覚書とは？ 締結する場面やメリット・正しい書き方を解説

覚書（おぼえがき）とは？

覚書（おぼえがき）は、物事を忘れないように書き留めておくことが一般的が意味合いです。

ビジネスの場では、当事者間で取り決めたことを記録として残しておくための書類という意味で使われます。

多くの場合、覚書は仮の契約書としての意味を持ちます。

例えば、商談で決まった価格や納期などを覚書によって取り決め、後日正式な契約書を取り交わすなどの方法で活用するのが一般的です。

契約書との違い

契約書と覚書は、当事者間で合意した内容を記載した文書という点では同じですが、覚書は契約書の内容を補完する文書として用いられます。

契約書には合意した契約内容が記されており、変更や追加があった場合に覚書を用いて修正します。

念書との違い

念書とは、約束したことを書面にしたものです。

契約書や覚書と大きく異なる点は、当事者同士ではなく、一方のみが義務を負担することです。約束する側のみが念書に署名・押印し、相手方に提出します。

賃貸契約や始末書の代用など、ビジネス・プライベートを問わず利用されています。

法的効力の有無

覚書については、契約書と同様に法的効力があるのが原則です。

覚書の内容や覚書が交わされた経緯から、法的拘束力がある合意と認められます。

ただし、念書の内容が公序良俗に反する場合などは無効・取消しになる可能性があるので注意が必要です。

覚書を取り交わすビジネスシーン

ここでは、覚書を取り交わすビジネスシーンの例を具体的に見ていきましょう。

契約内容の追加・変更時

覚書は契約書の補完資料として使用されることが多く、締結済みの契約書に追加や変更を行う際に覚書を取り交わします。

契約締結の時点で決められなかった条件について、あとから追加を行う際にも有効です。

従業員の出向時

従業員が出向元の企業との雇用関係を維持したまま別の企業で働く際に、出向者の労働内容や経費の支払い、労働条件などを覚書に記載することもできます。

覚書を締結するメリット

覚書を締結するメリットには、次のようなものがあります。

契約書の変更内容が一目瞭然

締結済みの契約書の内容を変更する際に覚書を用いることで、変更内容がわかりやすくなるというメリットがあります。

覚書の場合、変更箇所のみを端的に規定することから、長い契約書の内容をすべて見直す必要がなくなり、効率化が図れます。

変更内容を見落したまま署名・捺印するリスクを軽減する効果もあります。

契約の締結スピードを早められる

契約内容の一部が決まらない場合は、あとから覚書を用いて内容を追加・修正することが可能です。

急いで契約を締結しなければならない場合は特に有効で、条件面で折り合いがつかない場合の手段として用いられることもあります。

心理的なハードルが下がる

覚書は契約書に比べてライトな印象を与えるため、心理的なハードルが下がるのもメリットのひとつといえます。

ただし、原則として契約書と同じように法的拘束力が生じるため、締結内容は慎重に確認する必要があります。

覚書の記載事項と印紙の扱い

ここでは、覚書の記載事項と印紙の扱いについて解説します。

基本的な記載事項

覚書の記載事項には、次のようなものがあります。

1. 表題

タイトル部分にあたります。「覚書」もしくは「○○に関する覚書」と記載するのが一般的です。

2. 前文

覚書を締結する当事者を明記します。契約書のように、当事者同士を「甲」「乙」と置き換えることで、それ以降に法人名を記載する手間が省けます。

3. 本文

当事者同士が合意した内容を記載します。契約書の内容を変更するために覚書を用いる際は、変更前後の内容を明確に記載する必要があります。

4. 後文

「以上、甲乙の間で〇〇へ合意する証として本書2通を作成し、甲乙それぞれ署名捺印のうえ各1通を保有する。」などの後文で締めくくります。

5. 日付・署名・捺印

覚書に日付を記載し、署名・捺印します。覚書は契約に合意したことを示す書類であることから、記載する日付は契約の締結日ではなく、覚書にサインした日になる点に注意が必要です。

印紙の必要性

覚書が印紙税の課税対象文書と判断された場合は、印紙が必要になります。

課税文書に該当するかどうかは、覚書に記載されている実質的な内容にもとづいて判断されます。

国税庁のホームページでは、次の3つすべてに当てはまるものが課税文書と定義されています。

引用：No.7100 課税文書に該当するかどうかの判断｜国税庁

なお、覚書に記載されている契約金額が1万円未満なら、課税文書であっても収入印紙を貼る必要はありません。

覚書についてのまとめ

覚書に関する基礎知識や締結する場面、メリット、契約書との違い、正しい書き方などを解説しました。

締結済みの契約書の内容変更や出向時の取り決めなど、覚書は幅広い用途で用いられます。

契約書よりもライトなイメージがありますが、契約書と同様に法的拘束力が生じることが原則であるため注意が必要です。

企業法務に関わる人は、覚書も契約書と同様、慎重に取り扱いましょう。