ワークフローシステムのおすすめを徹底比較！ メリットや選び方も解説

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムとは、申請・承認・決裁など社内業務の流れを電子化・自動化する仕組みです。経費精算や休暇申請、稟議書の承認など、従来の紙やメールによる業務をデジタル化し、業務の効率化や進捗の可視化、内部統制の強化を実現します。

近年、働き方改革やDXの推進により、多くの企業で導入が進んでいます。特に、リモートワークの普及に伴い、場所を問わず申請・承認業務を完結できる仕組みの重要性が高まっています。

そもそもワークフローとは

ワークフローシステムを理解する前に、「ワークフロー」という言葉の意味を押さえておきましょう。

ワークフローとは、業務を進める際の手順やルールを定めた流れのことです。例えば、「経費精算の申請→上長の承認→経理部門の確認→支払い」といった一連の業務プロセスがワークフローにあたります。

申請から承認、完了までの工程を明確にすることで、業務の抜け・漏れ防止や効率的な処理につながります。

ワークフローシステムの種類

ワークフローシステムは、提供形態の違いから大きく2つのタイプに分類されます。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムには、申請書作成から承認、管理までを一元化する機能が備わっています。ここでは、主な機能を詳しく紹介します。

申請書の作成

申請書の作成機能では、経費申請や休暇申請、出張申請、稟議書などの様式を電子フォームで作成できます。 事前にテンプレートを設定すれば、申請者は必要項目を入力するだけで申請書を作成可能です。入力項目を統一できるため、記載漏れや記入ミスの防止にも役立ちます。

また、過去の申請を複製して新しい申請書を作成する機能を持つシステムもあり、定期的な申請業務の効率化につながります。

多くのシステムでは、プルダウンメニューやチェックボックス、日付選択カレンダーなど、入力をサポートする機能が充実しており、誰でも簡単に申請書を作成できます。

稟議

稟議の機能では、社内決裁に必要な申請内容を関係者へ電子的に回覧できます。

紙の稟議書を使わずに済むため、承認までのスピードアップが図れます。また、過去の稟議内容を検索できる機能により、類似案件の参照や意思決定の経緯確認も容易になります。

稟議の進捗状況がリアルタイムで確認でき、どの段階で止まっているかが一目瞭然です。これにより、承認が滞っている場合の早期対応が可能になります。

承認・決裁

承認・決裁機能により、事前に設定したルールに沿って申請を自動的に回付できます。

例えば、金額によって承認ルートを変更したり、申請者の所属部署や役職に応じて承認者を自動設定したりすることが可能です。複雑な条件分岐にも対応でき、「5万円未満は課長承認」「5万円以上は部長承認」「10万円以上は役員承認」といった設定ができます。

承認状況が可視化されるため、決裁の遅れや属人化を防止できます。

他システムとの連携

会計システムや勤怠管理、グループウェアなどと連携できる機能です。

例えば、経費精算の承認が完了したデータを自動的に会計システムに転送したり、休暇申請のデータを勤怠管理システムと同期したりできます。これにより、二重入力を防ぎ、業務全体の効率化やデータの一元管理が可能になります。

API連携に対応しているシステムであれば、さまざまなクラウドサービスとの連携も実現できます。Salesforceやkintone、Slackなど、既に利用している業務システムとシームレスに連携することで、さらなる業務効率化が期待できます。

運用管理

運用管理機能では、ユーザー権限の設定や承認ルートの変更などができます。

組織変更や人事異動があった際も、管理画面から簡単に承認ルートや権限を変更できるため、業務内容の変化にも柔軟に対応できます。これにより、安定した運用が可能になります。

また、複数の管理者を設定できるシステムでは、部門ごとに管理権限を分散させることも可能です。各部門が独自の申請フォームや承認ルートを管理できるため、組織全体の運用がスムーズになります。

その他の機能

上記以外にも、ワークフローシステムにはさまざまな機能が搭載されています。

これらの機能により、過去データの活用や内部監査への対応、業務の透明性向上が図れます。

bizocean事務局おすすめワークフローシステム5選

ワークフローシステムの比較一覧に入る前に、bizocean事務局が特におすすめする5つのシステムをピックアップして紹介します。各システムとも資料ダウンロードが可能ですので、詳しい情報を確認したい場合は、ぜひご活用ください。

1. Shachihata Cloud ワークフロー

紙の稟議や決裁のように操作も簡単で効率的なシステムです。電子印鑑の捺印・回覧機能により、従来の紙運用をそのままWeb上で実現できます。紙の決裁に慣れている社員でも、違和感なく利用開始できるのが大きな特徴です。

従来の押印フローをデジタル化したい企業に最適です。

Shachihata Cloud ワークフローの資料ダウンロードはこちら

2. ワークフローEX

使い慣れたExcelやWordの稟議書をそのまま電子化し、申請・承認フローへスムーズに移行できるシステムです。

申請書類や決裁履歴を一元管理することで、業務の可視化と内部統制の強化を両立。クラウドとオンプレミスの両形態に対応しており、企業の規模や導入目的に合わせて最適なタイプを選択できます。

ワークフローEXの資料ダウンロードはこちら

3. Streamline

金額や入力内容に応じた条件分岐、事前定義ルート、申請者が指定する手動ルート、さらには捺印機能など、実務に即したワークフローを柔軟に構築できるサービスです。社内の稟議規程に準拠した細かな承認設定が行えるため、複雑なフローもスムーズに電子化できます。

これまでに1,500社・5,000業務以上で活用されている、信頼性の高いシステムです。

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4. AgileWorks

複雑な承認ルートにも柔軟に応える標準機能と、優れた拡張性を兼ね備えた中堅・大企業向けワークフローです。大規模組織特有の構造を熟知した設計により、頻繁な人事異動や組織改編にも迅速に対応可能。

業種を問わず5,000社以上の企業や公共機関に選ばれている、信頼と実績のシステムです。

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5. rakumo ワークフロー

Google Workspaceと密接に連携し、申請から承認までをシームレスに行えるシステムです。稟議のみならず、あらゆる社内業務の管理に幅広く活用可能。Google環境に慣れたユーザーなら、学習コストを最小限に抑えて導入できます。 ITreview Grid Awardの受賞実績もあり、品質・満足度ともに安心して利用いただけます。

rakumo ワークフローの資料ダウンロードはこちら

ワークフローシステムのおすすめ・比較一覧

ここからは、19製品のワークフローシステムを詳しく紹介します。各システムの特徴や提供形態、適した会社規模などを比較検討の参考にしてください。

Shachihata Cloud ワークフロー

印鑑メーカーのシヤチハタ株式会社が提供する、ワークフローシステムです。電子印鑑・文書管理・法対応が一体化しており、従来の運用方法のまま電子化できる点が魅力です。業種・業界問わず、110万以上の企業が導入しています。

ワークフローEX

ワークフローEXは、WordやExcelで作成された従来の稟議文書を、そのままの形式でクラウド上の承認ルートへ乗せられるシステムです。

開発元である株式会社ナルボは20年以上の実績を持ち、多様な業種での導入ノウハウが豊富。使い勝手を変えずに効率化を図れるため、Officeソフトを中心とした書類回しを行っているユーザーにとって、最も導入ハードルの低いツールと言えます。

Streamline

株式会社ミトリが展開する、申請業務のデジタル化を通じて抜本的な業務改善を実現するクラウドサービスです。

1,500社を超える豊富な導入実績を誇り、複雑な承認ルートを持つ企業や、自社独自の運用に合わせた高度なカスタマイズを求める組織に最適。アナログな決裁プロセスをスマートなDXへと導きます。

AgileWorks

株式会社エイトレッドが提供する、高い拡張性を備えたワークフローシステムです。従業員数500名以上の大手・大規模組織の複雑なニーズに最適化されており、将来的な組織拡大や事業成長を見据える企業から高く支持されています。

5,000社以上の導入実績に裏打ちされた、国内トップクラスの安心感と信頼を誇るツールです。

rakumo ワークフロー

rakumo株式会社が提供する、Google Workspaceとのシームレスな連携に特化したワークフローシステムです。

Googleのユーザー・組織情報をそのまま活用できるため、人事異動や組織改編時のメンテナンス負荷を大幅に軽減。業種や規模を問わず、Google環境を最大限に活かして業務効率化を図りたい多くの企業に選ばれています。

AppRemo

AppRemoは、使い慣れたExcelフォームをそのまま電子化できるワークフローシステムです。

作成済みのExcel申請書を、ブラウザへアップロードするだけで運用を開始できる手軽さが魅力。業種や規模を問わず多くの企業に支持されており、累計20,000名を超えるユーザーに活用されている信頼のツールです。

サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace

株式会社サテライトオフィスが提供する、Google Workspace環境に特化したクラウド型ワークフローシステムです。

Google ドライブやカレンダーとの高度な親和性を備え、日常的な業務ツールのなかでシームレスな申請・承認プロセスを実現。これまでに8,000社以上の企業に選ばれている、圧倒的な導入実績を誇るソリューションです。

iQube

株式会社ガイアックスが提供する、社内の知見やノウハウを資産として蓄積し、業務の最適化を図るクラウド型ワークフローシステムです。単なる申請・承認にとどまらず、情報の属人化を解消することで、誰もがスムーズに働ける組織基盤の構築を支援。

これまでに9,000社以上の導入実績を誇る、信頼性の高いソリューションです。

Styleflow

TDCソフト株式会社が展開する、迷いのない操作性を追求したクラウド型ワークフローシステムです。承認ルートの設定は、画面上のパーツを配置して条件を選ぶだけの直感的なUIを採用。ITの専門知識がなくても、自社のルールに沿ったフローを即座に構築できます。

少人数から数千名規模の組織まで、多様な企業に選ばれている信頼のツールです。

Hi-PerBTワークフロー

株式会社日立ソリューションズ西日本が提供する、専門知識不要のノーコード設計で現場の申請・承認業務をデジタル化する高機能ワークフローシステムです。

稟議や各種届出、帳票回覧などの一連の流れをWeb上で完結させ、意思決定の迅速化とプロセス透明化による内部統制の強化を同時に実現。煩雑な業務フローを整理し、組織全体のオペレーションを劇的に効率化します。

BPワークフロー

株式会社インフォマートが提供する、社内承認・申請業務のデジタル化を通じて、プロセスの標準化とコンプライアンス強化を支援するワークフローシステムです。

99％の継続率・15万件以上の電子化実績を誇り、圧倒的な信頼と安定感を持って導入できるツールの1つです。

らくらく申請WF

株式会社無限が提供する、直感的な「分かりやすさ・使いやすさ」にこだわったワークフローシステムです。

豊富なテンプレート機能を活用し、専門知識がなくても申請書類をスピーディーに作成可能。承認状況のリアルタイム確認も容易で、決裁プロセスの透明化を実現します。中小企業に最適な低コスト設計により、無理なく導入・運用できるのが大きな特徴です。

WaWaFlow

株式会社アイアットOECが提供する、ブラウザのみで利用可能なインストール不要のワークフローシステムです。オフィスのPCに限らず、インターネット環境さえあれば場所を選ばずアクセスできるため、テレワークや外出先での業務にも最適。

さらに、IPアドレスによる接続制限機能も備えており、柔軟な働き方と強固なセキュリティを両立できます。

承認Time

社内の申請・承認・回覧業務を一挙にクラウド化する、SBIグループ提供のシステムです。

低価格かつ小規模からのスモールスタートが可能なため、リソースの限られた中小企業でも安心して導入が可能。煩雑な決裁プロセスを電子化し、組織の意思決定スピードを向上させます。

SmartDB

株式会社ドリーム・アーツが提供する、現場主導で業務プロセスの完全デジタル化を推進できるノーコード開発プラットフォームです。

強力なワークフロー機能とWebデータベースを兼ね備え、複雑な業務も容易にシステム化が可能。大企業市場において54.1％という圧倒的なシェアを誇り、累計50万人に活用されている信頼の実績があります。

ジュガール

VeBuIn株式会社が展開する、社内文書の起案から決裁、その後の管理までを一気通貫で効率化する統合型ワークフローシステムです。

事業規模を問わない高い柔軟性を備えており、小規模なチームから複雑な組織構造を持つ大企業まで、あらゆるビジネス現場のデジタル化を強力にバックアップします。

Create!Webフロー

インフォテック株式会社が提供する、既存の紙による申請・承認・決裁フローを忠実に再現してデジタル化できるワークフローシステムです。製造や金融、官公庁からIT・教育分野まで、業界の垣根を越えて数多くの組織に導入されています。

今の運用ルールを維持したまま、スムーズにペーパーレス化を推進できるのが大きな強みです。

楽々WorkflowII

複雑な承認ルートもマウス操作のみで直感的に構築できる、本格派のワークフロー専用システムです。

住友電工情報システム株式会社が提供しており、導入実績は950社を突破。大規模な組織改編にも柔軟に対応できる設計から、大企業や学校法人でも高く支持されています。組織の規模や体制を問わず、豊富な機能をフル活用して業務のデジタル化を推進できます。

ジンジャーワークフロー

jinjer株式会社が提供する、自社の人事労務システム「ジンジャー」と強固に紐付いたワークフローソリューションです。

シリーズ累計18,000社を突破する確かな実績を誇り、数百名規模の成長著しいベンチャーから、数万名が在籍する巨大組織まで、あらゆるフェーズの企業に最適な決裁基盤を提供します。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入することで、企業はさまざまなメリットを得られます。ここでは、主なメリットを詳しく解説します。

申請から承認までの時間を大幅に削減

ワークフローシステムの最大のメリットは、業務スピードの向上です。申請や承認をオンラインで完結でき、書類回覧や押印待ちが不要です。担当者不在による遅延も減り、承認待ちの時間が大幅に短縮されます。

例えば、従来は申請から承認まで1週間かかった稟議が、システム導入後は1〜2日で完了するケースも珍しくありません。特に、リモートワーク導入企業では、場所を問わず申請・承認でき、業務全体のスピードアップが期待できます。

また、承認状況をリアルタイムで確認でき、どこで承認が止まっているかが一目瞭然です。必要に応じて催促や確認を行うことで、さらなる時間短縮が実現できます。

記入ミスや漏れなどの人的ミスを防止

ワークフローシステムでは、入力必須項目の設定や自動チェック機能により、記入漏れや誤入力を防げます。従来の紙の申請書で頻発した記入漏れや各種ミスによる差し戻しも、電子フォームなら必須項目設定で未入力を防げます。

また、数値の自動計算機能で計算ミスを防止でき、経費や勤務時間の集計も正確です。入力形式のチェック機能で、日付や金額などの形式エラーを警告するため、データの品質が向上し、後工程での修正作業が削減されます。

申請内容の差し戻しが減ることで、修正対応の手間も軽減され、業務全体の効率が向上します。

進捗状況を可視化

ワークフローシステムでは、申請がどこで止まっているかを画面上で確認でき、進捗管理が容易になります。紙運用で発生していた所在確認の手間は、システム導入により解消されます。

進捗の可視化により、確認作業や催促の手間が減り、業務がスムーズに進むようになります。

ペーパーレス化によりコスト削減

ワークフローシステムの導入により、紙の印刷や保管が不要になり、用紙代や保管スペースの削減が実現できます。特に、法定保存書類が多い場合でも、電子データ化によりオフィスの有効活用が可能になります。

書類の検索や取り出しにかかる時間も、大幅に削減されます。電子データであれば、検索機能で瞬時に見つけられるためです。

さらに、遠隔地への郵送費や配送コストも削減可能です。書類管理の負担も軽減され、業務効率とコスト削減を同時に実現できます。

内部統制の強化

ワークフローシステムでは、承認履歴や操作ログが自動で保存され、不正やルールの逸脱を防止できます。

詳細な記録は、不正な申請や承認の抑止効果があり、内部統制の強化につながります。また、承認権限や金額に応じたルート設定により、権限のない承認を防ぎ、適切な承認プロセスを確保できます。

さらに、記録提出が容易になるため、監査対応もしやすくなり、コンプライアンス強化につながります。

法令対応（電子帳簿保存法・インボイス制度)の効率化

ワークフローシステムは、法令対応にも有効です。

申請・承認データを電子のまま保存し、履歴管理や検索性を確保できるため、電子帳簿保存法への対応をスムーズに進められます。タイムスタンプなどは法令要件を満たしやすく、税務調査対応も迅速化します。

インボイス対応では、適格請求書の確認・承認フローを標準化したり、登録番号や記載項目のチェック工程を組み込んだりできます。これにより手戻りや対応漏れを防ぎ、正確な仕入税額控除が可能です。

ワークフローシステムの費用相場

ワークフローシステムの導入を検討する際、費用は重要な判断材料の1つです。ここでは、提供形態ごとの費用相場を解説します。

クラウド型

クラウド型ワークフローシステムは、初期費用が比較的安く、月額課金制が一般的です。

オンプレミス型

オンプレミス型ワークフローシステムは、自社サーバーに構築するため、初期費用が高額になる傾向があります。

ワークフローシステムを導入する手順

ワークフローシステムの導入を成功させるには、適切な手順で進めることが重要です。ここでは、システム導入の大まかな流れを解説します。

目的を明確化する

まず、導入目的を明確にすることが重要です。例えば、以下のような目的が考えられます。

目的を明確にすることで、必要な機能や優先順位が定まり、システムの選定がスムーズになります。また、導入後の効果測定の基準にもなります。

経営層や関係部門と目的を共有し、組織全体で導入の意義を理解することも重要です。

社内の現状を把握する

次に、現在の申請・承認フローや課題を洗い出します。具体的には、以下のような点を確認します。

業務の無駄や属人化を把握することで、改善ポイントが明確になり、システムに求める機能要件を整理できます。

担当者を決める

ワークフローシステムの導入を主導する担当者や、プロジェクトチームを決めます。

窓口を一本化することで、社内調整やベンダー対応が円滑に進みます。プロジェクトチームには、以下のようなメンバーを含めると良いでしょう。

役割分担を明確にし、定期的にミーティングを開いて進捗を確認することが重要です。

ワークフローシステムを選定する

前述の目的や現状把握を基に、必要な機能を整理し、自社に合うシステムをリストアップします。以下のような点を比較検討しましょう。

機能や費用だけでなく、導入後の運用やサポート体制も確認することが重要です。システムは導入して終わりではなく、継続的に運用していく必要があるため、ベンダーのサポート体制は非常に重要です。

システムの選び方は、次項目で解説します。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントがあります。ここでは、失敗しないための選定ポイントを紹介します。

自社業務に合うか

最も重要なのは、システムが自社の申請・承認フローに対応できるかどうかです。

業務に合わないシステムを導入すると、かえって業務が煩雑になり、定着せずに失敗する可能性があります。以下のような点を確認しましょう。

操作性は良いか

システムの操作性は、現場での定着率を大きく左右します。いくら高機能でも、操作が複雑で使いにくければ、社員は使わなくなってしまいます。以下のような点を確認しましょう。

無料トライアルを活用し、実際の利用者に試してもらうことをおすすめします。

会社の規模に合っているか

利用人数や将来的な拡大を想定し、適切な料金体系かを見極めます。

小規模企業に大企業向けの高機能システムを導入しても、機能を持て余してしまい、コストが無駄になります。逆に、大規模企業に小規模向けのシステムを導入すると、機能不足で業務が回らなくなる可能性があります。

以下のような点を確認しましょう。

他システムと連携できるか

すでに利用している業務システムとの連携可能性は、非常に重要なポイントです。会計・勤怠・人事システムなどと連携できると、二重入力を防げ、業務全体の効率化につながります。

API連携に対応しているシステムであれば、将来的に新しいシステムを導入した際にも連携しやすくなります。

また、すでにGoogle WorkspaceやMicrosoft 365を利用している場合は、それらとの親和性が高いシステムを選ぶと、導入がスムーズです。

導入後もスムーズに運用・保守できるか

システムは導入して終わりではなく、導入後に安定して使い続けられることが重要です。以下のような点を確認しましょう。

管理のしやすさに加え、トラブル時のサポート体制や保守対応が整っているかを確認することで、長期的に安定して利用できます。

セキュリティ体制は十分か

企業の重要な情報を扱うワークフローシステムでは、セキュリティ対策が非常に重要です。以下のような点をチェックしましょう。

特に、個人情報や機密情報を扱う企業では、厳格なセキュリティ要件を満たすシステムを選ぶ必要があります。

まとめ

ワークフローシステムは、申請・承認・決裁といった業務を電子化し、業務効率化や内部統制の強化を実現する重要なツールです。導入することで、ペーパーレス化だけでなく、業務プロセス全体の見直しと最適化のきっかけになります。

しかし、最適なシステムは企業の規模や業種、課題により異なります。本記事の選び方や特徴を参考に、まずは気になったシステムの資料や無料トライアルで使い勝手を試してみてください。

自社に合うシステムを見つけることが、業務効率化やDX成功への第一歩です。