契約書を紛失したら？ まず取るべき対応と再発防止策を徹底解説

契約書を紛失した場合に想定されるリスク

契約書の紛失は単なる書類の紛失に留まらず、企業経営に深刻な影響を与える可能性があります。

ここでは、契約書紛失によって生じる主要なリスクを解説していきます。

取引内容を証明できなくなる

契約書は取引条件を客観的に証明する最も重要な書類であり、これを失うことは企業にとって致命的な問題です。例えば、1,000万円の売買契約において、代金の支払いを求めた際に相手方から「そのような金額で合意した覚えはない」と主張される可能性があります。

口頭での約束や記憶だけでは法的な証拠として不十分であり、自社の正当な権利を主張することが極めて困難になるでしょう。また、納品時期や品質基準、支払条件など、ビジネスの根幹となる合意事項を証明できなくなることで、相手方との力関係が大きく崩れてしまう可能性があります。

損害賠償請求などで不利な立場になる

相手方が契約不履行を起こした場合、契約書がなければ、損害賠償を請求するための明確な根拠を示せないことがありえます。例えば、納期遅延による遅延損害金の請求や品質不良による損害賠償を求める際、契約書に定められた条項を根拠にできない可能性があり、交渉は困難を極めます。

逆に、自社が契約違反を疑われた際にも、契約内容を提示して潔白を証明できず、相手方の一方的な要求を受け入れざるを得ない状況に陥る可能性があるでしょう。契約書という「盾」を失うと、ビジネス上の紛争において著しく不利な立場に置かれることになるのです。

訴訟において有力な証拠を失う

紛争が裁判に発展した場合、契約書は最も重要な証拠（書証）として扱われ、その不存在は訴訟の帰趨を決定的に左右します。日本の裁判所は書面による証拠を重視する傾向が強く、契約書がないと自社の主張の信憑性が著しく低下します。

メールのやり取りや証人証言などで補完を試みることは可能ですが、契約書と同等の証明力を持つのは稀です。裁判でも、契約書の不存在により敗訴したケースは数多く存在し、企業にとって看過できないリスクとなっています。

取引先や金融機関からの信用を失う

重要書類である契約書を紛失したという事実は、企業の管理体制の杜撰さを如実に示すものとして受け取られます。新規取引の商談や融資審査において、コンプライアンス体制に問題がある企業と判断され、取引や融資を断られる要因の1つとなりかねません。

特に、上場企業や大手企業との取引では、書類管理体制の不備は致命的な評価につながることもあります。一度の紛失が社外に知れ渡ることで、企業のブランドイメージや評判に長期的なダメージを与える恐れもあるでしょう。

契約書を紛失したときの初動対応

契約書の紛失が発覚した際は、パニックに陥ることなく、冷静かつ迅速な対応が求められます。紛失の発覚直後に取るべき対応は、以下のとおりです。

ここでは、それぞれのステップについて解説します。

社内での捜索範囲を広げて探す

まずは落ち着いて、思い込みを排除し、契約書が存在し得る全ての場所を洗い出して、徹底的に捜索することが重要です。担当者のデスク周辺やキャビネットはもちろん、会議室、倉庫、コピー機周辺、他の書類に紛れ込んでいる可能性も含めて、確認してください。

複数人で手分けして捜索することで、見落としを防ぎ、効率的に探せます。同時に、電子データとして保存されていないかも確認するため、PCのデスクトップ、共有サーバー、クラウドストレージ内もチェックしましょう。

関係部署や上司に報告する

十分な捜索を行っても契約書が見つからない場合は、問題を隠さずに直属の上司や法務部門へ速やかに報告することが不可欠です。報告の際は、紛失した契約書の件名、契約相手、契約日、契約金額、最後に確認した日時など、把握している情報を整理して正確に伝えましょう。

考えられる紛失の経緯や原因についても、推測を交えながら説明することで、組織として適切な対応方針を決定できます。報告が遅れるほど対応が後手に回り、問題が深刻化する傾向があるため、発覚時点での迅速な情報共有が極めて重要です。

契約相手への連絡の要否とタイミングを判断する

社内での対応方針が決定する前に、担当者が独断で契約相手に連絡することは避けるべきです。上司や法務部門と協議し、相手方への連絡の必要性、タイミング、伝える内容を慎重に検討しましょう。

そのうえで、写しの提供依頼や再作成の打診といった交渉戦略に、統一した方針を持ってから連絡してください。実際に契約相手へ連絡するときは、自社の管理不備を素直に謝罪し、誠実な態度で協力を依頼することが信頼関係維持の鍵となります。

契約書を紛失した場合の対処法

初動対応を終えた後は、具体的な問題解決に向けた対処法を実行する段階に入ります。契約書を紛失した場合の対処法は、以下のとおりです。

ここでは、対処法ごとの特徴と実施方法を解説します。

相手方に写しの提供を依頼する

最も現実的かつ迅速な対処法は、契約相手が保管している契約書の写し（コピー）の提供を依頼することです。多くの企業は契約書を複数部作成し、保管しているため、相手方の協力が得られれば、問題の大部分は解決できます。

提供された写しは原本と同等の法的効力はないものの、契約内容の確認や将来のトラブル時の参考資料として十分に機能します。写しの提供を受ける際は、それが確かに原本の正確なコピーであることを相手方に確認してもらいましょう。

内容を証明できる関連書類を集める

契約書本体が入手できない場合でも、契約内容を推測できる関連書類を可能な限り収集することで、ある程度のリスクを減らせます。

見積書、発注書、請求書、仕様書、打ち合わせの議事録など、取引に関連する書類は全て証拠価値を持ちます。特に重要なのは、当事者間でやり取りされたメールの履歴です。ここには、合意形成の過程や条件交渉の内容が記録されている場合があります。

これらの書類を時系列に整理し、契約の全体像を再構築すれば、万一の紛争時にも一定の主張ができるでしょう。

相手方の合意を得て、契約書を再作成する

相手方の全面的な協力が得られる場合は、紛失した契約書と同一内容で新たに契約書を作成することが最も確実な解決策です。

再作成の際は、元の契約締結日を明記し、「本契約書は〇年〇月〇日に締結した契約を再作成したものである」という文言を加えてください。この方法により、契約の継続性と有効性を明確に示すことができ、法的な安定性も確保されます。

ただし、再作成した契約書には改めて両者の署名・押印が必須です。また、収入印紙が必要な契約の場合は、再度貼付する必要があるため、忘れないようにしましょう。

合意書を締結して、契約内容を書面で残す

契約書の完全な再作成が困難な場合は、主要な契約条項について改めて合意書や覚書を締結する方法があります。「契約書紛失に伴い、以下の事項について改めて合意する」という形で、重要な権利義務関係を書面化します。

対象となる条項は、取引の基本条件、価格、納期、品質基準、支払条件など、紛争になりやすい事項を優先的に含めるべきです。この合意書や覚書も、両者の署名・押印により法的効力を持つため、契約書の代替として機能します。

契約書を紛失させないための対策

適切な管理体制を構築すれば、契約書の紛失リスクを限りなくゼロに近づけられます。具体的な方法は、以下のとおりです。

ここでは、それぞれの対策について詳しく見ていきましょう。

契約書管理台帳で保管状況を一元管理する

契約書管理の基本は、全ての契約情報を記録した管理台帳を作成し、一元的に管理することです。台帳には契約書の件名、契約相手、契約日、有効期限、保管場所、担当部署などの基本情報を漏れなく記載しましょう。

ExcelやGoogleスプレッドシートを活用すれば、誰でも簡単に台帳を作成でき、検索や更新も容易に行えます。重要なのは、原本の物理的な保管場所だけでなく、スキャンした電子データの保存先も併せて記録することです。

原本の保管ルールと責任者を明確に定める

契約書原本は施錠可能な専用キャビネットに保管し、アクセス権限を持つ責任者を明確に定めましょう。原本の持ち出しは原則として禁止とし、やむを得ない場合は上長の承認を得たうえで、貸出記録簿への記入を義務付けるべきです。

このように、保管場所へのアクセス記録を残せば、誰が、いつ契約書を閲覧、または持ち出したかを追跡可能になります。このルールを形骸化させないため、定期的に責任者が保管状況を確認し、ルール違反がないかをチェックすることが不可欠です。

電子契約システムを導入する

電子契約システムの導入は、契約書の物理的な紛失リスクを根本的に解消する、最も効果的な対策です。契約書がデータとしてクラウド上に保管されるため、火災や盗難などといった物理的リスクの心配がありません。

また、システム上で契約の締結から保管、検索まで一貫して管理でき、アクセス権限の設定により、情報セキュリティも確保されます。多くの電子契約サービスは、法的に有効な電子署名とタイムスタンプを付与するため、紙の契約書と同等の証拠力が保証されるのも魅力です。

定期的な棚卸しを行い、管理体制を見直す

半年に一度程度の頻度で、契約書管理台帳と実際の原本を照合する「棚卸し」を実施しましょう。この作業により、台帳の記載漏れや誤り、原本の所在不明などの問題を早期に発見できます。

棚卸しの際は、保管期限が過ぎた契約書の適切な廃棄処理も同時に行い、管理対象を適正化します。定期的なチェックは、単に問題を発見するだけでなく、社員の契約書管理に対する意識を高めるのにも効果的です。

契約書が紛失しないように、管理体制と防止策を整備しよう

契約書の紛失は、取引内容の証明困難化、訴訟での不利な立場、信用失墜など、企業に深刻なダメージを与える可能性があります。紛失が発覚した際は、冷静な初動対応と適切な対処法により、リスクを最小限に抑えられるよう尽力しましょう。

しかし、最も大切なのは、そもそも紛失を起こさない堅牢な管理体制を構築することです。契約書管理台帳による一元管理、明確な保管ルールの制定、電子契約システムの導入など、複数の対策を組み合わせれば、紛失リスクは限りなくゼロに近づけられます。

こうした事前の対策を行い、管理体制と防止策を整備することで、契約書の紛失を防ぎましょう。