ビジネスチャットを活用するうえでの基本マナー｜違反行為と注意点を解説

ビジネスチャットでマナー違反にならないための心得

ビジネスチャットは気軽に連絡がしやすいツールですが、一定のマナーを守ることが大切です。

ビジネスチャットでマナー違反にならないためには、以下のポイントを意識しましょう。

ここでは、上記の心得について詳しく見ていきましょう。

ビジネスの場にふさわしい、丁寧な言葉遣いをする

ビジネスチャットでは、敬語の使用と礼儀正しい表現を心がけることが大切です。相手に不快感を与えないよう、カジュアルになりすぎない言葉選びを意識しましょう。

ビジネスの場であることを念頭に置き、節度ある言動を心がけることが求められます。メールや対面でのやり取りと同様に、相手の立場や関係性を踏まえることが重要です。

業務時間内のやり取りを原則とする

ビジネスチャットは、相手のプライベートな時間へ配慮し、業務時間内でのコミュニケーションを徹底しましょう。緊急性の高い用件以外は、相手の就業時間外にメッセージを送ることは控えるべきです。

やむを得ず時間外にメッセージを送る際は、相手の都合を確認するか、後からでも対応可能な内容にすることが望ましいでしょう。タスク管理ツールや勤怠表といった、相手の状況が可視化できるツールも目に入れつつ、連絡するタイミングを図ると良いです。

メンション機能で発信相手を明確化する

メンション機能で宛先を明示することは、的確な情報伝達と効率的なコミュニケーションに有効です。特に複数人が参加するグループチャットでは、発言の対象者を明確にすることで、混乱を防げます。

メンションを活用すれば、関係者以外に通知が行かないので、邪魔になりません。チャットはログが埋もれやすいので、宛先を明確にし、確実に伝えたい相手へ通知が届くよう心がけましょう。

絵文字・スタンプは効果的に使用する

絵文字やスタンプといった非言語コミュニケーションツールを活用することで、円滑な意思疎通を図ることが可能です。テキストのみでは伝わりにくい微妙なニュアンスも、絵文字やスタンプを使うことで表現しやすくなります。

ただし、多用しすぎると軽薄な印象を与えかねないため、TPOを考えて適度に使用することが重要です。また、社内で絵文字とスタンプのガイドラインがある場合は、それに従いましょう。

簡潔明瞭なメッセージを心がける

ビジネスチャットでは、要点を絞った分かりやすい表現で、スムーズな情報共有を目指すことが重要です。長文は読み手の負担となるため、簡潔にまとめることを心がけましょう。

結論から先に述べるなど、メッセージの構成を工夫することで、相手に内容を正確に伝えられます。情報量が多くなる連絡の場合は、先に要点を箇条書きにしたチャットを送ると分かりやすいです。

適切なタイミングで迅速な返信をする

ビジネスチャットにおいては、相手の状況を考慮しつつ、適切なレスポンスタイムを保つことが求められます。シンプルな内容であれば、早めの返信を心がけることで、業務の進行が速やかになるでしょう。

すぐに返信が難しい場合は、いつ頃回答できるかを伝えるなど、相手への配慮を忘れてはなりません。逆にすぐに返してほしい連絡を送る際は、その旨を伝えることで、相手も優先的に返信しやすくなります。

情報管理とプライバシーへ配慮する

ビジネスチャットでは、機密情報の取り扱いに注意を払い、関係者のプライバシーの確保が不可欠です。社外秘情報を安易に公開しないよう、発信内容のチェックを怠らないようにしましょう。

個人情報に関わるやり取りは、必要最小限にとどめ、慎重に扱うことが重要です。ビジネスチャットはラフになりがちですが、安全に活用するためには、高いセキュリティ意識が求められます。

ビジネスチャットにおけるマナー違反行為と注意点

ここまで、ビジネスチャットでマナー違反にならないための心得を紹介しました。では、具体的に何がマナー違反行為になるのでしょうか。

ビジネスチャットで避けるべきマナー違反行為と注意すべき点は、以下のとおりです。

ここでは、それぞれの注意点について詳しく見ていきましょう。

業務に無関係な雑談はほどほどにする

ビジネスチャットでは、私的な会話で生産性が損なわれないよう、節度を守った利用が求められます。業務に関係のない雑談は、頻度や時間を限定し、必要以上に長引かせないようにしましょう。

プライベートな話題は、社内の雰囲気を壊さない程度にとどめるよう、意識してください。業務に集中できる環境を維持するためにも、雑談は適度な範囲で楽しむことが大切です。

感情的な議論に発展しないよう注意する

ビジネスチャットでは、冷静さを欠いた発言は避け、建設的な意見交換を心がけることが大切です。感情的になりそうな話題では、言葉選びに配慮しましょう。

対立が深刻化する前に、適切なフォローや第三者の仲裁を入れることで、事態のエスカレートを防ぐことができます。グループチャットでは、感情的な議論が他の参加者の発言を妨げる恐れがあるため、注意してください。

過度な即レス要求は避ける

ビジネスチャットで、相手の状況を考慮せず、拙速な返信を迫ることは避けるべきです。緊急の用件であっても、相手の業務状況を踏まえ、柔軟な対応を心がけましょう。

即答が難しい内容については、いつまでに回答が必要かを明示し、相手の予定を確認することが賢明です。過度な即レス要求は、相手との信頼関係を損ねかねません。

長文メッセージを控える

ビジネスチャットでは、簡潔にまとめることを意識し、必要以上の長文は慎みましょう。複雑な内容は、要点を箇条書きにしたり、資料を添付したりすることで、相手が理解しやすくなります。

詳細な説明が必要な場合は、メールや電話、Web会議などの他の手段も検討してください。活発なチャットルームでは、ログが混乱しやすいので、事前に要点を綺麗にまとめて伝えましょう。

ビジネスチャットのマナーを理解して、円滑なコミュニケーションを取ろう

ビジネスチャットのマナーを理解し、ツールを有効活用することで、円滑な情報共有とチームワークの向上を目指すことができます。業務時間内のやり取りを原則とし、丁寧な言葉遣いを常に意識しましょう。

また、必要に応じてメンション機能や絵文字・スタンプを活用することも、相手への配慮として有効です。

相手を思ったマナー意識や社内ルールの整備により、快適に利用できる環境を整えられます。便利な機能は積極的に取り入れ、より効率的なコミュニケーション環境を構築していきましょう。