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伝票処理とは? その必要性と伝票式会計の種類・作成方法を解説

監修者:竹中啓倫税理士事務所 税理士・米国税理士・認定心理士  竹中 啓倫

伝票処理とは? その必要性と伝票式会計の種類・作成方法を解説

経理の仕事には、現金預金・買掛金・売掛金の管理、領収書の整理、請求書の発行など、さまざまなものがあります。

伝票処理は、そのなかでも経理処理の第一歩といえる基本的な仕事です。

本記事では、伝票処理の意味や必要性、伝票式会計の種類・作成方法を解説します。伝票処理について正しい知識を身に付けましょう。


経理が行う伝票処理とはなにか

まずは、伝票処理の基本を押さえましょう。

伝票処理とは取引内容の起票作業のこと

伝票処理とは、伝票に次のような取引内容を記載することをいいます。

  • 取引日
  • 取引相手
  • 金額
  • 取引の内容

伝票処理によって、「やり取りがあった」という事実が法律に従って記録されます。伝票は仕訳(取引の要素を分解すること)のルールに従って日々起票され、その積み重ねによって、月次決算や年次決算処理、決算書などの財務諸表になります。

伝票処理の必要性

伝票処理は経理処理の第一歩です。なぜなら、伝票を勘定科目別に集めて日付順にして、勘定科目順に並び変えることによって総勘定元帳を作成できるからです。実際に記帳を行っていくのは仕訳帳だけで、そこから転記されるのが「総勘定元帳」ということです。

伝票処理がベースとなり、集計方法の違いによって「仕訳帳」や「総勘定元帳」になるため、伝票処理は経理の業務に欠かせないものです。

「伝票式会計」とその種類

伝票式会計は、利用する伝票の数によって3種類に分けることができます。

  • 1伝票制
    「仕訳伝票」のみを使用します。すべての取引を仕訳伝票で起票するため、仕訳の煩雑さや集計の手間などから、現在ではほとんど使われていません。
  • 3伝票制
    「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」を使用します。会社の現金の流れを中心に表した方式ともいえます。現金のやり取りが明確になる点から、現金取引が多い業種で幅広く導入されている方式です。
  • 5伝票制
    「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」「仕入伝票」「売上伝票」を使用します。お金の流れだけでなく、売上・仕入の流れにもフォーカスした方式といえます。小売業や卸売業など、掛での売買が多い企業で積極的に利用されており、経営実態を明らかにできるのがメリットです。

伝票処理に用いられる5つの伝票

ここでは、伝票処理に用いられる5つの伝票について解説します。

1.入金伝票

入金伝票は、企業に現金入金があった場合のみに起票する伝票です。売掛金を現金で回収した場合や、仮払金の精算時に返金が発生する場合に使用され、通常は赤字で印刷されています。

仕訳としては、日付・金額・摘要と、常に借方は現金になるため、貸方の勘定科目のみが記載されることになります。

2.出金伝票

出金伝票は、企業に現金出金があった場合のみに起票する伝票です。物品やサービスを購入した場合や、預金から小口現金を引き出した場合に使用され、通常は青字で印刷されています。

仕訳としては、日付・金額・摘要と、常に貸方は現金になるため、借方の勘定科目のみが記載されることになります。

3.振替伝票

振替伝票は、銀行振込や振込手数料の支払いなど、現金以外の取引があった場合に起票する伝票です。借方や貸方に勘定科目を記入できるようになっており、汎用性があります。入金伝票と出金伝票の場合は、現金以外の勘定科目のみを記載すれば済みますが、振替伝票は、借方貸方ともに勘定科目を記入する必要があります。

4.仕入伝票

仕入伝票は、商品などを仕入れた場合に起票する伝票です。貸方科目は買掛金になります。仕入れには締め日があり、1か月・2か月など支払いサイトが決まっているため、支払日がずれてきます。また、仕入は反復継続によって取り扱い量が多くなるため、個別の伝票を使用するケースがあります。

5.売上伝票

売上伝票は、商品などを売り上げた場合に起票する伝票です。貸方科目は売掛金になり、請求書の発行と同時に処理することがあります。

一部の得意先は支払いサイトが決まっており、変更できない場合もあります。また、売上は反復継続によって取り扱い量が多くなり、入金処理の手間もあるため、個別に処理されるケースが多いです。


伝票処理の方法

伝票処理の主な方法は次の3つです。

  • 手書き
    最も一般的な起票方法ですが、単純な作業の繰り返しになるのが難点です。ボールペンなどの改ざんできない筆記具で記入しましょう。
  • Excel
    Excelでフォームを作成・入力することで集計の手間と正確性を担保できます。改ざんを防止するため、集計用と印刷用のシートを用意するなどの工夫が必要です。
  • その他(会計ソフトを導入する)
    会計ソフトで仕訳を入力すると、伝票の作成だけでなく、仕訳帳・総勘定元帳・試算表が一気通貫で作成でき、効率化につながります。業務引継ぎなどもシステム化でき、社員の退職リスクにも対応できます。

伝票処理についてのまとめ

伝票処理の意味や必要性、伝票式会計の種類・作成方法を解説しました。

伝票処理は、企業の取引内容を記録する大切な仕事です。伝票処理を正確に行うことによって、お金の流れが明確になります。取引の内容によって使用する伝票が異なるため、正しく理解したうえで伝票処理を行いましょう。

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監修者プロフィール

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竹中 啓倫

竹中啓倫税理士事務所 税理士・米国税理士・認定心理士

上場会社の経理部門で個別決算を中心とした決算業務に従事する傍ら、竹中啓倫税理士事務所を主宰する。

税理士事務所では、所得税・法人税を中心に申告業務を行っている一方で、外国税務に関するセミナー講師を行っている。

心理カウンセラーとして、不安を抱える人々に対して寄り添って、心の不安に答えている。

税理士会の会務では、名古屋税理士協同組合理事を務める。

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