電子契約のメリットは？注意点や選定のポイントを解説

電子契約は、インターネット上で契約を締結する新しい方法です。従来の紙の契約書に押印する方法に代わり、電子データに印鑑の代わりになる電子署名をします。電子契約システムの導入は、業務効率化やコスト削減などメリットが多いです。
この記事では自社に電子契約を導入する際の注意点・選定のポイントについて詳しく解説します。

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bizocean事務局

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電子契約の主なメリット

電子契約を導入することで、業務効率化やコスト削減、セキュリティ・ガバナンスの強化などのメリットがあります。

業務効率化

電子契約を導入することで、契約締結までにかかる時間が大幅に短縮されます。契約書のやり取りがオンラインで完結し、印刷・押印・郵送といった従来の作業が不要になるためです。

例えば、従来1週間以上かかっていた契約締結を数分で完了することも可能です。さらに、契約のステータスがシステム上で可視化されるため、進捗管理が容易になり、担当者の負担軽減にも繋がります。

コスト削減

電子契約の導入により、以下のようなコストも削減できます。

印紙税
郵送費
印刷代
封筒代
書類保管のためのスペースコスト

この中で最も大きな効果が見込めるのは、印紙税です。特に高額な契約ほどその効果は大きくなります。

例えば1億円の工事請負契約の場合、従来なら6万円の印紙税がかかりましたが、電子契約では不要です。さらに印刷代、封筒代も電子契約では発生しません。

郵送費は送信料に変わり、紙での契約時の1件当たりの郵送費と比較してもコストは削減されます。電子契約導入による費用対効果を詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

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セキュリティ・ガバナンスの強化

電子契約は、電子署名とタイムスタンプによる本人証明技術により、以下のリスクを軽減できます。

契約書類の改ざんリスク
契約書類の紛失リスク
機密情報の漏洩リスク
コンプライアンス違反

紙契約ではこれらの危険性が高い状態でしたが、電子契約にすることで上記のリスクを減らせるのです。

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電子契約の注意点

便利な電子契約ですが、以下のような点も知っておきましょう。

電子契約できない契約もある
取引先の理解と協力が必要
電子契約で契約した書類は印刷保存できない

特に注意したいのが、電子契約ができないものがあることです。電子契約できない契約は以下の通りです。

任意後見契約
事業用定期借地契約
企業担保権の設定または変更を目的とする契約

また、電子契約サービスの種類によって相手方に費用が発生する場合もあるため、導入時に理解と協力を得ることが大切です。そして電子契約した書類は印刷保存できない点にも注意が必要です。これは2024年1月から電子帳簿保存法によって完全義務化されています。

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電子契約サービスの選定ポイント

電子契約サービスを選ぶ際のポイントは3つあります。

電子署名と電子サインの違いを理解する

電子契約サービスは、「電子署名」と「電子サイン」の2つのタイプがあります。
電子署名は本人であることを示す電子証明書を暗号化技術を用いて使用するため、法的な証明力があります。

一方、電子サインは暗号化技術を用いず、署名・記録します。そのため電子署名ほどの証明力がありません。より高い法的証拠力を求める場合は電子署名が適しています。

当事者署名型と事業者署名型（立会人型）の違いを把握する

電子契約サービスには、当事者署名型と事業者署名型（立会人型）の2つの方式があります。
当事者署名型と事業者署名型では、契約者が本人であることの証拠力と導入コストが違うため、自社がどちらを重視するのかを考慮して選びましょう。

当事者署名型は高い証拠能力を持ち、なりすましのリスクが低いというメリットがあります。しかし、導入コストが高く手間がかかります。契約相手にも同じ方法を導入してもらう必要があるため、相手方の理解が必要です。

反対に、事業者署名型は導入が容易で、多くの企業に適しています。相手が同様のシステムを採用していなくても、契約締結が可能です。しかし当事者型と比較すると、なりすましのリスクが高い点や、法的効力が弱いといったデメリットもあります。

自社の会社規模や契約数に合ったサービスを選択する

電子契約サービスを導入する際は、会社規模や契約数に合ったプランを選択しましょう。電子契約サービスには月額が無料のものから数万円程度まで様々なプランがあります。1カ月の契約数が少ないのに契約上限の高いものを選ぶと、月額料金が高額になります。

契約プランには年間払いや、長期契約割引などがある場合もあります。様々なサービスを比較し、自社の規模やユーザー数に適した電子契約サービスを選択することで、費用を抑えられるでしょう。

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電子契約のメリットを知って導入を検討しよう

電子契約を導入することで、業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化など、多くのメリットが得られます。ただし電子契約ができない契約がある、契約を交わす相手方にも同様のサービスの導入が必要など、いくつか注意点も存在します。細かな点まで確認したうえで、自社の規模や契約数などにあったプランを選択しましょう。

また、電子契約サービスでお悩みの方は、以下の記事で電子契約を比較し、自社に最適なプランを選択してください。

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