社外連絡にビジネスチャットを利用するメリット・注意点を紹介

社外連絡に便利なビジネスチャットとは？

ビジネスチャットは従来のメールと異なり、定型的な挨拶文や宛先・件名が不要です。

「お世話になっております」といった形式的な挨拶やCC・BCCの設定が必要なく、要件から直接やり取りを始められます。これにより、社外とのコミュニケーションが迅速化され、業務効率が向上します。

すぐに本題に入れるため、1日に何度もやり取りが必要な取引先とのコミュニケーションが格段にスムーズになるのが魅力です。電話のように相手の都合を気にする必要がなく、メールのように形式を整える手間もありません。

そのため、社外とのやり取りにおける心理的ハードルが下がり、必要な情報がより速く共有できます。

社外連絡にビジネスチャットを利用するメリット

ビジネスチャットを社外連絡に利用するメリットは、主に以下のとおりです。

ここでは、上記のメリットについて詳しく見ていきましょう。

情報漏洩のリスクが低い

ビジネスチャットは、金融機関レベルの暗号化技術やアクセス制限機能を搭載しています。送信後の編集・取消機能も備えているため、社外とのやり取りでも情報漏洩リスクを大幅に低減し、安全な情報交換が可能です。

誤送信した場合でも即座に削除や修正ができるため、メールでは対応できない「送信後の修正」を実現し、誤って社内情報を送ってしまう危険性を回避できます。また、IPアドレス制限や二要素認証などの機能は、不正アクセスのリスクを低減し、社外とのやり取りにおいても安全性を確保します。

これらの高度なセキュリティ機能により、機密情報を扱う業種で特に重宝されるでしょう。

記録管理が楽になる

ビジネスチャットでは、会話履歴が一画面で確認でき、検索機能も使えます。「言った・言わない」のトラブルを防止し、社外との過去の決定事項や合意内容を即座に参照できるようになるのが魅力です。

メールでは複数の関係者とのやり取りが分散しがちですが、ビジネスチャットではグループチャット機能で全員が同じ情報を共有できるため、情報の欠落や認識のズレを防げます。

「会議」というキーワードで検索するだけで、過去の会議日程や決定事項がすぐに見つかるため、社外とのやり取りにおけるログにもアクセスしやすいです。

コミュニケーションスピードが向上する

ビジネスチャットは、メールのようなフォーマル形式に縛られず、直接要件を伝えられます。これにより、社外との情報共有スピードが飛躍的に向上し、緊急対応や納期調整など、迅速な対応が求められる状況で特に重宝するでしょう。

「了解しました」「承知しました」などの短いレスポンスも、スタンプ1つで代用可能です。そのため、社外とのやり取りにおける返信の手間が大幅に削減され、コミュニケーションの頻度と速度が向上します。

また、オンライン状態や既読機能により、相手がメッセージを確認したかどうかが一目瞭然です。電話で確認する手間が省けるので、複数社が関わるプロジェクトにおいても、情報を素早く伝達できます。

社外連絡のためのビジネスチャットの導入方法

ここまで、ビジネスチャットを社外連絡に活用するメリットを紹介しました。では、具体的にどのようにビジネスチャットを導入すればよいのでしょうか。

社外連絡のためにビジネスチャットを導入する際は、以下の方法を行ってください。

ここでは、上記の方法について詳しく解説します。

既存システムと連絡できるかを考える

社外連絡用ビジネスチャットを選定する際は、自社の業種・規模・コミュニケーション特性に最適なツールを、総合的な視点で評価しましょう。具体的には、暗号化などのセキュリティ機能、直感的な操作性、社外ゲスト招待の柔軟性、多言語対応機能、ユーザーあたりのコストなどを広く評価してください。

社外ゲストアカウントの追加コストや上限数についても、事前の確認が欠かせません。特に多数の取引先と連絡する場合は、外部ユーザー数無制限のプランや、一時的なゲストアクセス機能が充実したツールが望ましいです。

また、既存システム（Microsoftツール、Googleサービスなど）との連携性も重要な選定基準となります。すでに社内で使用しているシステムとの互換性が高いツールを選ぶことで、導入のハードルを下げられるでしょう。

運用する際のルールを徹底する

社外とのビジネスチャット活用では、社内利用とは異なる独自のルールを明文化し、共有することが肝心です。これにより、コミュニケーションの混乱やセキュリティリスクを未然に防止できます。例えば、以下の点を明文化するとよいでしょう。

返信の期待時間や緊急時の対応方法などの細かなルールを、社外パートナーと事前に合意しておくことで、円滑なコミュニケーションが実現できます。具体的には、「業務時間内は2時間以内に返信する」「緊急案件はタイトルに『緊急』と入れる」といった取り決めが考えられます。

また、チャンネルの命名規則や階層構造についても、明確なルールを設けることが重要です。例えば、プロジェクト名や部門名、テーマ名ごとにチャンネルを分け、社外パートナーを含む全員が情報にアクセスしやすい環境を整えましょう。

段階的に導入する

ビジネスチャットの社外連絡導入は、リスクを最小化しながら、段階的に組織全体へ浸透させるのが成功の鍵です。主に、以下の流れで進めていきましょう。

最初の試験導入では、小規模なプロジェクトや短期の案件を選ぶのがおすすめです。成功体験を積み重ねてから大規模・長期プロジェクトへと拡大することで、社内外の抵抗感を減らし、スムーズな移行が可能になります。

導入の各段階で、返信時間の短縮率や会議回数の削減数といった、具体的な成功指標を設定することが重要です。定期的に効果を測定し、その結果を社内外の関係者と共有することで、理解と協力を得やすくなります。

社外連絡のためのビジネスチャットとセキュリティ問題

ビジネスチャットを社外連絡に活用する際は、セキュリティ問題を注視しなければいけません。

社外連絡のビジネスチャットにおけるセキュリティ対策は、以下のとおりです。

ここでは、上記の対策について詳しく解説します。

チャンネル管理ごとにアクセス制限をする

ビジネスチャットでは、プロジェクトごとにチャンネルを分け、社内専用と社外共有用のチャンネルを明確に区別しましょう。さらに、役割に応じた読み取り専用権限などの細かな設定を行うことで、機密情報の混在を防ぎ、安全な情報共有環境を構築できます。

例えば、「プロジェクトA-社内」と「プロジェクトA-社外」のように明確に分けることで、社内情報と社外共有情報の混在を防ぎ、誤った情報漏洩を防止できるでしょう。

外部パートナーには必要最小限のチャンネルにのみアクセス権を付与し、サブプロジェクトやトピックごとに、さらに細かく権限を設定することも重要です。

共有ファイルの情報漏洩を防ぐ

ビジネスチャットでファイル共有を行う際は、閲覧期限設定やダウンロード制限機能を積極的に活用しましょう。重要機密情報は直接チャット上に書き込まず、適切なセキュリティが施されたファイル形式での共有を原則とすることが、セキュリティ対策として有効です。

例えば、PDFファイルにパスワードを設定したり、閲覧のみでダウンロード不可の設定を活用したりすることで、共有後のファイル拡散リスクを最小化できます。ファイル共有の履歴管理機能を活用し、過去のアクセスを記録することで、情報漏洩時の原因特定が可能になります。

プロジェクト終了後のデータ管理

プロジェクト終了後は、ビジネスチャットにおける社外メンバーのアクセス権限を速やかに削除しましょう。必要に応じてチャットログのエクスポートやアーカイブを実施することで、将来の参照や監査に備えつつ、情報セキュリティを維持できます。

社外メンバーの退出処理に関する明確な手順書を作成し、プロジェクト終了時や担当者変更時に確実に実行できる体制を整えることが重要です。長期保存が必要な重要な決定事項や合意内容については、チャットログから抽出して正式な文書としてまとめ、適切な文書管理システムに保存しましょう。

社外連絡にビジネスチャットを利用する際の注意点

ここまで、社外連絡のビジネスチャットにおけるセキュリティ対策を解説しました。実は、社外連絡のビジネスチャットには、セキュリティ問題以外にもいくつかの注意点があります。

社外連絡にビジネスチャットを利用する際の注意点は、以下のとおりです。

ここでは、上記の注意点について詳しく解説します。

社外パートナーへの対応

ビジネスチャット経験が少ない社外パートナーには、導入メリットを具体的な数値や事例を交えて説明しましょう。初期段階ではメールなどの既存のコミュニケーション手段も併用しながら、徐々に移行を進めることで、相手の抵抗感を最小化しながら導入できます。

特に年配の取引先担当者など、新しいツールへの抵抗が強い場合は、操作方法の丁寧なレクチャーや簡易マニュアルの提供、初期段階でのサポート体制を充実させることが重要です。

「まずは1週間試す」といった期限付きの試験運用の提案や、他社の成功事例の共有など、心理的ハードルを下げる工夫が効果的でしょう。

作業効率が悪くならないようにする

ビジネスチャットは、手軽さゆえに過剰なメッセージや不必要な報告が発生しやすいです。そのため、明確な利用ガイドラインを設定し、定期的なレビューとフィードバックを行うことが、長期的な成功につながります。

例えば、「1つの話題につき1つのスレッドを使用する」「添付ファイルには適切な説明を付ける」「全員への通知は最小限にする」といったルールを定めることで、効率的なコミュニケーションを促進できます。

また、定期的に「ビジネスチャット活用状況レビュー」などの機会を設け、良い活用事例の共有や課題の抽出・改善も行ってみましょう。

共通のルールを決めて関係性を高める

社外連絡においては、自社と取引先間でコミュニケーションスタイルや反応速度が異なる場合があり、これが摩擦につながる可能性があります。例えば、即レスを重視する企業と熟考後の返信を重視する企業間では、「反応が遅い」「考えが浅い」といった相互不満が生じやすいです。

このような状況を避けるためには、双方の企業文化や働き方の違いを事前に認識し、明確なルールを設定することが有効です。「〇時間以内に初期レスポンスを行う」「検討に時間が必要な場合は、その旨と回答目安時間を伝える」といった取り決めにより、誤解や不満を防げます。

また、定期的なオフラインでのミーティングやビデオ会議を組み合わせることで、テキストだけでは伝わりにくい価値観の相互理解を深められるでしょう。

システムの違いで接続不可は避ける

社外連絡においては、セキュリティポリシーやシステム環境の違いにより、ビジネスチャットの接続や機能利用が困難になる可能性があります。特に大企業や金融機関など、厳格なセキュリティポリシーを持つ企業との連絡では、ファイアウォール設定やデバイス制限などが障害となりやすいです。

そのため、双方のIT部門や情報セキュリティ部門を交えた技術検証と調整を行い、両社のセキュリティポリシーに準拠した形での接続方法を選択しましょう。

接続性に問題がある場合は、ウェブブラウザベースでの利用や専用VPN接続の構築、両社が許可するクラウドサービスの活用など、柔軟な代替手段も検討してください。

ビジネスチャットで、企業間コミュニケーションを革新しよう

ビジネスチャットを社外連絡に利用する際は、小規模な試験導入からスタートし、段階的に拡大していくアプローチが効果的です。自社の業種・規模・文化に適した使い方をすることで、メールや電話よりも円滑なコミュニケーションが実現できるでしょう。

ビジネスチャットの導入は、単なるツールの変更ではなく、社外とのコミュニケーション文化そのものの変革です。導入初期の混乱や抵抗を乗り越えれば、長期的な業務効率化と関係強化につながります。

まずは無料プランのあるツールを試験的に導入し、特定の取引先と小さなプロジェクトから始めるのが、リスクなく効果を実感できるためおすすめです。自社に合ったビジネスチャットツールを選び、取引先の価値観に合ったルールを設定することで、企業間コミュニケーションを革新させましょう。