契約書管理システムの費用相場は？ 料金体系や価格を抑えるコツを解説

契約書管理システムの料金体系と費用相場

契約書管理システムの費用は、導入形態や料金体系によって大きく異なります。

ここでは、料金体系の特徴と具体的な費用相場について、以下の項目を見ていきましょう。

クラウド型の費用相場

クラウド型の契約書管理システムは、初期費用が0円から30万円程度、月額費用が数万円から数十万円という価格帯が一般的です。サーバーの構築や維持管理が不要なため、オンプレミス型と比較して導入時のコストを大幅に抑えられるのが最大の特徴となっています。

料金プランは利用ユーザー数や必要な機能、データ容量に応じて柔軟に設定されています。そのため、小規模から始めて段階的に拡張することも可能です。多くのベンダーが無料トライアル期間を設けているため、実際の使用感を確認してから本格導入できる点も魅力的です。

オンプレミス型の費用相場

オンプレミス型の契約書管理システムは、初期費用として数十万円から数百万円という大きな投資が必要となります。自社でサーバーを購入・設置し、ソフトウェアライセンスを取得してシステムを構築するため、クラウド型と比べて導入コストが高額になるのが特徴です。

月額費用は基本的に発生しませんが、システムの保守・運用やアップデート対応のための人件費、サーバーの電気代などのランニングコストは別途必要となります。セキュリティ要件が厳しい大企業や金融機関では、データを自社内で完全に管理できるオンプレミス型が選ばれることが多いです。

買い切り型とサブスクリプション型の料金体系

買い切り型は、初期に一括で支払いを行い、その後は追加費用なしで永続的に利用できる料金体系です。高額な初期投資はかかりますが、長期利用を前提とすれば、月々のコストを気にする必要がありません。

一方、サブスクリプション型は、月額または年額で継続的に料金を支払い続ける方式で、クラウド型システムの主流となっています。法改正への対応や新機能の追加が自動的に行われ、常に最新の状態でシステムを利用できるのがメリットです。

契約書管理システムで発生する費用の内訳

契約書管理システムの導入・運用には、初期費用や月額・年額費用、オプション費用といった、さまざまな種類の費用が発生します。これらの内訳を理解することで、予算計画を立てやすくなります。

ここでは、具体的にどのような費用が発生するのかを詳しく見ていきましょう。

システム導入時にかかる初期費用

初期費用は、システムの利用を開始するために初回のみ支払う費用です。導入支援費やセットアップ費用などが含まれます。

クラウド型では主にアカウント設定費や初期設定代行費が該当し、比較的少額で済むことが多いのが特徴です。オンプレミス型の場合は、サーバー機器の購入費、ソフトウェアライセンス費、システム構築費など、多岐にわたる費用が発生します。

また、既存の紙の契約書や他システムからのデータ移行を行う場合は、データ変換作業やインポート作業の費用が別途必要です。

月額・年額費用

月額・年額費用は、システムを継続的に利用するために定期的に支払うランニングコストで、主にクラウド型で発生します。この費用には、システムの利用ライセンス料だけでなく、サーバーの維持管理費、セキュリティ対策費、定期的なアップデート費用などが含まれています。

料金プランは固定制と従量制に分かれており、ユーザー数やデータ容量、利用機能に応じて費用が変動する従量制が一般的です。年額一括払いを選択すると、月額払いよりも10〜20％程度割引されるケースが多く、長期利用が確定している場合はお得になります。

機能追加などのオプション費用

標準機能では対応できない高度な要求に応えるため、多くのシステムではオプション機能が用意されています。例えば、AIによる契約書レビュー機能、多言語対応、外部システムとのAPI連携などは、追加料金が発生する代表的なオプションです。

ほかにも、導入後の運用支援として、操作研修の実施、専任コンサルタントによる定期的なフォロー、カスタマイズ開発なども有償オプションとして提供されます。また、電子契約機能との連携や、ワークフローの高度なカスタマイズといった業務効率化に直結する機能は、費用対効果を考慮して検討しましょう。

契約書管理システムの費用を決める要素

契約書管理システムの費用は、定価が決まっているわけではなく、さまざまな要素によって変動します。

ここでは、費用に影響を与える以下の4つの要素について詳しく見ていきましょう。

搭載されている機能の範囲

システムの費用は、基本的な検索・閲覧機能から、ワークフロー管理、電子契約連携まで、搭載されている機能の範囲によって大きく変動します。AIによる自動レビューや契約条項の抜き出し、リスク分析といった高度な機能が含まれるほど、システムの価格は高額になる傾向です。

また、多言語対応や複雑な権限管理、監査証跡の詳細記録など、エンタープライズ向けの機能も費用を増大させる要因となります。費用の増加を防ぐには、自社の契約書管理における課題を明確にし、必要な機能と不要な機能を事前に整理することが重要です。

利用するユーザー数

多くのクラウド型システムでは、利用するユーザー数に応じて月額費用が変動する、ID課金制が採用されています。1ユーザーあたりの単価は数百円から数千円程度が一般的で、利用人数が増えるほど、全体のランニングコストも比例して増加する仕組みです。

ただし、大口契約の場合はボリュームディスカウントが適用され、1ユーザーあたりの単価が下がることもあります。法務部門だけで使うのか、営業部門も含めて全社展開するのか、導入範囲を明確にして、必要なユーザー数を正確に把握することが重要です。

必要なデータ保管容量

契約書の保管件数や添付ファイルのサイズによって、必要なストレージ容量が決まり、それが月額費用に反映されます。基本プランには一定の容量が含まれていますが、それを超過すると追加のストレージ料金が発生する仕組みが一般的です。

過去の紙の契約書をスキャンして一括登録する場合や、図面などの大容量ファイルを添付する場合は、想定以上の容量が必要になることがあります。将来的な契約書の増加ペースを予測し、3〜5年後に必要となる容量を見越してプランを選択することが賢明です。

受けたいサポートのレベル

導入時の設定支援から運用開始後の問い合わせ対応まで、サポート体制の充実度によって費用は大きく異なります。メールやチャットのみの基本サポートは安価ですが、電話対応や専任担当者による定期的なフォローアップは高額になる傾向があります。

システムの操作に不慣れな企業では、初期設定の代行や従業員向けの操作研修など、手厚いサポートプランが必要になるでしょう。また、24時間365日のサポート体制や、オンサイトでのトラブル対応など、ミッションクリティカルな運用を求める場合は、さらに費用が上乗せされます。

契約書管理システムの導入費用を抑える方法

契約書管理システムの導入には相応の投資が必要ですが、工夫次第で費用を大幅に削減することが可能です。具体的には、以下の方法があります。

ここでは、導入費用を抑える方法について解説します。

自社の課題と必要な機能を洗い出す

費用を抑える第一歩は、契約書管理における自社の課題を明確にし、それを解決するために本当に必要な機能を絞り込むことです。「検索に時間がかかる」「承認フローが煩雑」「更新期限を見逃す」など、具体的な課題をリストアップし、優先順位をつけることから始めましょう。

多機能な上位プランは魅力的に見えますが、実際には使わない機能が多ければオーバースペックとなり、無駄なコストが発生します。現場の担当者へのヒアリングを通じて、日常業務で本当に必要とされる機能を洗い出すことが重要です。

小規模から試験的に導入する

システムを導入後、いきなり全社展開するのではなく、法務部門などの特定の部署から小規模に導入すれば、リスクを抑えながら費用を削減できます。このスモールスタートにより、実際の使い勝手や費用対効果を検証し、問題点を洗い出してから本格導入を検討することが可能です。

多くのベンダーが最小構成での導入プランを用意しており、5〜10ユーザー程度から始められるため、初期費用を大幅に抑えられます。試験導入で得られた運用ノウハウや改善点を基に、段階的に利用部門を拡大していくことで、失敗のリスクを最小限に留められるでしょう。

複数のシステムを比較して、相見積もりを取る

1社の提案だけで決めるのではなく、必ず3社以上のシステムベンダーから見積もりを取り、機能と費用のバランスを徹底的に比較することが賢明です。同等の機能でも、ベンダーによって料金体系や価格設定は大きく異なるため、相見積もりは適正価格を見極めるうえで欠かせません。

見積もりを依頼する際は、初期費用と月額費用だけでなく、想定されるオプション費用も含めた3年間の総額で比較しましょう。競合他社の見積もりを提示することで、価格交渉の材料にもなり、より有利な条件を引き出せる可能性が高まります。

国や自治体のIT導入補助金を活用する

中小企業を対象とした「IT導入補助金」の活用により、システム導入費用の最大3分の2まで、補助を受けられる場合があります。この補助金は、生産性向上を目的としたITツールの導入を支援する制度で、契約書管理システムも対象となることが多いです。

申請には、IT導入支援事業者として登録されているベンダーのシステムを選ぶ必要があります。また、公募期間内に申請手続きを完了させなければならないため、日程に余裕を持たせて申請しましょう。補助金の採択率を高めるためには、導入による生産性向上の効果を具体的に示すことが重要です。

契約書管理システムの費用対効果を見極め、最適な導入を実現しよう！

契約書管理システムの費用は、クラウド型かオンプレミス型か、さらには、搭載機能やユーザー数などによって大きく変動します。クラウド型は初期費用を抑えられる一方、オンプレミス型は長期的にはコストメリットが出る可能性もあり、どちらを選ぶかは自社の状況に応じて選択しましょう。

また、導入費用を抑えるためには、まずは自社の課題を明確にし、必要な機能を絞り込むことが大切です。その後、小規模での導入開始や複数社の見積もり比較、補助金の活用をすることで、費用対効果の高い導入が実現できます。

この記事を参考に、費用対効果を見極め、自社に最適なシステムの導入を目指しましょう。