BPOとはなにか｜導入のメリット・対象業務を事例から確認しよう

BPOとは

BPOは「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」の略で、自社の業務を外部のBPO専門業者に委託する経営手法です。

「アウトソーシング」は「委託」を意味し、ビジネス・プロセス・アウトソーシングでは、業務の企画から設計、実施、分析までのプロセスを一括して外部の専門業者に委託します。

BPOの特徴

BPOでは特定の業務を一括して受託するという特徴があるため、委託業者は各部門の業務に精通しています。業者ごとに得意分野が異なり、経理・営業・ITなど、部署ごとに別の業者に委託することも可能です。

企業はBPOを実施することで、限りあるリソースをコア業務に集中させることができます。

アウトソーシングとの違い

従来のアウトソーシングは、単一業務や一時的な業務の外部委託を指すのが一般的でした。一方のBPOは、総合的かつ継続的に業務を外部委託する仕組みなので、従来のアウトソーシングよりも高いレベルで業務効率化が可能になっています。

マーケティング業務を例にあげてみましょう。従来のアウトソーシングの場合は、メルマガの作成・配信、自社メディアの運営、広告用のLP制作などの業務を別々に依頼していましたが、BPOの場合は「マーケティング業務」として、それらの業務を一括して委託できます。

BPRとの違い

BPRは「Business Process Re-engineering（業務プロセスの再設計）」の略で、自社の業務の構造を根本から見直し、再構築していく経営戦略です。

BPRは経営戦略の手法で、BPOは業務の進め方であることから、BPRで決められた方針をもとにBPOの戦略を検討・実施することになります。

BPOの対象となる業務

ここでは、BPOの対象となる業務や向いている業務を部門ごとに見ていきましょう。

総務部でBPOの対象となる業務の例

総務部の仕事はルーティンの事務作業が多いため、比較的BPOが容易といえるでしょう。

経理部でBPOの対象となる業務の例

BPOのサービスには、公認会計士や税理士といった経理のプロが対応してくれるものもあります。BPOによって経理のノウハウを得られるのも大きなメリットで、自社に経理専門の部署がない場合にもおすすめです。

人事部でBPOの対象となる業務の例

人事業務のなかでも特に負荷が大きいのが採用業務です。採用計画の策定から募集、書類選考、面接、採用、内定通知などの業務を一括して委託することで、ほかの業務にリソースを割くことが可能になります。

IT部門でBPOの対象となる業務の例

IT部門は人材不足に陥りやすい部署であることから、近年、BPOのニーズが高まっています。システム開発やデータベースの設計など、自社が持つ知識では対応できない業務も委託できるのが魅力といえます。

企業にBPOを導入するメリット

企業にBPOを導入するメリットには、次のようなものがあります。

自社のリソースを有効活用できる

企業が抱える業務には、コア業務とノンコア業務があります。業務自体は利益を生まず、高度な判断も必要ないノンコア業務をBPOによって切り離すことで、従業員が本来取り組むべきコア業務に集中できます。

業務品質が向上する

専門的な業務や高度なスキルが必要とされる業務も、BPOなら実現可能です。自社にスキルを持った人材がいない場合は特に有効といえるでしょう。BPOの専門業者は各部門の業務に精通しているため、業務品質の向上も期待できます。

コストが削減できる

BPOには当然コストがかかりますが、自社で業務を行う場合とはコストの種類が変わります。

自社で業務を行う場合に必要な人件費や設備費は「固定費」ですが、BPOの費用は「外部委託費」で、変動費に計上できます。また、BPOの専門業者に業務を任せることで、自社では難しいレベルの業務効率化も実現でき、結果的にコストの削減につながります。

企業にBPOを導入するデメリット

企業にBPOを導入するデメリットについても解説します。

準備期間は一時的に業務負荷が増える

BPOの準備期間には、自社の業務を専門業者に引き継ぐ作業が発生します。従業員は、通常業務をこなしながら引き継ぎを行う必要があるため、部署の繁忙期を避けることが大切です。場合によっては、打ち合わせを何度か重ねる必要があるでしょう。

変化が激しい業務には不向き

BPO化した業務は、契約期間中に大きな変更を加えることが困難です。そのため、頻繁に作業内容や量が変更になる業務はBPOに不向きといえます。スタートアップなど、短期間で組織が大きく変化する可能性がある場合は、業務内容が安定してからBPO化を検討するとよいでしょう。

BPOの導入時に重視すべきポイント

BPOの導入時には、費用対効果の見極めやセキュリティ対策など、いくつか重視すべきポイントがあります。詳しく見ていきましょう。

BPOによる費用対効果が高い業務を見極める

BPOの費用対効果を高めるためには、自社が抱える業務を棚卸しして優先順位を付けることが大切です。委託が比較的容易な業務からBPO化する方法もありますが、自社で業務を行った場合とコストが変わらないという結果になる可能性もあるため、注意が必要です。

セキュリティ対策をよく確認する

外部の専門業者に業務を委託する際は、従業員や顧客の個人情報を提示する必要があります。万が一、委託先で情報漏えいなどのトラブルがあると、自社の信頼を大きく損なう恐れがあります。委託先のセキュリティ対策をよく確認し、信頼のおける業者に依頼しましょう。

プライバシーマークなど、情報の取り扱いに関する規格を取得しているかどうかも、判断材料のひとつになります。

業務の種類に合わせて委託先を選ぶ

BPOの専門業者には、それぞれ得意分野があります。業務の種類に合わせて委託先を変えることで、費用対効果を高めることが期待できます。ただし、委託先が増えると管理が煩雑になる点には注意しましょう。

BPO導入の企業事例3選

ここでは、BPO導入の企業事例3選を紹介します。

商品開発部門のBPO事例

タイヤ・ゴムメーカーの株式会社ブリヂストンは、高付加価値商品の開発に注力する環境づくりの一環として、BPOを活用した設計者の業務負荷軽減に取り組みました。

商品開発を担当する同社の設計者は、日々、膨大な数のドキュメント作成やデータ転記などの作業に追われていました。また、設計業務が属人化していることも問題視されており、改善が必要だったといいます。

設計業務を作業レベルまで分解・マニュアル化し、業務の標準化をはかったことで設計開発業務を約15％効率化。設計者が、年間38,000時間をコア業務である企画開発の領域にシフトさせることに成功しました。

出典：モノづくりに特化したBPO（EPO*）を活用し設計業務を標準化設計業務を安定化し、設計者を企画開発領域へパワーシフト｜トランスコスモス株式会社

コールセンター部門のBPO事例

財務・人事関連業務に関するシェアードサービスを提供する株式会社日立マネジメントパートナーは、都内で自社運営していたコールセンター業務をBPO化。札幌のコールセンターに完全移管しました。

同社は自社でゼロからコールセンターを立ち上げた経緯があり、オペレーターの採用や人材育成に課題を抱えていました。また、問い合わせ件数が増える年末調整業務の時期の対応にも毎年頭を悩ませていたといいます。

コールセンター部門のBPOによって、応対品質の向上、大幅なコスト削減、従業員のリソースの確保を同時に実現しました。

出典：BPO事例インタビュー 株式会社日立マネジメントパートナー｜株式会社パソナ

物流部門のBPO事例

京都・伏見で最古の酒蔵である月桂冠株式会社は、クライアントの事業所内で運営するオンサイト型BPOを活用して受注業務の効率化を目指しました。

物流部受注センターを新規で立ち上げ、全国の受注業務を集約することで業務効率化をはかっています。立ち上げ当初は同社の従業員が業務を担っていましたが、徐々に派遣社員による運営にシフトし、現在では株式会社パソナに業務を委託しています。

物流部の受注業務を外部委託したことにより、自社の従業員が、生産計画や在庫計画、配送計画といった、より付加価値の高い業務に注力できるようになりました。

出典：BPO事例インタビュー 月桂冠株式会社｜株式会社パソナ

BPOについてのまとめ

BPOの基礎知識や導入のメリット・デメリット、対象業務、事例を紹介しました。

BPOを活用することで自社の貴重なリソースをコア業務に集中させることが可能になり、業務効率化によるコスト削減も期待できます。

本記事で紹介した内容を参考に、自社の場合はどの部門にBPOを導入するのが効率的か、検討してみてはいかがでしょうか。