契約書管理AIで業務を劇的に効率化！ メリットから選び方のポイントまで徹底解説

契約書管理AIとは？

この記事において、契約書管理AIとは、人工知能技術を活用して契約書の管理業務を自動化・効率化するシステムのことを言います。契約書に記載された当事者名、契約日、金額などの重要情報をAIが自動で抽出し、従来は手作業で行っていた台帳作成業務を代替できます。

また、AI-OCR技術を用いることで、スキャンした契約書の画像データからテキスト情報を高精度で読み取ることが可能です。システムに蓄積された契約データは、キーワードやさまざまな条件を指定することで瞬時に検索できるようになり、必要な情報へのアクセスが飛躍的に向上します。

契約書管理AIと契約書レビューAIの違い

契約書管理AIと契約書レビューAIは、どちらも契約業務を支援するAIツールですが、その役割と目的は大きく異なります。

契約書管理AIは、締結後の契約書を効率的に管理することに特化しており、台帳管理、期限通知、検索性の向上など、管理業務の効率化が主な目的です。一方、契約書レビューAIは、締結前の契約書案に潜む不利な条文や法的な問題点を検知し、リスクを低減することを目的としています。

つまり、契約書レビューAIが「契約前のリスク審査」を担当するのに対し、契約書管理AIは「契約後の効率的な管理」を担当するという明確な役割分担があります。

契約書管理AIの主な機能

契約書管理AIに搭載されている代表的な機能は、以下のとおりです。

ここでは、それぞれの機能を詳しく解説します。

紙やPDFの契約書を自動でデータ化する

AI-OCR機能は、スキャンした紙の契約書やPDFファイルから契約情報を高精度で抽出・データ化する機能です。契約当事者名、契約締結日、契約期間、取引金額といった重要項目をAIが自動で識別し、構造化されたデータとして整理します。

最新のAI技術により、手書き文字や複雑なレイアウトの契約書にも対応できる製品が増えており、データ化の精度は日々向上しています。従来は人手で行っていた入力作業が不要になるため、作業時間を大幅に削減できるだけでなく、入力ミスのリスクも排除できるでしょう。

契約の更新漏れをリマインダーで防ぐ

契約書管理AIのリマインダー機能は、契約終了日や自動更新日を自動で管理し、事前に設定したタイミングで担当者に通知を送ります。通知タイミングは「3ヶ月前」「1ヶ月前」「2週間前」など、複数設定でき、契約の重要度に応じて柔軟に調整可能です。

部署内の複数担当者への同時通知も行えるため、担当者の不在や引き継ぎ漏れによるリスクも避けられます。通知には契約の詳細情報や過去の交渉履歴など、更新判断に必要な情報が集約されているため、担当者は迅速かつ的確な意思決定を実現できるでしょう。

必要な契約書や条文を瞬時に検索する

契約書管理AIの検索機能は、従来のファイル名検索にとどまらない、高度な検索能力を提供するものが多くあります。契約書本文に含まれるキーワードを指定した全文検索（あいまい検索）により、「秘密保持」「損害賠償」といった特定の条文を含む契約書を瞬時に見つけ出せます。

取引先名、契約期間、契約金額など、さまざまな条件を組み合わせた複合検索も行え、目的の契約書を迅速に特定できるでしょう。過去の契約内容の確認や類似案件の参照が容易になるので、法務調査にかかる時間を大幅に削減可能です。

関連する契約書を紐付けて一元管理する

契約書管理AIが一般に有する紐付け機能により、基本契約書と個別契約書、覚書、変更契約書などを体系的に関連付けて管理できます。親契約と子契約の関係性を視覚的に表示すれば、契約関係の全体像を正確に把握することが可能です。これにより、契約内容の矛盾や二重契約のリスクも発見しやすくなるでしょう。

プロジェクトや取引先ごとに関連する全ての契約をグループ化して管理できるため、情報の散逸を防ぎ、包括的な契約管理が実現します。担当者が変更になった際も、関連契約の全体像が一目で分かるため、スムーズに引き継ぐことができるでしょう。

契約書管理にAIを導入するメリット

契約書管理AIの導入は、以下のようなメリットをもたらします。

ここでは、それぞれのメリットについて詳しく解説します。

定型的な管理業務を自動化できる

一般に、契約書管理AIの最大のメリットは、契約情報の入力や台帳更新といった定型的な作業を自動化できる点です。契約書をシステムにアップロードするだけで、AIが自動的に必要な情報を抽出し、管理台帳を生成します。そのため、従来数時間かかっていた作業を数分で完了できるでしょう。

これにより、解放された時間を契約条件の改善提案や新規ビジネスの検討など、より付加価値の高い業務に充てられます。担当者1人当たりの管理可能な契約件数が大幅に増加しても、AIの活用により、業務負荷を低く抑えることが可能です。

人的ミスの防止につながる

AIによる自動化は、人的ミスのリスクを大幅に削減し、契約管理の精度と信頼性を向上させます。契約の終了日や自動更新日をシステムが確実に管理し、自動リマインド機能により更新漏れや解約忘れを防げるため、コンプライアンス体制が強化されます。

意図しない契約延長や、重要な契約の失効といった重大なミスを回避できるので、企業の信用とビジネスチャンスを守れるでしょう。また、ユーザーごとのアクセス権限を細かく設定可能なため、情報漏洩のリスクを低減し、内部統制の強化にもつながります。

情報を可視化し、データとして活用できる

契約書管理AIにより、社内に散在していた契約情報を一元管理することで、全社の契約状況を可視化できます。部署ごとや取引先ごとの契約件数、取引金額、契約条件などを分析すれば、事業戦略の策定に役立つ貴重なデータを得られるでしょう。

過去の類似契約を容易に参照できるため、新規契約の交渉において、有利な条件を引き出すための根拠として活かせます。契約データの分析により、不要な契約の洗い出しや、コスト削減の機会を発見することも可能です。

場所を選ばない、柔軟な働き方を実現する

クラウド型の契約書管理AIを導入すると、インターネット環境があれば、オフィス以外の場所からでも契約情報へ安全にアクセスできるのが強みです。テレワークや在宅勤務中でも、契約書の確認や管理業務が行えるようになり、業務の継続性を確保できるでしょう。

紙の契約書を確認するための出社が不要になるため、多様な働き方を推進し、従業員のワークライフバランスの向上にも貢献します。災害時やパンデミック発生時においても、契約業務を滞りなく継続できる体制が整い、事業継続計画（BCP）の観点からも重要な役割を果たします。

失敗しない契約書管理AIの選び方

契約書管理AIの導入を成功させるためには、自社のニーズに合った最適なシステムを選定することが肝心です。選定の際には、以下のポイントを意識してみましょう。

ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

解決したい課題と導入目的を明確にする

システム選定の第一歩は、自社が抱える最も重要な課題を特定することです。「検索に時間がかかる」「更新漏れが多い」「契約情報が散在している」など、具体的な課題を洗い出しましょう。課題を明確にすれば、導入すべきシステムに求める機能の優先順位を正しく判断でき、自社に最適な製品を選べます。

例えば、紙の契約書が大量にある場合はOCR精度を重視し、複数拠点での管理が必要な場合はクラウド対応を優先して選定するとよいでしょう。導入目的が曖昧なままだと、多機能でも使いこなせない、高コストなシステムを選んでしまうリスクがあるため、注意が必要です。

自社に必要な機能がそろっているか、確認する

自社の課題解決に必要な機能が過不足なく搭載されているか、製品どうしの機能を詳細に比較検討しましょう。基本的な管理機能に加え、AI-OCRの精度、検索機能の充実度、リマインダー設定の柔軟性など、具体的な機能要件を確認してください。

既存の社内システム（電子契約サービス、CRM、ERPなど）との連携が可能かどうかも、大切な確認ポイントです。また、将来的な業務拡大や契約件数の増加に対応できる拡張性があるかについても検討すべきでしょう。

セキュリティ体制が整っているか、評価する

契約書は企業の最も重要な機密情報の1つであるため、セキュリティ体制の評価は極めて肝心です。ISMS認証（ISO27001）の取得、データの暗号化、IPアドレス制限、二要素認証といった基本的なセキュリティ対策は必須要件となります。

加えて、データセンターの所在地、冗長性、バックアップ体制についても確認し、災害時のデータ保護体制を評価しましょう。また、ユーザーごとに細かなアクセス権限を設定できる機能は、内部からの情報漏洩を防ぐうえで欠かせません。

誰でも直感的に使えるか、試してみる

契約書管理AIは法務担当者だけでなく、営業や調達など、さまざまな部門の従業員が利用するため、操作性の良さは導入成功の鍵となります。そのため、ITに不慣れな人でも直感的に操作できる、シンプルなインターフェースのシステムを選びましょう。マニュアルなしでも基本操作ができるものが理想的です。

無料トライアルやデモを積極的に活用し、実際の業務シナリオに沿って、複数の担当者で操作感を試してみることをおすすめします。画面の見やすさ、必要な情報へのアクセスのしやすさ、レスポンス速度などもチェックポイントです。

導入後のサポート体制が充実しているか、見極める

システム導入時の初期設定支援から、運用開始後の問い合わせ対応まで、ベンダーのサポート体制の充実度は重要な選定基準です。電話、メール、チャットといった、自社が利用しやすい問い合わせチャネルが提供されているか、確認しましょう。

また、対応時間帯や言語、レスポンスタイムなども事前に把握しておくことが大切です。導入企業の活用事例の共有や、定期的な機能アップデート、ユーザー向けの研修会なども、長期的な運用において見逃せないポイントとなります。

契約書管理AIを導入する際の注意点

契約書管理AIを導入する際は、事前に以下の注意点を把握しておきましょう。

ここでは、それぞれの注意点について詳しく解説します。

導入後の運用コストまで把握しておく

契約書管理AIの導入では、初期費用だけでなく、長期的な運用コストを正確に把握しなければなりません。月額利用料、ユーザー数に応じた追加料金、保存データ容量による課金など、ランニングコスト全体を詳細に試算しましょう。

契約書の件数は事業の成長とともに増加するため、将来的なデータ量の増加も見越して料金プランを検討してください。オプション機能の利用料金や、バージョンアップに伴う追加費用なども事前に確認し、予算計画に組み込むことが大切です。

AIによる読み取りの精度と限界を理解する

AI-OCR技術は日々進化していますが、その精度は100%ではないことを理解しておく必要があります。特に、手書き文字、特殊なフォーマット、かすれた印字などは誤認識が発生する可能性があり、完全な自動化は困難です。

そのため、AIが抽出したデータは最終的に人間の目で確認・修正するという運用フローを構築することが、現実的かつ確実な方法となるでしょう。導入前に自社の契約書サンプルを使った読み取りテストを実施し、どの程度の精度が期待できるか把握しておくことが重要です。

スムーズに導入させる社内体制を整える

新しいシステムの導入成功には、技術面だけでなく組織面での準備も欠かせません。システム導入の目的やメリットを全社的に共有し、従業員の理解と協力を得ることが肝心です。その際、経営層からの明確なメッセージ発信も効果的でしょう。

また、各部署に推進担当者を配置し、利用方法に関する説明会や研修会を定期的に実施することで、スムーズな定着を促せます。これらの準備を通じて、既存の紙媒体や共有フォルダでの管理を段階的に廃止し、新しいシステムへの一本化を明確にルール化することが求められます。

契約書管理AIを導入して、契約業務を効率化しよう

契約書管理AIは、従来の手作業による契約管理の課題を解決し、業務を劇的に効率化する革新的なツールです。AI-OCRによる自動データ化、リマインダー機能、高度な検索機能、関連契約の紐付け管理など、多彩な機能により契約管理業務が大きく変革されます。

定型業務の自動化、人的ミスの防止、データの戦略的活用、柔軟な働き方の実現など、導入メリットは多岐にわたります。システムの導入を成功させるためには、自社の課題と目的を明確にし、必要な機能、セキュリティ、操作性、サポート体制を総合的に評価してシステムを選定することが重要です。

AIの適切な運用体制を構築することで、契約書管理AIは企業の競争力強化に大きく貢献するでしょう。