業務分掌とは？ 職務分掌との違いや作り方の手順を解説

業務分掌とはなにか

業務分掌とは、部署やチーム単位で仕事内容や役割を明確化することです。組織運営をスムーズにする目的があります。

部署やチームごとの役目がはっきりするため、業務分掌があることで「働きやすくなった」と感じる人も多いようです。

業務分掌は、仕事内容や仕事量が安定している組織に有効な手段です。

しかし、まだビジネス内容が安定していない成長過程の会社では、仕事の内容も量も変動するため活用が難しくなってしまいます。

業務分掌は、各組織の安定性をみて取り入れてみてください。

職務分掌との違い

業務分掌と職務分掌は、分掌する対象と目的に違いがあります。

業務分掌は部署やチームのような組織ごとに仕事内容や役割を分けることで、目的は各業務担当の明確化です。

それに対して職務分掌は、職務や役職ごとの責任範囲が分掌対象で、各役職の職責や職権、役割などを明確化する目的があります。

人事部に例えて各分掌を考えてみましょう。人事部内での業務分掌は人材の採用、従業員の評価、人事関係の手続きなどチーム別に行うタスクの分配です。

一方で職務分掌は、採用内定の決定権、従業員の昇給・賞与などの判断権限や責任を役職ごとに割り振ります。

業務分掌は、タスク分担を明確にすることで仕事の円滑化を図り、職務分掌は役職ごとの責任を明確にすることで、職務責任以上の仕事を抑止することができます。

セグリゲーションとの違い

「セグリゲーション（segregation）」は「他と区別する」という意味を持つ言葉です。業務分掌や職務分掌と同様に、仕事内容を明確にするという意味があります。

セグリゲーションの場合は、業務を行う「執行者」と、指示や許可を出す「承認者」を区別します。

業務分掌や職務分掌は組織運営をスムーズにすることが目的ですが、セグリゲーションは従業員のミスや不正を防止することが目的です。

「執行者」と「承認者」を明確に分けることで、権限や職責を分離することができます。

業務分掌規程とは？

業務分掌規程は、組織内の業務範囲や責任、権限を明確に定めた規則です。規定として業務分掌を明記することで、従業員が各々の役割を認識できます。

また、経営陣や管理職にとっては各部署やチームの動きを把握できるので、組織の改善策を講じるためのツールとして重要です。

業務分掌規程を作るためには、まず組織図で部署と従業員の所属を確認します。そこから各部署の責任者が、業務やタスクを洗い出す流れが有効です。業務の漏れがないよう、各部署やチームの責任者、経営者側の全方位で情報のすり合わせをしましょう。

業務分掌規程によって各々が仕事内容を把握することで、業務の重なりや漏れといった非効率な状態を回避できます。会社の進捗によって適宜見直しや更新をしながら活用しましょう。

企業が業務分掌を導入するメリット

ここでは、企業が業務分掌を導入するメリットを紹介します。

責任領域が明確になる

各従業員の担当業務と権限が明確になることで、担当業務への責任感が生まれます。また、自律的に業務を進める効果も期待できます。

特定の部署や従業員へ負担が集中することを防げる

各部署や従業員が担当する業務が明確になり、1つの部署や1人の従業員に業務が偏るといった事態を回避しやすくなります。

リスク分散につながる

業務分掌により、1人の従業員がすべての業務を担当することが減ります。結果的に、「その人がいないと仕事が回らない」といった事態が回避しやすくなる効果があります。

また、誰がどのような業務を行っているのかが明確になり、業務の引き継ぎもしやすくなるでしょう。

業務の質が向上する

担当業務が明確になることで、各従業員が業務に集中しやすくなり、業務の質が向上します。業務効率化が同時に実現できる点もメリットです。

導入前に知りたい業務分掌のデメリット

業務分掌を導入する前に、デメリットも把握しておきましょう。

社内連携が取りづらくなる

役割分担が明確になると、自分の業務以外への関心が薄くなり、社内連携が取りづらくなることがあります。部門間や従業員間でのコミュニケーションが減少することも考えられます。

コストの増加

業務分掌を導入すると、各従業員の業務負荷を軽減できます。しかし、一方で業務を担当する人が増え、人件費などのコストが増加することが懸念されます。

イレギュラーな対応に弱くなる

ビジネスの現場では、担当者が存在しないイレギュラーな業務も多く発生します。

業務分掌によって各従業員の業務が明確になるのはメリットですが、その反面、イレギュラーな業務への対応に弱くなるのはデメリットといえます。

【手順解説】業務分掌の作り方

ここでは、業務分掌の作り方をステップごとに紹介します。

順番に解説します。

1. 業務の把握・整理

まずは、社内の業務を把握し、整理するところから始めましょう。

各部署はどのような業務が行われており、それぞれの業務を誰が担当し、どのような権限があるのかをリストアップします。

2. 業務の分類

業務をリストアップできたら、分類する作業に移ります。分類の規準には、「業務の性質による分類」や「業務の重要度による分類」などがあります。

「業務の性質による分類」では、営業・マーケティング・会計・人事などの職種によって業務を分類し「業務の重要度による分類」では、整理した業務を重要度に応じて分類していきます。

3. 担当者の設定

分類した業務ごとに担当者を設定します。業務に対して適切な担当者を設定することで、業務効率化や品質向上につながるため、非常に重要なステップです。

各業務に必要な専門知識や経験がある担当者を設定することが好ましいでしょう。

4. 権限の設定

担当者を決めたら、各担当者の権限もあわせて設定します。

権限の設定が曖昧になると、トラブルが発生した際に責任者がはっきりせず、従業員も自身の業務範囲がわからないといった混乱が生じる恐れがあります。

担当者と権限をリスト化するなど、責任の所在を明確にしておくことが大切です。

業務分掌を簡単に作成するコツとは？

業務分掌を簡単に作成するには、次のような方法があります。

1. エクセルで管理する

業務分掌の作成には、エクセルが適しています。

業務内容の並び替えや削除、追加などの作業がしやすく、組織変更があった場合でも柔軟に対応できます。

内容を変更したらバージョンごとに日付を入れてファイルを保存しておくと、変更内容が追跡しやすくなります。

2. 規定サンプルを活用する

規定サンプルとは、業務分掌に必要な項目があらかじめ網羅されたテンプレートです。

インターネット上に無料の規定サンプルがあるので、自社に合ったものを探してみましょう。

使用するテンプレートを決めてから業務の棚卸しや従業員へのヒアリングを行うと、効率良く業務分掌を作成できます。

業務分掌についてのまとめ

業務分掌には、責任領域が明確になり、特定の部署や従業員へ負担が集中することを防げるなどのメリットがあります。

一方で、各従業員が自らの業務に集中することで社内連携が取りづらくなるなどのデメリットも考えられるため、業務分掌を導入する前に対策もあわせて検討しましょう。

また、業務分掌を効率化につなげるためには、エクセルや規定サンプルなどを活用して仕事内容を管理しやすくすることが大切です。運用面での利便性もふまえて、自社に合った業務分掌を作成しましょう。