電子契約の導入が進まない6つの理由とその解決策

電子契約の導入が進まない理由

電子契約の導入が進まない主な理由として、以下の6つが挙げられます。

ここでは、上記の理由をそれぞれ解説します。

電子署名の信頼性に疑問を持たれる

電子署名の仕組みや安全性に対する理解不足が、電子契約への信頼性の障壁となっています。電子署名の法的効力や技術的な仕組みに関する知識不足から、電子契約の有効性に疑問を持つ企業も多いのが現状です。

また、電子証明書の有効期限管理など、運用面での煩雑さも電子署名への不信感を招いています。電子署名の信頼性を高めるには、その仕組みや安全性について正しい理解を促す取り組みが重要です。

セキュリティリスクへの懸念がある

サイバー攻撃やなりすましなどのセキュリティリスクへの懸念が、電子契約の導入を妨げているのも事実です。重要な契約情報を電子的に管理することへの不安から、電子契約の導入に二の足を踏む企業も少なくありません。

十分なセキュリティ対策の実施や、安全性の高い電子契約サービスの選定が課題となっています。企業には、電子契約のセキュリティリスクを正しく理解し、セキュリティレベルの高いシステムを導入するなどの対策が求められます。

社内の業務フロー変更に伴って、調整が必要になる

電子契約の導入には、既存の契約プロセスの変更や社内調整が必要であり、その難しさも導入の障壁となっています。紙の契約書に慣れ親しんだ社員の抵抗感や、新しいシステムの使い方への不安が、電子化への移行を難しくしているのです。

部門間の調整や、社内規程の整備、教育・トレーニングの実施など、電子契約の導入には多岐にわたる対応が求められます。社内の理解と協力を得ながら、段階的に電子化を進めていくことが肝要でしょう。

一部の契約では、電子化が制限される

法的に電子化が認められていない契約の存在や、紙との混在による管理の煩雑さにより、電子契約の導入が進んでいません。不動産取引で公正証書の作成が必要な契約など、法律上、電子化が困難なケースも多いのが実情です。

紙の契約書と電子契約が混在することで、管理業務が複雑化し、電子化のメリットを十分に享受できない状況も生まれています。

取引先と合意形成するのが難しい

取引先の電子契約に対する認知度の低さや、導入に伴う手間やコストへの懸念が、電子契約の導入を妨げている面もあります。特に中小企業では、電子契約の必要性や効果への理解が浸透しておらず、導入に積極的でない場合が多いのが現状です。

取引先の同意を得るために、電子契約のメリットを丁寧に説明し、導入の障壁を取り除く努力が必要となります。取引先との連携を深め、どのようなシステムで契約を電子化していくのかを丁寧に説明することが、電子契約の導入には欠かせません。

電子帳簿保存法への対応が必要になる

電子帳簿保存法で求められる要件への対応や、社内の関連部署との連携・体制整備の必要性が、電子契約の導入のハードルを高くしています。電子契約を導入する際には、電子帳簿保存法に基づく適切な電子データの保存・管理体制の構築が必須です。

税務部門やシステム部門といった、関連部署との連携や役割分担の明確化など、社内の体制整備にも労力を要します。電子契約の導入を円滑に進めるには、電子帳簿保存法への対応を含めた、全社的な取り組みが不可欠と言えるでしょう。

電子契約の導入を進めるための解決策

ここまで、電子契約の導入を妨げている要因を紹介しました。ただし、適切な解決策を講じれば、その障壁を乗り越えられます。

電子契約の導入を進めるための解決策は、主に以下のとおりです。

ここでは、電子契約の導入を進めるための具体的な方策を4つ提案します。

電子契約の理解を促して、段階的に導入する

電子契約の仕組みやメリットについて、社内外のステークホルダーに丁寧に説明することが重要です。電子署名の法的効力や、セキュリティ面での安全性など、電子契約に対する正しい理解を促す取り組みが求められます。

また、電子化に適した契約から順次導入を進め、徐々に適用範囲を拡大していくのも有効な方法です。導入事例や成功事例を共有し、電子契約への理解と信頼を深めていくことが、円滑な導入につながるでしょう。

信頼性の高い電子契約サービスを選定する

電子契約の導入が視野に入ってきたら、信頼できる認証局が発行する電子証明書を利用し、電子署名の信頼性を確保してください。また、高度なセキュリティ対策が施された電子契約サービスを選定し、安全性を担保することも重要な要素となります。

加えて、ユーザビリティの高いシステムを採用し、社内外の利用者の利便性を向上させることも忘れてはなりません。信頼性、安全性、利便性のバランスを考慮して、予算内で最適な電子契約サービスを選定しましょう。

電子帳簿保存法への対応と、業務フローの変更を実施する

電子帳簿保存法の要件を満たす電子データの保存・管理体制を構築することが、契約の電子化に必須です。法令順守の観点から、電子契約データの保存方法や保存期間など、必要な要件を確実に満たしてください。

また、業務フロー変更に伴う社内調整や教育・トレーニングを丁寧に実施することも欠かせません。電子契約の導入をサポートする、専門家やサービスを活用するのもよいでしょう。

取引先との連携を強化する

社内だけでなく、取引先に電子契約の導入メリットを丁寧に説明し、理解と協力を得ることが重要です。電子契約の利用に関する取引先との合意事項を明確にし、トラブルを防止する案も提示しましょう。

さらに、電子契約の運用ルールや問い合わせ対応体制を整備し、取引先との円滑なコミュニケーションを図ることも重要なポイントです。取引先との信頼関係を築きながら、電子契約の導入を進めていきましょう。

電子契約を進めるメリット

最後に、電子契約を導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

電子契約を進める具体的なメリットは、以下のとおりです。

ここでは、上記のメリットをそれぞれ解説します。

契約業務の効率化とコスト削減ができる

電子契約を導入することで、印刷や郵送、保管にかかる時間とコストを大幅に削減できます。契約書の作成から締結、保管までの一連の業務をデジタル化することで、業務効率が向上するのです。

また、印紙税の節約や契約関連書類の保管スペースの削減により、経費削減効果も期待できます。電子契約システムには、一部業務を自動化する機能を備えたものもあっておすすめです。

リモートワークに対応して、生産性を向上できる

電子契約なら、オンライン上で契約を締結できるため、場所や時間の制約なく、契約業務を進められます。リモートワーク環境下でも、円滑な契約プロセスを実現できるでしょう。

移動時間や待ち時間を削減できるため、業務の生産性が向上します。特に、遠方の取引先が多い場合、場所を選ばず契約が遂行できるというのは、大きなメリットです。

ペーパーレス化によって、環境負荷を軽減できる

電子契約の導入により、紙の使用量を大幅に削減できるため、環境に優しい業務運営が可能になるのもメリットです。CO2排出量の削減や森林資源の保護など、企業の環境対策に貢献できます。

SDGsやESG経営（※）の観点からも、電子契約の導入は重要な取り組みと言えます。近年では、企業の環境への配慮が重視されてきており、ペーパーレス化は企業イメージに直結する取り組みです。

※ESG経営：環境（Environment）と社会（Social）、ガバナンス（Governance）の3つの要素を重視した経営方針

セキュリティを強化できる

電子契約では、契約情報をデジタルデータとして一元管理できるため、情報の検索性や可視性が向上します。アクセス権限の設定により、機密情報の漏洩リスクを低減できるのもメリットの1つです。

さらに、改ざん防止機能やバックアップ体制により、契約情報のセキュリティを強化できます。従来の紙の契約書に比べ、紛失のリスクが低いので、契約書の管理も安心です。

電子契約の課題を乗り越えて、ビジネスの効率化を実現しよう

電子契約は普及しつつあるものの、電子署名の信頼性やセキュリティリスクへの懸念から、導入に踏み切れない企業も多いです。しかし、電子契約の課題を正しく認識し、適切な対処方法を見つけることで、ビジネスの効率化とDXを推進することができます。

信頼性の高い電子契約システムを選定し、社内と取引先に電子契約の利便性と安全性を十分に説明することが重要です。また、電子契約の導入によるコスト削減や生産性向上の効果を最大限に引き出すためには、自社の状況に合った解決策を模索することも必要になります。

電子契約の導入は、ビジネス環境のデジタル化を加速し、新たな価値創造や競争力強化につながる取り組みです。電子契約の課題を乗り越え、そのメリットを活かすことで、企業の業務効率は大きく改善されるでしょう。