【比較表付き】電子契約システムおすすめ2選！ サービス選び・導入までを徹底解説
電子契約システムとは、オンラインで契約の締結ができるツールのことです。
契約書の作成・送付・署名・捺印・返送・保管といった一連の業務を、システム上で完結できます。
電子契約システムは種類が多いため、自社の予算や事業規模に合ったものを選ぶことが大切です。システムの使いやすさや、わかりやすさも重要なポイントになるでしょう。
この記事では、おすすめの電子契約システムを紹介し、サービスの選び方や導入までの流れを徹底解説します。
電子契約にすると何が良い？
紙の契約書を電子契約に切り替えると、次のような課題の解決につながります。
- 印刷・捺印・郵送の工数がかかる
- 契約締結まで時間がかかる
- 紙の契約書の管理が面倒
特に近年は人手不足に悩む企業が多く、帝国データバンクが公開しているデータによると、2023年は人手不足による企業の倒産件数が過去最多を記録しました。
電子契約システムの導入によって、日々発生する契約書の締結業務を大幅に効率化でき、空いた時間を別の業務にあてることが可能になります。
書面契約から電子契約にすることで得られるメリット
電子契約を取り入れるメリットは、主に次の4つです。
業務効率化
契約書を電子化することで、紙の契約書を印刷・捺印・郵送する手間がかからなくなるため、契約担当者の業務負担を減らせます。また、オンラインで契約が締結できるため、担当者がリモートワークをしている場合でも、スムーズに対応できるでしょう。
契約書の原本を印刷し、保管する手間も不要です。
コスト削減
契約書を紙で用意する必要がなくなることで、印刷代・印紙代・郵送費用の削減が可能です。
保管用のファイルやスペースを用意する必要もなく、その分のコストカットもできるでしょう。
さらに、業務効率化による人件費の削減や、空いた時間をコア業務にあてることで生産性の向上も期待できます。
契約手続き業務の可視化・標準化
電子契約システムでは、システム上で契約手続きの進捗状況が確認できます。関係者に状況を確認する必要がなくなるほか、書類の行き違いや紛失などのトラブル防止にもつながるでしょう。
また、契約に携わる人々が共通のシステムを使うことで、業務の標準化もしやすくなります。担当者が変わってもシステムに履歴が残っているため、円滑な引き継ぎが可能です。
セキュリティの強化
紙の契約書を使用している場合、紛失や第三者による持ち出しで発生する情報漏えいのリスクも否めません。電子契約システムは書類を紛失するリスクがなく、セキュリティの強化につながります。
また、電子契約システムには、アクセス制限機能や書類の改ざん防止機能、ファイルの暗号化などの高度なセキュリティ機能が備わっているのが一般的です。紙の契約書よりも安全に取り扱うことができるでしょう。
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電子契約システム導入に弊害はある？
電子契約システムには、業務効率化やセキュリティ対策の強化など、さまざまなメリットがあります。しかし、導入によって発生する弊害もあります。
メリット以外も理解し、導入を検討することで後悔しないようにしましょう。
社内ワークフローの見直しが必要
電子契約システムを導入するためには、役員の合意だけではなく、従業員のワークフローを見直す必要があります。従業員数が増えるほど、調整の難易度は高まります。
速やかに導入するには、一部の部門でお試し導入から始めるなど工夫が必要です。
取引先との調整が発生する
電子契約システムの導入には、社内だけでなく顧客や取引先の協力も不可欠です。紙ベースでの契約を行っている企業や、業界としてデジタル化が進んでいない企業の場合、電子契約システムの利用を渋られることがあるかもしれません。
電子化が認められていない契約書類型もある
契約書のなかには、そもそも電子化が認められていないものも存在します。自社で取り扱う書類が電子契約システムに対応しているかどうかも、事前に確認しましょう。
代表的なものは、「事業用定期借地契約書」のように法律で公正証書制度を使うことが定められている書類です。公正証書制度は現状、対面・書面での手続きが必須となっているため、電子契約システムは利用できません。
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電子契約システムの選び方
電子契約システム選びに迷ったら、自社の課題やニーズを掘り下げてみましょう。
- 契約締結を頻繁に行うため、現場の業務負荷を下げたい
- セキュリティ対策が強化されているものがよい
- まずは安価なものを試したい
おすすめのサービスの特徴をまとめた一覧表をご用意しましたので、ぜひダウンロードして活用してください。
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電子契約システムの導入方法
電子契約システムの導入は、次の3ステップで進めましょう。
- 社内で導入の準備をする
- システムを比較し、テスト利用する
- 本格的に導入し、社内ルールを整備する
電子契約に切り替えるためには、社内の担当者に協力してもらう必要があります。そのため、電子契約システムの導入について合意を得たうえで進めましょう。
合意が取れたら、自社に合う電子契約システムを探します。社内ルールやマニュアルも整備しておくと、実際にシステムを利用する人が迷わず業務を進められます。
導入後に、「期待したようなシステムではなかった」という失敗を避けるためには、テスト利用がおすすめです。候補にあがっているシステムを本番と同じ環境で利用したうえで、1つに絞り込みましょう。
まとめ
電子契約システムを導入することで、契約書を効率よく作成・保管できるだけではなく、書類の紛失などのトラブル防止にもつながります。
導入には、社内だけでなく、顧客や取引先の協力も必要になるため、導入の理由をきちんと説明したうえで計画的に進めましょう。
おすすめの電子契約システムを厳選した無料の比較表をダウンロードして、早速検討を始めてみてはいかがでしょうか。
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