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業務分掌とは? 職務分掌との違いや作り方の手順を解説

監修者:北原中小企業診断士事務所 代表  北原 竜也

業務分掌とは? 職務分掌との違いや作り方の手順を解説

企業運営は、多種多様な業務によって成り立っています。

なかには、内容や責任の所在が曖昧な業務もあり、重複や確認漏れといった問題が発生することで効率が下がってしまうことがあります。スムーズな組織運営には、業務の明確化が欠かせません。

この記事では、業務分掌の基礎知識や職務分掌との違い、業務分掌の作り方の手順を解説します。業務効率化に課題をお持ちの方は、ぜひ参考にしてください。


業務分掌とはなにか

業務分掌とは、部署単位で業務内容や責任、権限を明確化することです。

組織運営をスムーズにする目的で行われることが多く、責任や権限の所在がはっきりするため、「働きやすくなった」と感じる人も多いようです。

業務分掌は、業務の内容が安定している組織で特に有効です。成長過程にある企業は、業務の量が安定せず、新たな業務が発生することも多くあります。

そのため、担当業務や権限を線引きすることで、かえって業務が進めにくくなることがあります。


業務分掌と混同しやすい用語との違い

業務分掌と混同しやすい用語に、職務分掌とセグリゲーションがあります。それぞれの用語の違いを見ていきましょう。

職務分掌

業務分掌は部署単位で仕事内容を明確化することを意味します。一方の職務分掌は、個人単位の仕事内容を明確化するという違いがあります。

人事部で例えると、人材の採用、従業員の評価、人事関係の手続きといった部署単位の仕事内容が業務分掌の対象です。

採用内定の決定権や従業員の昇格など、個人単位で権限や責任が与えられる仕事内容が、職務分掌の対象となります。

職務分掌によって、個人がそれぞれ持つ権限を越えて仕事を行うことがないように抑止することが可能です。

セグリゲーション

セグリゲーション(segregation)は、「他と区別する」という意味を持つ言葉で、業務分掌や職務分掌と同様に、仕事内容を明確化する性質を持ちます。

業務分掌や職務分掌は組織運営をスムーズにする目的で行われますが、セグリゲーションは従業員のミスや不正を防止する目的で行われる点に違いがあります。

「執行者」と「承認者」を明確にし、権限や責任を分離することでミスや不正を防止するための仕組みを作りましょう。


企業が業務分掌を導入するメリット

ここでは、企業が業務分掌を導入するメリットを紹介します。

責任領域が明確になる

各従業員の担当業務と権限が明確になることで、担当業務への責任感が生まれます。また、自律的に業務を進める効果も期待できます。

特定の部署や従業員へ負担が集中することを防げる

各部署や従業員が担当する業務が明確になり、1つの部署や1人の従業員に業務が偏るといった事態を回避しやすくなります。

リスク分散につながる

業務分掌により、1人の従業員がすべての業務を担当することが減ります。結果的に、「その人がいないと仕事が回らない」といった事態が回避しやすくなる効果があります。

また、誰がどのような業務を行っているのかが明確になり、業務の引き継ぎもしやすくなるでしょう。

業務の質が向上する

担当業務が明確になることで、各従業員が業務に集中しやすくなり、業務の質が向上します。業務効率化が同時に実現できる点もメリットです。


導入前に知りたい業務分掌のデメリット

業務分掌を導入する前に、デメリットも把握しておきましょう。

社内連携が取りづらくなる

役割分担が明確になると、自分の業務以外への関心が薄くなり、社内連携が取りづらくなることがあります。部門間や従業員間でのコミュニケーションが減少することも考えられます。

コストの増加

業務分掌を導入すると、各従業員の業務負荷を軽減できます。しかし、一方で業務を担当する人が増え、人件費などのコストが増加することが懸念されます。

イレギュラーな対応に弱くなる

ビジネスの現場では、担当者が存在しないイレギュラーな業務も多く発生します。

業務分掌によって各従業員の業務が明確になるのはメリットですが、その反面、イレギュラーな業務への対応に弱くなるのはデメリットといえます。


【手順解説】業務分掌の作り方

ここでは、業務分掌の作り方をステップごとに紹介します。

1. 業務の把握・整理

まずは、社内の業務を把握し、整理するところから始めましょう。

各部署はどのような業務が行われており、それぞれの業務を誰が担当し、どのような権限があるのかをリストアップします。

2. 業務の分類

業務をリストアップできたら、分類する作業に移ります。分類の規準には、「業務の性質による分類」や「業務の重要度による分類」などがあります。

「業務の性質による分類」では、営業・マーケティング・会計・人事などの職種によって業務を分類し、「業務の重要度による分類」では、整理した業務を重要度に応じて分類していきます。

3. 担当者の設定

分類した業務ごとに担当者を設定します。業務に対して適切な担当者を設定することで、業務効率化や品質向上につながるため、非常に重要なステップです。

各業務に必要な専門知識や経験がある担当者を設定することが好ましいでしょう。

4. 権限の設定

担当者を決めたら、各担当者の権限もあわせて設定します。

権限の設定が曖昧になると、トラブルが発生した際に責任者がはっきりせず、従業員も自身の業務範囲がわからないといった混乱が生じる恐れがあります。

担当者と権限をリスト化するなど、責任の所在を明確にしておくことが大切です。


業務分掌を簡単に作成するコツとは?

業務分掌を簡単に作成するには、次のような方法があります。

1. エクセルで管理する

業務分掌の作成には、エクセルが適しています。

業務内容の並び替えや削除、追加などの作業がしやすく、組織変更があった場合でも柔軟に対応できます。

内容を変更したらバージョンごとに日付を入れてファイルを保存しておくと、変更内容が追跡しやすくなります。

2. 規定サンプルを活用する

規定サンプルとは、業務分掌に必要な項目があらかじめ網羅されたテンプレートです。

インターネット上に無料の規定サンプルがあるので、自社に合ったものを探してみましょう。

使用するテンプレートを決めてから業務の棚卸しや従業員へのヒアリングを行うと、効率良く業務分掌を作成できます。


業務分掌についてのまとめ

業務分掌には、責任領域が明確になり、特定の部署や従業員へ負担が集中することを防げるなどのメリットがあります。

一方で、各従業員が自らの業務に集中することで社内連携が取りづらくなるなどのデメリットも考えられるため、業務分掌を導入する前に対策もあわせて検討しましょう。

また、業務分掌を効率化につなげるためには、エクセルや規定サンプルなどを活用して仕事内容を管理しやすくすることが大切です。運用面での利便性もふまえて、自社に合った業務分掌を作成しましょう。


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監修者プロフィール

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北原 竜也

北原中小企業診断士事務所 代表

2017年に中小企業診断士を取得。補助金等の事業計画書作成支援を中心にコンサルティングを開始。

ITコーディネータ、健康経営エキスパートアドバイザーの資格も保有しており、中小企業を中心に幅広い知見を活かした支援・助言を行っている。

カウンセラーとしての側面もあり、カウンセリングの聴く技術を活かし、クライアントが望む姿を明確にし、具体的な行動に移せるコンサルティングを得意としている。

【保有資格】

・認定経営等革新支援機関 中小企業診断士

・ITコーディネータ

・健康経営エキスパートアドバイザー

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