予算管理システムとは？ メリット、機能、選び方も紹介

予算管理システムとは

予算管理システムは、予算と実績を比較し、企業の目標達成を支援するシステムです。

予算管理システムを導入することで、予算の策定から実績の集計、分析までの一連の業務を効率化することができます。

近年では、クラウド型の予算管理システムが主流となっており、導入のハードルが下がっています。

従来の予算管理は、Excelなどの表計算ソフトを用いて行われており、データの集計や分析に多大な時間と労力を要していました。

しかし、予算管理システムを導入することで、手作業よりも業務負担を軽減できるほか、予算と実績の差異を可視化し、問題点の早期発見が容易になります。

予算管理システムの導入メリット

予算管理システムの導入には、様々なメリットがあります。主なメリットは以下の通りです。

ここでは、上記のメリットについて詳しく見ていきましょう。

業務効率化を実現する

予算管理システムの導入は、データ収集・集計の自動化により業務効率を向上できるのが大きなメリットです。

予算管理業務に関わる各部門の担当者は、システムを利用することで、データ入力や集計にかかる時間を大幅に削減できます。

また、入力項目のカスタマイズが可能なため、企業の運用に合わせた柔軟な対応が可能です。具体的には、予算データの入力や集計、レポート作成などの作業を自動化できます。

リアルタイムのモニタリングを可能にする

予算管理システムは、予算達成度をリアルタイムで把握し、迅速な意思決定を可能にします。

予算と実績の乖離を早期に発見し、対策を講じることができるため、経営のスピードアップにつながるのは魅力的でしょう。

また、予算の再編成も容易に行えるため、環境変化に柔軟に対応することができます。従来の予算管理では、予算と実績の差異を把握するまでに時間がかかり、対策が遅れがちでした。

一方、予算管理システムを導入することで、リアルタイムでの予実管理が可能になります。

評価とフィードバックを促進する

予算管理システムは、改善点を明確化し、PDCAサイクルの確立を促進します。予算と実績の差異要因を分析し、改善策を立案・実行することで、継続的な業務改善が可能になるのもメリットです。

また、予算管理プロセスが可視化されるため、各部門の責任者は自部門の課題を認識しやすくなります。

予算と実績の差異を分析する機能を備えており、効果的な改善策の立案にも役立つでしょう。

従業員のモチベーション向上につながる

予算管理システムを使い、予算達成に向けた目標を明確にすれば、従業員のモチベーション向上につながるでしょう。

各部門や個人の目標が可視化されることで、従業員は自身の役割と責任を認識しやすくなり、業務へのコミットメントが高まります。

達成度に応じたインセンティブの設定なども可能になり、従業員のやる気を引き出すことができます。

システムを導入することで、目標が可視化され、従業員は自身の役割と責任を認識しやすくなるのがメリットです。

セキュリティ強化と情報漏えいリスク軽減

予算管理システムは、重要なデータをシステム内で一元管理することで、セキュリティを強化し、情報漏えいのリスクを軽減できます。

アクセス権限の設定により、機密情報へのアクセスを制限することが可能です。

また、クラウド型のシステムでは、常に最新のセキュリティ対策が施されているため、高いセキュリティレベルを維持できます。

従来の予算管理に比べ、予実管理システムは情報漏えいのリスクを大きく軽減できるのがメリットです。

予算管理システムの主な機能

予算管理システムには、予算管理を効率的に行うための様々な機能が搭載されています。主要な機能は以下の通りです。

ここでは、上記の機能について解説します。

予算計画機能

予算計画機能は、各部門の詳細データを収集し、予実管理表の作成をサポートしてくれる機能です。各部門の予算担当者は、システム上で予算を入力し、上位の予算にロールアップすることができます。

予算計画の進捗状況を分かりやすく可視化できるため、よりスムーズに予算策定が行えるでしょう。

具体的には、部門別・項目別の予算入力機能、予算データの集計・ロールアップ機能、予算計画の進捗状況の可視化機能、予算シミュレーション機能などが搭載されています。

データの集約・予算編成機能

データの集約・予算編成機能は、部門別予算を一元管理し、予算シミュレーションを行う機能です。各部門の予算データを自動的に集計し、全社予算を編成することができます。

また、what-if分析により、様々なシナリオに基づく予算シミュレーションが可能になるのも魅力的です。

具体的には、部門別予算データの自動集計機能、全社予算の編成機能、予算シミュレーション機能（what-if分析）、予算データの一元管理機能などがあります。

モニタリング・予算再編成機能

モニタリング・予算再編成機能は、予算実績差異分析を行い、期中の予算再編成を支援する機能です。予算と実績の差異を自動的に検知し、アラートを発することができます。

また、変更された事業計画に基づいて、期中で予算を再編成することも可能です。

具体的には、予算実績差異分析機能、アラート機能（予算と実績の乖離を自動検知）、予算再編成機能（期中の予算修正）、予算実績レポート機能などがあります。

評価・フィードバック機能

評価・フィードバック機能は、差異要因を可視化し、次期予算計画への反映を促進する機能です。予算実績差異の要因分析を行い、レポートを作成します。

分析結果を次期の予算計画に反映させることで、予算精度の向上が期待できるでしょう。

具体的には、差異要因分析機能、要因分析レポート機能、次期予算計画への反映機能、予算管理プロセスの評価機能などがあります。

予算管理システムの選び方

予算管理システムを効果的に導入・運用するうえでは、まず自社に適したシステムを選ぶことが重要です。

予算管理システムを選ぶ際は、以下のポイントを考慮しましょう。

ここでは、上記のポイントについて解説します。

データ移行がしやすいか

予算管理システムを選ぶ際は、Excelからのスムーズな移行が可能かを確認することが重要です。多くの企業では、予算管理業務にExcelを利用しているため、Excelとの連携は必須の機能でしょう。

そのため、Excelで作成された予算データを取り込めるかどうかは、システム導入の成否を左右する大きな要因です。

具体的には、Excelファイルからのデータインポート機能、Excelライクなユーザーインターフェース、Excelとのデータ連携機能などを備えているシステムを選ぶのがよいでしょう。

他システムと連携可能か

予算管理システムは、会計システムなどとのデータ連携を検討し、選定する必要があります。

予算管理では、実績データを会計システムから取得する必要があるため、連携できるかどうかは重要なポイントです。

また、人事システムや販売管理システムとのデータ連携により、予算管理の精度向上が期待できます。具体的には、APIやファイル連携などの機能を備えているシステムを選ぶのが望ましいでしょう。

導入目的に合った機能を備えているか

予算管理システムは、自社のニーズを満たす機能を備えているかを見極めて選ぶべきです。

予算管理の対象となる業務範囲や、必要な分析軸などを明確にし、それらを実現できるシステムを選定しましょう。

また、将来的な業務拡張も見据えて、柔軟性の高いシステムを選ぶことが望ましいです。

具体的には、予算計画機能、データの集約・予算編成機能、モニタリング・予算再編成機能、評価・フィードバック機能などが備わっているかどうかを、自社のニーズを踏まえて確認してみてください。

シミュレーション機能があるか

予算管理システムのシミュレーション機能は、複数パターンでの予算シミュレーションが可能かを評価する必要があります。

事業環境の変化に応じて、様々なシナリオを想定した予算シミュレーションを行うことは、経営判断において非常に重要です。

シミュレーション機能の充実度は、経営の意思決定でも予実管理システムを活かしたい場合、特に意識すべきでしょう。

具体的には、what-if分析機能、感度分析機能、シナリオ分析機能など、予算シミュレーションに必要な機能を備えているかを確認してみてください。

サポート体制は十分か

予算管理システムの選定では、運用開始後のサポート内容を確認することも重要です。

システム導入後も、操作方法の問い合わせやトラブル対応など、継続的なサポートが必要となります。導入ベンダーのサポート体制を確認し、安心して利用できるシステムを選びましょう。

具体的には、導入支援サービス、操作マニュアルの提供、ヘルプデスクの対応時間、バージョンアップ対応などを確認してみてください。

予算管理システムで企業の競争力を強化しよう

予算管理システムは、予算と実績を比較し、企業の目標達成を支援するシステムです。予算計画機能や予算編成機能、フィードバック機能などが搭載されており、実務から経営判断まで大いに役立つでしょう。

予算管理システムは、企業の競争力を強化するために活用するのが望ましいです。予算管理システムを導入することで、予算管理業務の効率化だけでなく、経営の意思決定スピードの向上や、業務改善のPDCAサイクル確立などの効果が期待できます。

予算管理システムを効果的に導入・運用するためには、自社の予算管理の課題を明確にし、最適なシステムを選定することが重要です。

自社のニーズに合った予算管理システムを導入して、業務の効率化や正確な予実分析を実現しましょう。