるには、ベンダーの手厚いサポート体制が欠かせません。導入時の初期設定から運用中のトラブル対応まで、迅速にサポートしてもらえるかを事前に確認しましょう。

特に、ITの専門知識を持つ職員が少ない自治体では、サポート体制の充実度がシステムの定着にも直結します。専門知識を持つ担当者のサポートにより、庁内のIT担当者の負担を軽減し、安心してシステムを運用できるでしょう。

費用対効果を検討する

システムの価格は機能やサポート内容によって大きく異なるため、複数社から見積もりを取って比較検討しましょう。初期費用だけでなく、職員数に応じた月額利用料など、長期的な運用コストを総額で把握することが重要です。

自治体にとって必要な機能とコストのバランスを見極めることで、予算内でシステム導入の効果を最大化できます。将来的に従業員が増加したり、評価制度が変化したりしても対応できるよう、柔軟な拡張性も重要です。

人事評価システム導入前に確認すべき注意点

人事評価システム導入を成功させるには、技術的な準備だけでなく組織全体の理解と協力が欠かせません。

システムの導入前に、以下のポイントを押さえておきましょう。

導入の目的を明確にし、庁内で合意形成を図る

選定の際には、「業務効率化」や「人材育成」など、システム導入で何を達成したいのかという目的を最初に明確にしましょう。なぜシステムが必要なのか、導入で何が変わるのかを関係者間で共有し、庁内全体の協力体制を構築することが重要です。

明確な目的を持つことでシステム選定の軸がブレなくなり、導入後の利用も促進されます。

既存の給与システムなどと連携できるかを確認する

人事評価の結果を昇給や賞与に反映させる場合、給与システムとの連携でデータ入力の手間を削減できます。現在使用している職員データベースや給与計算ソフトとCSVやAPIで連携できるか、事前に確認しましょう。

システム間のデータを連携させることで、手作業による転記ミスを防ぎ、人事情報の一元管理も実現します。自治体全体でDX化を推進している場合、外部システムとの連携は必須と言えるでしょう。

一部の部署から、試験的に導入する

全庁一斉導入に不安がある場合は、特定の部署で試験的に導入する方法が有効です。試験導入で得られた職員の意見を基に、本格導入前に設定や運用方法を改善することができます。

この際、事前に課題を洗い出して解決しておくことで、全庁展開した際のトラブルを最小限に抑えられるでしょう。試験導入した部署での成功事例を他部署に共有することで、全庁的な理解促進と導入への不安解消にもつながります。

最適な人事評価システムを導入して、強い自治体組織を作ろう

自治体における人事評価システムの導入は、地方公務員法への対応や職員のモチベーション向上につながります。評価基準が統一され、評価業務が効率化されることがメリットです。また、従来の手作業による漏れや誤入力も防げます。

システムの選定では、自治体特有のフローへの対応や職員全員が使いやすい操作性、堅牢なセキュリティ対策を確認してください。導入前には、導入目的を明確にし、外部ツールと連携しつつ、一部部署から段階的に導入するのが良いでしょう。

本記事を参考に、最適な人事評価システムを導入し、客観的な評価制度の整備と業務効率化を図りましょう。