【新様式対応】36協定の書き方をわかりやすく解説

2021年4月から36協定届が新様式になった

2021年4月より、時間外・休日労働について定められた「36協定」の様式が新しくなりました。そのため、2021年4月1日以降に届出を行う場合は、新様式で提出しなければなりません。

新様式では、大きく分けて3点の変更点があります。

まず1つ目は、「押印・署名の廃止」です。

近年では新型コロナウイルスの影響によって事務手続きの簡略化が進んでいますが、この度の「押印・署名の廃止」も、その流れを汲んでいます。

ひとつ注意点としては、協定届が協定書を兼ねる場合は、労働者代表と使用者双方の署名、もしくは記名押印を行わなければなりません。

なぜならこのケースでは、労使両方の立場で合意・締結されたことを明示する必要があるためです。とはいえ、協定書を別途作成する会社は一般的に見ると少なく、新様式採用後も署名や記名押印を行い続ける傾向が強いようです。

2つ目は「労働者代表に関するチェックボックスの記載」です。

労働者代表とは、「事業場における過半数労働組合又は過半数労働者」であり、経営者とほぼ同じ立場にある管理監督者は就任できません。

適正な契約を結ぶため、労働者代表の詳細について「管理監督者でないこと」、「36協定を締結する者を選出することを明らかにした上で、投票、挙手等の方法で選出すること」、「使用者の意向に基づいて選出された者でないこと」の3点をクリアしなければいけません。

この3要件を満たしていない労働者代表と締結した36協定は無効になり、受理されないのです。

なお、旧様式の用紙を使って届け出ることも可能ですが、用紙にチェックボックス及びそれに付随する文を直接書き込む、またはチェックボックス及びそれに付随する文が記載された別紙を添付する必要があります。

3つ目は、「e-Gov電子申請の利便性の向上」です。

これも、新型コロナウイルスの影響によって変更された点で、e-Gov電子申請の場合のみ、事業場ごとに労働者代表が異なる際の本社一括届出が可能になりました。

36協定自体は各労働者代表と締結する必要がありますが、各事業場の労働基準監督署にそれぞれ届け出る手間が不要になったのです。

これまでは過半数労働組合と締結している会社のみ一括届出が許されていましたが、今回の変更によって手続き方法がシンプルになりました。なお、郵送や窓口受付の場合は、各事業場ごとの届出が必須です。

（引用元：36協定届が新しくなります - 厚生労働省）

36協定を適用するまでの流れ

36協定届は毎年、管轄の労働基準監督署に提出する必要があるため、昨年締結した内容の有効期限が切れる前に、再提出をしましょう。

また、法定休日労働をおこなうこととなった場合は、平日の残業は行わないとしても、36協定届の提出が必要です。

36協定を締結する際は、以下の流れに沿って進めてください。

上記の流れに沿って36協定を締結しなければ、労働基準法違反によって是正勧告を受けるだけではなく、会社が刑事罰に問われる可能性もあります。

違法な残業を行わせないために、規定のルールに則って、しっかりと36協定を締結しましょう。

②と③に関しては、e-Gov電子申請が利用できます。なお、電子申請システムはパソコンからの利用に限られており、スマートフォンからはアクセスできません。

36協定の労働者代表はどうやって選出する？

36協定を締結する場合、労働者代表の選出が必要です。規定内容や選出方法の具体例には以下のものが挙げられます。

労働者代表の規定内容とは？

36協定を締結する上で、労働者代表はさまざまな条件を満たさなければいけません。

労働基準法第36条では、労働組合がない会社においては労働者代表と36協定を締結しなければならないとしています。

労働者の過半数が所属している労働組合がある会社は労働者代表の選出は不要で、その代わり労働組合の組合長と36協定を締結する必要があります。

また、労働基準法施行規則第6条の2では労働者代表は、「労働者の過半数を代表していること」「監督または管理の地位にいないこと」「投票や挙手などで選出され、使用者の意向に基づいて選出されたものでないこと」といった条件が規定されており、この条件が、新様式のチェックボックスにも採用されています。

（引用元：昭和二十二年厚生省令第二十三号　労働基準法施行規則）
（引用元：昭和二十二年法律第四十九号　労働基準法）

労働者代表とはどんな立場を表す？

労働基準法施行規則第6条の2に明記されている「監督または管理の地位」とは、管理監督者をはじめとした経営者と一体的な立場の人物を示しています。

そのため、部長や主任といった管理職でも賃金の決定や人事の采配などを決める決定権がない場合は、「監督または管理の地位」には含まれません。そして会社によって役職名は異なるため、各役職者が有する権利をあらためて検討する必要があります。

なお、この場合の労働者とは、正社員の他に契約社員や嘱託社員、パート・アルバイトなども含まれます。ただし、派遣社員はその会社に直接雇用されていないため、労働者には含まれません。

労働者代表の選出方法とは？

労働者代表を選出する際は、下記の流れに沿って行ってください。

また、労働者代表の選出方法は使用者の意向に基づいたものでなければ問題ないため、必ずしも投票や挙手でなくても構いません。

本来なら全労働者を対象にした無記名投票の実施がもっとも公平ですが、社員数が何百人も在籍する会社では多大な手間と時間がかかるため、あまり現実的ではないでしょう。

他の方法としては、部署や職場ごとに代表者を選んで互選を行ったり、事前に自薦・他薦で候補者を決めた上で持ち回り決議で決めたりする方法が挙げられます。

なお、もしも持ち回り決議で労働者代表が決まった場合は、過半数の同意を得たことを証明しなければならないので、起立や挙手で信任投票を実施しなければなりません。

業務が忙しく、別途投票時間を設けられない場合は、候補者の名前を記載した書面を回覧し、問題がなければ自分の名前を記入してもらう、回覧式の投票方法が適しています。

36協定は事業場ごとに締結する

多店舗展開している会社は、36協定を事業場ごとに締結しなければなりません。

今回の新様式採用に応じた要件緩和によって、電子手続きの場合は本社一括届出が可能になりましたが、これは「届出」に限った話で、「締結」そのものは各事業場単位で行う必要があります。

注意しておきたいのは、「事業場単位」の概念が所在地によって判断される点です。

一般的に複数の事業場があっても所在地が同じであれば、同一の事業場として換算されます。

しかし、事業場の所在地が異なっている場合は、36協定は各事業場で個別で締結しなければなりません。なお、この規定には例外があり、本社とは異なる場所に別の施設が存在していて、その規模が極端に小さなものだった場合は、本社とまとめて換算されることもあります。

明確な判断基準はありませんが、人事・給与関連の指揮命令が可能な労働者が在籍している場合は、例外と見なされない傾向があります。

また、建設業における工事現場の場合は、「①現場に事務所がないこと」「②労務管理が行われていないこと」を満たしていれば、直近上位の機構とまとめて届出を行って問題ありません。

いずれにしても判断に迷う場合は、行政への問い合わせをおすすめします。

36協定起算日の決め方

36協定を締結するためには、起算日の決定が必要です。

そもそも起算日とは？

起算日とは、36協定が適用される日のことです。

1か月あたり45時間、年に360時間以内と規定されている時間外労働時間は、起算日から日数を数えます。また、労働時間の延長・休日労働が可能となる「有効期間」の1日目にも相当します。

起算日の決め方は法律で決められていないため会社によって自由に決定できますが、賃金計算開始期間の起算日と同じ日付を設定するケースが目立ちます。事務手続きの作業を煩雑化させないためです。

そして、一度決めた起算日の変更は原則不可能です。起算日変更の要望が出た場合も、基本的に変更は難しいため、締結前に労働者としっかり話し合っておきましょう。

派遣社員と36協定を締結する場合の起算日は？

派遣社員が36協定を締結する場合も、一般的な起算日の考え方は変わりません。

ただし、派遣社員は派遣先会社の労働者ではないため、36協定を締結するのは派遣元の会社です。その上で、36協定の締結内容や届出様式は、派遣先会社の企業規模や事業内容を踏まえて選ばなければいけません。

なお、もしも36協定違反が発生した場合、違反責任が問われるのは事業場である派遣先会社です。罰則を回避するためにも、派遣先会社の労務担当者は、労働者が派遣元と締結している36協定内容を熟知しておかなければなりません。

36協定の書き方

36協定届の書き方ですが、主に一般条項と特別条項の2パターンがあります。

なお、ここで紹介する事項のほかに、任意の記載事項も存在します。

一般条項の場合

一般条項とは、労働時間や休日出勤が上限時間以内の場合に使用する様式です。

最初に、事業場の概要として「事業の種類」「事業の名称」「事業の所在地、電話番号」「労働保険番号、法人番号」「協定の有効期間（規定はありませんが、多くの場合1年間を指定します）」を記載します。

次に、協定内容の詳細を記入します。

まず、時間外労働について「時間外労働をさせる必要のある具体的事由」を記載し、その事由ごとに「業務の種類」「労働者数」「起算日」「延長することができる時間数（1日、1か月、1年ごとの、法定労働時間を超える時間数及び所定労働時間を超える時間数）」を記載します。

これらの項目は、1年単位の変形労働時間制により労働する労働者と、それ以外の労働者に分けて記入しなければなりません。

続いては、休日労働に関する項目です。「休日労働をさせる必要のある具体的事由」を記載し、その事由ごとに「業務の種類」「労働者数」「労働させることができる法定休日の日数」「労働させることができる法定休日における始業及び終業の時刻」を記載します。

時間外労働および休日労働を合算した時間数に関するチェックボックスにチェックを入れたあと、協定の成立年月日、労働者代表の氏名・職名・選出方法を記載します。

その後、労働者代表の詳細に関するチェックボックスにチェックを入れ、使用者の氏名・職名（協定書を兼ねる場合）、日付、管轄の労働基準監督署名を記載してください。

（引用元：３６協定届の記載例）

36協定　時間外労働休日労働に関する協定書　様式9号のテンプレート

特別条項の場合

特別条項とは、時間外労働が臨時的に上限を超える場合に使用する様式です。基本的には一般条項と記載内容は変わりません。特別条項のみに反映される内容は以下の通りです。

「臨時的に限度時間を超えて労働させることができる場合」を記載し、その事項ごとに「業務の種類」「労働者数」「起算日」を記載し、1か月ごとの「限度時間を超えて労働させることができる回数」「延長することができる時間数及び休日労働の時間数」「限度時間を超えた労働に係る割増賃金率」、1年ごとの「延長することができる時間数」「限度時間を超えた労働に係る割増賃金率」を記入しましょう。

その後、「限度時間を超えて労働させる場合における手続」「限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康及び福祉を確保するための措置（番号・具体的内容）」を記載します。

最後に、「上記で定める時間数にかかわらず、時間外労働及び休日労働を合算した時間数は、１箇月について 100 時間未満でなければならず、かつ２箇月から６箇月までを平均して 80 時間を超過しないこと。」についてのチェックボックスにチェックを入れてください。

（引用元：３６協定届の記載例（ 特別条項 ））

時間外労働休日労働に関する協定書(特別条項)　様式9号の2のテンプレート

36協定届を提出する際は、新様式の書面に沿って必要事項を記載しましょう。労働者代表の選出内容などは、規定事項を守らなければ受理されないこともあるので、注意が必要です。

まとめ

36協定は、時間外労働や休日労働を行う場合は必ず締結しなければいけません。

新様式の書式で協定届を提出し、労働者が安心して働ける環境をつくることが、会社の大切な役割です。

規定に合った内容で提出しなければ受理されないこともあるので、適切な記載内容をしっかりと守って、迅速に業務を進めましょう。