テレワークにおけるコミュニケーションの重要性と課題の解決策を解説

テレワークでのコミュニケーション不足が引き起こす問題

テレワーク下で社員間のやり取りが減ることで、以下のような問題が発生します。

各問題について、詳しく見ていきましょう。

孤独感・疎外感により、モチベーションが低下する

テレワークでは、社員同士の交流が減少するため、孤立感を感じやすくなります。オフィスでの何気ない雑談や同僚とのランチなど、普段の交流機会が失われることで、社員は孤独感を募らせやすいのです。

この孤立感から、仕事への意欲が低下し、パフォーマンスの低下やメンタルヘルスの悪化につながる可能性もあります。テレワークにおいては、社員同士のつながりを維持することが重要だと言えるでしょう。

上司と部下のコミュニケーション不足で、業務効率が低下する

上司と部下の意思疎通が不足すると、指示が伝わりにくくなり、業務の停滞につながります。テレワークでは、上司が部下の様子を把握しづらく、適切なタイミングでのサポートが困難です。

また、部下も些細な質問や相談をためらいがちになり、問題を抱え込んで業務が停滞するケースもあります。チャットベースのほうが上司とコミュニケーションを取りやすい人もいますが、その場ですぐに会話ができないことは意思疎通を妨げる要因となるでしょう。

同僚間のコミュニケーション減少で、チームワークが希薄化する

同僚との普段の何気ない会話が減ることで、チームの一体感が失われがちです。オフィスでは自然と交わされる業務の調整や協力、アイデア出しなどのコミュニケーションが減少します。

メンバー間の意思疎通が不足すると、チームとして方向性を合わせて協働することが難しくなるでしょう。チームワークを維持するためにも、同僚間のコミュニケーションを活性化させる工夫が求められます。

テレワークで円滑なコミュニケーションを実現する方法

ここまで、テレワークでのコミュニケーション不足による問題を紹介しました。では、テレワーク時にはどのようなコミュニケーションの工夫をすればよいのでしょうか。

テレワークで円滑なコミュニケーションを実現する方法は、以下のとおりです。

ここでは、上記の方法を詳しく見ていきましょう。

タスク管理ツールで業務の可視化と進捗状況の共有をする

タスク管理ツールを活用することで、各自の業務内容や進捗をリアルタイムで把握できます。メンバー全員のタスクが可視化され、誰が何をしているのかが一目で分かるようになるのです。

各自の進捗状況を共有し合うことで、メンバー間の連携もスムーズになります。相手がどういう状況かが分かれば、連絡するタイミングが掴みやすくなるのもメリットです。

チャットツールの併用でコミュニケーションルールを明確にする

チャットツールを活用し、気軽にコミュニケーションが取れる環境を整えるのも有効です。チャットであれば、簡単な質問や相談、雑談なども交えながらリアルタイムにやり取りができます。

ただし、チャットツールの使い方にはメンバー間であらかじめルールを設定し、ストレスのないコミュニケーションを心がけることが大切です。適切なルールを設けることで、より会話のハードルを低くできるでしょう。

定期的なWeb会議でface to faceのコミュニケーション機会を確保する

定期的なWeb会議を開催し、オンラインでも「顔の見える」コミュニケーションを心がけましょう。Web会議では、表情から相手の反応を読み取ったり、意見をその場で聞き合ったりできます。

普段はチャットなどを使う場合でも、定期的な「顔合わせ」の場を作ることで疎外感を感じにくくなり、その後のチャットのハードルも下がるでしょう。Web会議は、テレワークで減少した対面のコミュニケーションを補完する有効な手段と言えます。

オンラインで社員交流イベントを実施する

懇親会など、インフォーマルな交流の場をオンラインで設けることも効果的です。オンラインでも、雑談を楽しんだり、趣味の話で盛り上がったりと、リラックスした交流を促しましょう。

普段は接点の少ないメンバー同士も、オンラインイベントでの交流を通じて親睦を深められます。テレワーク終了後（出社再開後）も、社員同士のつながりを維持するためにも、オンライン交流イベントがおすすめです。

適切なコミュニケーションツールを導入する

テレワークでは、自社に最適なコミュニケーションツールを選定し、効果的な使い方を徹底することが重要です。メンバーのITリテラシーや業務内容、コミュニケーションの目的に合わせて、使い勝手の良いツールを導入しましょう。

また、ツールの使い方について、メンバー全員が理解を深められるよう、マニュアル作成や勉強会実施などで周知を図ることも欠かせません。適切なツールを適切なルールで使いこなすことが、テレワークコミュニケーションの鍵となります。

テレワークでのコミュニケーションを成功に導くポイント

テレワーク環境において、チーム内の連携を強化し、業務をスムーズに進めるためには、以下のポイントを押さえることが重要です。

ここでは、各ポイントについて詳しく解説します。

積極的に発信して相手の反応を見る

テレワークでは、自ら積極的に発信することを心がけ、相手からの返答に注意することが大切です。「聞いてもらえているか」「伝わっているか」が分かりづらいからこそ、自ら率先して発信し、相手の反応を確かめましょう。

メールやチャットは短めの文章で端的に伝え、返信が滞っている場合は、念のため電話などで確認することも有効です。積極的な発信と相手の反応への注目が、コミュニケーションの第一歩となります。

お互いを思いやり、相手の立場に立って考える

テレワークコミュニケーションでは、相手の状況を想像し、気持ちに寄り添うことが求められます。相手の環境や立場を思いやり、時間帯や連絡手段、言葉遣いなどに配慮しましょう。

メールやチャットでは言葉足らずになりがちなので、「おそらく〜だと思うのですが」など、相手の意図を汲み取ろうとする姿勢を示すことも大切です。

タスク管理ツールなどで相手の状況が分かるようなら、忙しい時に話しかけない、担当している業務に関連する話を優先的にするといった配慮も必要になります。

柔軟で開かれたマインドを持つ

テレワークでのコミュニケーションを成功させるには、固定観念にとらわれず、新しいあり方を柔軟に受け入れる姿勢が欠かせません。「オフィスでの対面こそが最善」といった先入観を捨て、オンラインならではのコミュニケーションの可能性を模索しましょう。

トライ&エラーを恐れず、失敗しても方法を改善していく意識を持つことが、テレワークコミュニケーション向上の鍵となります。

テレワークでも活発なコミュニケーションを心がけよう

テレワークでのコミュニケーション不足は、疎外感や孤独感を感じさせ、モチベーション低下やチームワークの希薄化を引き起こします。スムーズで正確な意思疎通を図るためには、定期的なWeb会議やタスク管理ツールの活用が欠かせません。

また、社員一人ひとりがコミュニケーションの重要性を認識し、積極的にコミュニケーションへ参加する姿勢を持つことも大切です。

ツールと心がけの両面から工夫を重ね、活発なコミュニケーションを目指しましょう。円滑なコミュニケーションが実現できれば、テレワークはより充実したものになるはずです。