ビジネスチャットの既読機能のメリット・デメリットは？ 効率的な活用の仕方を解説

ビジネスチャットの既読機能とは

ビジネスチャットの既読機能とは、相手がメッセージを開封したことを送信者に通知する機能です。

ビジネスチャットの既読表示は、「既読」テキストやアイコン表示によって視覚的に伝達されます。そのため、送信者はメッセージが確実に届いたことを一目で確認することが可能です。

ツールによって表示方法は異なり、テキスト表示（「既読」「開封済み」など）やアイコン表示、タイムスタンプなど、さまざまな形式があります。

ビジネスチャット既読機能のメリット

ビジネスチャットの既読機能のメリットは、主に以下のとおりです。

ここでは、上記のメリットについて詳しく見ていきましょう。

緊急時の伝達遅延リスクが減少する

緊急メッセージが未読のままである場合、送信者は電話などの別手段に素早く切り替える判断がつきます。そのため、他手段との併用により、重要情報の伝達遅延リスクを大幅に減少できるのが利点です。

例えば、システム障害や顧客クレーム対応などの時間的制約がある状況では、担当者がメッセージを確認していないと分かれば、即座に電話連絡に切り替えることで問題解決を加速できます。特に営業やカスタマーサポート部門など、即応性が求められる部署では、この機能が業務効率を大きく左右するでしょう。

情報共有のエビデンスとして活用する

既読表示は、重要な情報や指示が相手に確認されたという証拠になります。「見ていない」といった言い逃れを防止し、責任の所在を明確にできるのが大きな強みです。

特に取引先とのやり取りや重要な社内決定事項の共有において、「伝えていない」「知らなかった」というトラブルを回避する強力な証拠となるでしょう。例えば、納期や仕様変更などの重要な情報を共有した際、その後のトラブルで「聞いていない」と言われるリスクを低減できます。

メールの開封確認の手間が省ける

既読表示を見れば、メッセージが開封されたことをリアルタイムで確認可能です。メッセージが届いたか確認するための追加連絡が不要となり、コミュニケーションの無駄を削減できます。

特に多忙な管理職やチームリーダーへの連絡において、開封確認ができるだけで安心感が生まれるため、「見ましたか？」といった確認の連絡が不要になるでしょう。社内会議の開催通知や重要なアナウンスを送信した際にも、誰が確認したかが把握でき、未確認者へのフォローアップを効率的に行えます。

状況に応じてリマインドができる

既読状態と未読状態を区別できることで、送信者は返信がない場合も状況を判断し、適切なタイミングでフォローアップが可能です。

例えば、未読の場合は相手が多忙で、確認できていない状態だと判断できます。一方、既読の場合は内容を検討中、または返信を忘れている可能性があると推測できるでしょう。

この機能によって、今日中に返信が必要な案件で、既読になっているにもかかわらず返信がない場合のみ、リマインドや催促を行えるようになります。

ビジネスチャットの既読機能におけるデメリット

ここまで、ビジネスチャットの既読機能のメリットを紹介しました。既読機能はメリットが多い一方、デメリットについても把握する必要があります。

ビジネスチャットの既読機能におけるデメリットは、以下のとおりです。

ここでは、上記のデメリットについて詳しく見ていきましょう。

信頼関係が悪化する可能性がある

既読後に返信が遅れると、送信者は「無視された」と感じやすいです。また、受信者は常に迅速な返信を求められるストレスを感じるため、チーム内の人間関係が悪化する可能性があります。

特に上司と部下の間では、この問題が深刻化しやすいです。上司からのメッセージへの返信が遅れるだけで、「やる気がない」と誤解されるケースもあるでしょう。同僚間でも「あの人はいつも既読スルーする」といった評判が立ち、信頼関係が徐々に損なわれていくことがあります。

返信の必要性や優先順位が分からない

既読表示を「確認済み」と認識するか、「要返信」と捉えるかは人によって異なります。そのため、明確なルールがない組織では、混乱やミスコミュニケーションが発生しやすいです。

例えば、単なる情報共有のつもりで送ったメッセージに返信がないと、「無視された」と感じる場合があります。また、返信が必要な内容に「了解」の一言もなく、既読だけがつくことでコミュニケーションが成立しないケースもあるでしょう。

こうした解釈の不一致は、個人の性格や過去の職場での経験によって増幅され、同じチーム内でもトラブルの原因となることがあります。

返信への心理的プレッシャーを感じる

既読表示があることで、メッセージを読むとすぐに返信しなければならないという心理的プレッシャーが生じます。このプレッシャーで、従業員があえてメッセージを開封しない「未読スルー」をするケースも少なくありません。

これにより、本来の既読機能の目的である開封確認の信頼性が損なわれ、未読のままでも実際には内容を確認している状況が生まれてしまうでしょう。特に多忙な時期には「今は返信する余裕がないから、あえて開かない」という行動が増え、重要な情報伝達が遅れるリスクが高まります。

業務中断による生産性の低下リスクが生じる

チャット通知への即時対応が習慣化すると、業務が頻繁に中断され、集中が必要な作業の生産性が低下するリスクが生じます。業務中断後に元の集中状態に戻るには時間がかかるため、頻繁な中断は、深い思考を必要とする業務の質を著しく低下させるでしょう。

特にプログラミングやクリエイティブワーク、戦略立案など、高度な集中力を要する業務では、チャット対応による中断が成果物の質と量の両方に悪影響を及ぼします。

ビジネスチャットの既読機能を効果的に活用するコツ

ここまで、ビジネスチャットの既読機能におけるメリット・デメリットを紹介しました。そのうえで、ビジネスチャットの既読機能を効果的に活用するには、以下のポイントを押さえましょう。

ここでは、上記のコツについて詳しく見ていきます。

リアクション機能を活用する

スタンプやいいねといったリアクション機能を活用すれば、文章での返信が不要になり、手軽に意思表示が可能です。これにより、コミュニケーションのハードルを下げ、より気軽にやり取りできるようになります。

「了解しました」「承知しました」という短いメッセージの代わりにリアクションを使用するだけで、受信者の返信負担と送信者の通知確認負担の両方を減らせるでしょう。リアクション機能は、既読機能の欠点を補完し、より効率的なコミュニケーションを実現するための強力なツールと言えます。

返信要否を明示的に伝達する

「返信不要です」「〇日までに返信希望」など、送信者が返信の要否と期限を明示することは、受信者の判断負担を減らすのに有効です。特に重要な案件では「【要回答】」「【本日中に返信希望】」などの表記をメッセージのタイトルや冒頭に付けることで、受信者が優先順位をつけやすくなります。

逆に単なる情報共有の場合は「【参考情報】」「【返信不要】」と明記することで、受信者が「返信すべきか」と悩む時間を省けるでしょう。

企業全体での明確なルールを設定する

既読から返信までの目安時間や緊急度の表示方法など、チャット利用に関する明確なルールを組織内で統一することで、ストレスや誤解を軽減できます。

例えば、「業務時間内の既読は2時間以内の返信を推奨、回答に時間がかかる場合はその旨を一言伝える」「業務時間外の既読は翌営業日の対応でOK」といったガイドラインを設けるのが望ましいです。

新しいメンバーが入社した際にも、こうしたルールを明文化して共有することで、チームのコミュニケーション文化をスムーズに伝えられます。

受け手が返信しやすいメッセージにする

簡潔な要点、Yes/No形式の質問、重要情報の冒頭配置など、受信者の負担を考慮したメッセージ設計が、返信のハードルを下げるのに効果的です。

例えば「会議室の予約について、A会議室とB会議室どちらが良いでしょうか？」と具体的な選択肢を示すことで、受信者は「A会議室で良いです」と簡潔に返信できるでしょう。

また、複数の質問や依頼を1つのメッセージに詰め込まず、トピックごとに分けることも大切です。これにより、受信者は優先順位をつけて対応しやすくなり、一部だけ先に回答することも可能になります。

ビジネスチャットの既読機能とツールの選び方

ビジネスチャットの既読機能を最大限活用するには、何よりも自社に適したツールを選ぶことが重要です。

ツール選定の際には、以下のポイントを意識してください。

ここでは、上記のポイントについて詳しく見ていきましょう。

組織規模と業務特性に合わせる

すべての業務形態や企業特性に適したツールは存在しません。そのため、組織の規模（少人数/大規模）や業務特性（緊急対応頻度/非同期作業の程度）に合わせたツール選定が重要です。

例えば、緊急対応が多い医療や製造現場では、既読状態の視認性が高いツールが適しています。一方、リモートワークが中心のIT企業では、オンライン状態の詳細表示（オンライン/離席中/オフライン）などの機能を重視すべきでしょう。

また、多国籍チームや海外との取引が多い企業では、時差を考慮した通知管理機能や翻訳機能との連携が選定のポイントです。

既読機能のカスタマイズができるか

既読機能の有効・無効設定や表示方法のカスタマイズができるかのチェックも、ツール選定に欠かせません。カスタマイズ性の高いツールであれば、組織の変化するニーズに柔軟に対応でき、導入後もスムーズに運用が可能でしょう。

例えば、特定のチャンネルやグループでのみ、既読機能を無効化できるツールであれば、ブレインストーミング用のチャットではプレッシャーがなく、自由な発言を促せます。一方で、緊急対応用のチャットでは、既読機能を活用するといった使い分けが可能です。

また、既読表示の詳細度（「誰が既読にしたか」まで表示するか、「何人が既読にしたか」の数字だけ表示するか）を選択できるツールもあり、プライバシーとの兼ね合いで設定を調整できます。

代替コミュニケーション機能が充実しているか

リアクション機能、タスク管理連携、メッセージの重要度設定機能など、既読機能を補完する機能が充実しているかも確認しましょう。例えば、メッセージを自動的にタスク化できる機能があれば、「承知しました」という返信の代わりにタスクに変換して期限設定でき、フォローアップが容易になります。

また、メッセージのリマインダー機能があれば、既読後すぐに返信できない場合でも、適切なタイミングで再通知を受け取ることができ、返信忘れのリスクを減らせます。

ビジネスチャットの既読機能を最大限に活用しよう

ビジネスチャットの既読機能を最大限に活用するには、組織に合った明確なルール設定、リアクション機能の積極活用、適切なメッセージ設計の実践などが不可欠です。単に既読機能があるツールを導入するだけでなく、チーム全体でのコミュニケーションルールの共有と定期的な見直しを行いましょう。

導入初期は試行錯誤が必要ですが、メンバーからのフィードバックを取り入れながら継続的に改善することが効果的な活用につながります。本記事の内容を参考に、ビジネスチャットの既読機能を最大限活用してみましょう。