メールとチャットの上手な使い分け方｜ビジネスを効率化するコツ
ビジネスの現場では、メールとチャットが欠かせないコミュニケーションツールとなっています。しかし、この2つのツールは特性が異なるため、適切に使い分けることが重要です。
本記事では、メールとチャットの特徴や状況に応じた使い分け方などを解説します。ビジネスチャットツールの導入を検討している方はぜひ参考にし、効率的な活用に役立ててください。
メールとチャットの特徴
メールとチャットは、それぞれ異なる特徴を持っています。それぞれの特徴やメリット・デメリットを下表にまとめました。
| メール | チャット | ||
| メリット | 向いている連絡 |
・フォーマルな連絡向き |
・カジュアルな連絡向き ・複数人で会話をしたい時 |
| 媒体の特徴 |
・情報を整理しやすい ・長文・詳細向き |
・ログをさかのぼりやすい ・短文で素早いやり取り向き |
|
| ファイル共有 |
・大容量ファイル送信可 |
・画像・動画など簡単に共有可 |
|
| 会話のテンポ |
・送信タイミング自由 ・自分のペースで返信可 |
・リアルタイムな会話が可能 | |
| 検索性 | ・過去メール検索が容易 | ・会話履歴検索が容易 | |
| デメリット | 不向きな連絡 | ・リアルタイムな会話に不向き ・返信に時間差 |
・通知が多く集中が途切れる ・即レス期待を生む場合あり |
| 気軽さ | ・形式的な文章が必要な場合あり | ・くだけた表現になりがち | |
| ログの残りやすさ | ・多数のメールに埋もれやすい | ・会話が早く情報が流れやすい | |
| ニュアンスの伝わりやすさ | ・感情やニュアンスが伝わりにくい | ・誤解を生む可能性あり | |
| 複数人での議論 | ・議論には不向き | ・意見がまとまりにくい場合あり |
ここでは、チャットとメールの特徴を詳しく解説します。
チャットの特徴
チャットは、リアルタイムでのコミュニケーションに適したツールです。チャットでは、参加者全員がリアルタイムで情報を共有でき、素早い意思疎通が可能となります。
また、チャットは、カジュアルな雰囲気でのやり取りに向いており、気軽な情報交換やちょっとした相談に便利です。しかし、やり取りが早いペースで進むため、重要な情報が流れやすいことに注意しましょう。
メールの特徴
メールは、記録性が高く、正式な連絡に適したツールです。メールでは、送受信された内容が記録として残るため、後から内容を確認できます。
また、メールは改まった内容や長文の連絡に適しており、ビジネス上の重要な決定事項の共有などに使われることが多いです。一方で、即時性には欠けるため、緊急の連絡には向いていません。
メールとチャットを使い分ける方法
ここまで、メールとチャットの特徴をそれぞれ解説しました。そのうえで、両者を効果的に使い分けることが、社内外のコミュニケーションで求められます。
メールとチャットを使い分ける方法は、以下のとおりです。
- 社内と社外で使い分ける
- コミュニケーションの目的に応じて使い分ける
- 時間軸を意識して使い分ける
- 記録の必要性に応じて使い分ける
- メールは簡潔明瞭に、チャットは要点を押さえる
- 緊急度や重要度に応じて使い分ける
- ツールの特性を理解して活用する
ここでは、上記の使い分け方について詳しく見ていきましょう。
社内と社外で使い分ける
社内のコミュニケーションにはチャットを、社外とのやり取りにはメールを使うと効果的です。社内ではカジュアルなやり取りができるチャットが適していますが、社外とは正式な連絡が求められるため、主にメールを活用します。
ただし、重要な決定事項や正式な案内を行う場合は、社内でもメールを使用するのが良いでしょう。フォーマルな場合はメール、カジュアルな場合はチャットという使い分けが一般的です。
コミュニケーションの目的に応じて使い分ける
情報共有や意見交換などの双方向のコミュニケーションにはチャットを、一方的な連絡にはメールを使いましょう。議論が必要な案件はチャットで活発にやり取りし、結論や決定事項はメールで送ると整理しやすくなります。
また、ファイル共有や画像の送信が主な目的ならメールを、短文のテキストのやり取りが中心ならチャットを選ぶのもおすすめです。どのような形式で対話するのがベストかを想像したうえで、適切な方を選んでみてください。
時間軸を意識して使い分ける
即時性が求められる場面ではチャットを、ゆっくり確認して欲しい内容はメールを使うのが賢明です。チャットは気軽にやり取りができるので、複数回に分けて送信しても良いのですが、メールは1つにまとめて送るのが基本になります。
メールは受信者の都合に合わせて確認できるので、相手の時間を選ばず送ることができます。相手の状況やメッセージの緊急度を考慮しながら、ツールを使い分けましょう。
記録の必要性に応じて使い分ける
証跡として残したい内容や重要事項の共有にはメールを、気軽な会話はチャットを使うのが適切です。メールは保管に適しているので、長期的に記録を残したい場合に役立ちます。
一方、チャットでも重要な内容は、まとめてメールに転送するなどして記録を残すと良いでしょう。記録の必要性を見極め、適切なツールを選択することが重要です。
メールは簡潔明瞭に、チャットは要点を押さえる
メールは丁寧さや背景説明を求められる場面が多く、長文になりがちです。そのため、内容を簡潔に整理し、結論から先に書く「結論ファースト」を意識しましょう。
一方、チャットは短文のやり取りが中心ですが、その分情報が流れやすく、やり取りのなかで要点が埋もれてしまうこともあります。確認漏れを防ぐためにも、箇条書きや強調を活用して、要点を押さえて伝えることが大切です。
緊急度や重要度に応じて使い分ける
緊急を要する連絡は、メールよりもチャットを活用すると良いでしょう。メールは受信者が確認するまで時間がかかることがあるので、即座の対応が必要な場合はチャットを使ってください。
ただし重要な内容は、チャットで簡単に送信せず、メールできちんと説明することが必要です。緊急度と重要度が高い場合は、メールを送った後に、チャットで確認してほしい旨を伝えることで、見落としの防止につながります。
ツールの特性を理解して活用する
メールは1対1のコミュニケーションに適しており、文書ファイルなどの添付ファイルの送信に向いています。一方、チャットはグループでのやり取りに便利であり、画像や動画の共有に適したツールです。
さらに、メールは長期的な記録の保存に、チャットは気軽なコミュニケーションを得意としています。先述の特徴を基にツールの特性を把握し、状況に合わせて使い分けることが重要です。
メールとチャットの賢い使い分けで、仕事の効率を上げよう
メールとチャットを賢く使い分けるには、ツールの特性を理解し、状況に合わせて適切に使い分けることが大切です。チャットは素早い情報共有や意思疎通に、メールは重要事項の記録や正式な連絡に活用するなど、それぞれの長所を生かした使い方を心がけましょう。
使い分けの際は、コミュニケーションの目的や方向、時間軸などを意識することが重要です。メールとチャットを上手に組み合わせられれば、社内外とのコミュニケーションがスムーズになり、業務の効率向上につながります。ツールを賢く使い分け、仕事の生産性を高めていきましょう。
