第２回　社内報の役割と機能、ターゲットの理解と担当者の在り方

社内報に求められる社内活性化、情報の共有、ベクトルの統一

社内報は読まれるだけではなく、読者の行動に結び付かなければなりません。行動に結び付けるには、読者の共感を得なければなりません。そのためには、読者である従業員を知り、社内報担当者を従業員に知ってもらう仕組みが大切です。そして、何より大事なのは、社内報担当者の会社を良くしたいという思い。従業員を主役にしつつ、社内広報メディアの主役である社内報を企画していきます。

創業間もない数人の会社であれば、多くの場合、社内報は存在しません。社長を含めた従業員全員が顔見知りであり、お互いのことをプライベートも含め熟知しているからです。多くの場合、ワンフロアにひとかたまりになって仕事をしていますから、誰とでもすぐに会話ができ、その場ですぐに全体会議を開くことも容易です。相手の興味関心、相手の立場や仕事内容、現在抱えている課題までも把握した上でのコミュニケーションが行われていることでしょう。ですから、相手が一番知りたいことを、理解しやすい状態で伝えることができます。相手の気持ちを考え、相手が納得して、共感してもらえるような内容で伝えることができるのです。結果として、すんなり行動を起こしてくれるのではないでしょうか。

しかし、人数も増え、拠点も増えると、そうはいきません。一般的に、従業員数が三〇〇人を超えると社内報が必要になってくるといわれます。社内報に求められる役割は、まだ社内報が存在しなかったころに実現できていた、社内コミュニケーションの活性化、情報の共有、ベクトルの統一を実現することです。社内報を読むことで、会社を知り、会社を好きになり、この会社で働けることが喜びにつながる。頑張っているメンバーのことを知り、そのメンバーのことが好きになり、協働の精神が醸成され、組織が活性化されていく。そのために、会社としては、社内報を通じてさまざまな情報を従業員に提供していくことが必要です。

一番伝わるコミュニケーションとは、個別に、相手に合わせた内容で行うことです。それを社内報で実現しようとするのであれば、全員に読んでもらえる企画、全員に伝わる企画は、そもそも不可能であることに気付くでしょう。確かに、会社の出来事や決算数字など知ってもらいたい内容については、従業員全員がターゲットとなり得ます。しかし、しっかりと理解してもう企画、共感され行動に結び付く企画については、ターゲットを明確に絞り、さらにそのターゲットについて熟知する必要があります。

企画立案については、以下、いろいろな切り口を紹介していきますが、その際に最も大事なことが、読者ターゲットを絞り、そのターゲットについて知ることなのです。どのような思いや価値観を持って働いているのか。現在抱えている不安とは、モチベーションの源とは……。このように、ターゲットを思い描きながら企画を立案し、原稿を起こしていくことが大切なのです。

明確な発行目的を定め、それを軸に編集を進めていく

社内報は発行することが目的ではあってはなりません。もちろん、発行して読まれるだけでも意味がありません。読まれて行動に結び付くことが大前提です。従業員は社内報を読むことで、自社のことを知り、理解し、共感して行動する。社内報はここまでを目的として編集されるべきものです。

発行目的は、どのようなものを考えれば良いでしょうか。以下に社内報の発行目的の例を記しました。

自社の状況に合わせて、いま社内報にどのような役割を持たせるべきか、経営的視点から考えましょう。また、自社の状況が変化したのなら、それに合わせて発行目的も見直すべきです。会社あっての社内報であり、社内報だけが単独で存在することはあり得ません。そして、発行目的を社内に告知しましょう。何のための社内報なのか、その目的を達成するために、どのように従業員に読んでほしいか、活用してほしいか。明確な意図のもとに発行していることを周知しておくことで、その存在意義が明確になりますし、発行目的と照らし合わせての読者からのフィードバックにより、編集部も鍛えられます。また、明確な発行目的を定めておくと、編集上の軸が定まります。企画に迷ったときの判断軸となります。

社内報の役割と知りたい情報

一方、一般的な社内報の役割について、以下の通り、四つの役割があるといわれています。

それぞれの機能に合致した企画立案がされているか、時々振り返るようにしましょう。読まれるだけではいけないものの、読まれないことには始まらない社内報。読まれるためのポイントは三つあります。まずは、読みたくなる内容かどうか、ということです。読者を振り向かせるためには、読者の興味、関心事にリンクしている必要があります。そのためには読者である従業員のことを知らなければなりません。この点については後述します。

一般的に従業員が社内報に求めていることは、以下に記すものといわれています。読者の関心事から企画立案することは、読まれる社内報への近道です。

次回に続く