電子契約の仕組みと法的効力｜契約DXの時代に知っておくべき基礎知識

電子契約とは

電子契約は、紙を使用せずにインターネット上で契約書を作成・締結・管理する方法です。押印による本人の証明に代わる電子署名や電子サインを利用して、従来の紙の契約書よりも迅速かつ効率的に契約を締結できます。

電子契約の定義と種類、書面契約との違いについて詳しく解説します。

電子契約の定義と種類

電子契約とは、電子ファイルや電子データなどの電子文書に電子署名を行って締結する契約をいいます。

署名方法として、「電子署名」と「電子サイン」という言葉がよく聞かれますが、電子署名と電子サインは異なりますので混同せず、正しく理解しましょう。

電子署名は第三者機関の認証局の審査を受けて発行された電子証明書によって、本人性を担保するシステムです。書名契約の印鑑登録証明書と同じ効力を持つため、より法的な証拠力の高い本人証明ができます。
さらにタイムスタンプを付与することで改ざんされていないことを担保でき、法的効力が高まります。

電子サインは、メール認証などの認証とシステムログによって本人性を担保するシステムです。電子契約サービスに登録し、メールアドレスがあれば利用できるため、電子署名よりも導入しやすい署名方法です。

電子契約には、第三者が契約を見守る立会人型と、契約当事者間で直接行われる当事者型の2種類があります。

電子契約は、多様な署名手段を利用して契約プロセスを効率化しながら、安全性も確保しています。

書面契約との違い

書面契約と電子契約の大きな違いは、手続きのスピードとコストです。

電子契約は、契約書の作成から締結までをオンラインで完結できるため、郵送や印刷の手間を省けます。また、場所を選ばずに契約を締結でき、迅速なビジネスの展開が可能です。企業間のコミュニケーションもスムーズになり、業務効率の向上も期待できます。

ただし、書面契約から電子契約に移行するときには、適切なセキュリティ対策や法的な整備が必要です。たとえば、電子署名の導入やデータの暗号化、バックアップ体制の構築などが求められます。

電子契約の法的効力

電子契約の法的効力は、電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）で保証されています。

法務部門や契約管理部門の担当者にとって、電子契約の法的な有効性を理解することは重要です。電子契約の法的効力について解説します。

電子署名法における電子契約の位置づけ

電子署名法の第三条に定められた事項により、電子署名（本人だけが行うことができるものに限る）が付与されている電子文書（電磁的記録）は、押印した書面契約と同等の法的証拠力を有することが推定されます。

電子署名法において、署名者の本人確認と文書の非改ざん性が保証された電子署名が付与された電子契約は、『書面契約と同等の法的効力を持つ』と、しています。

民事訴訟における電子契約の証拠能力

民事訴訟法では、電子契約も紙の契約書と同様に証拠として認められます。
ただし、証拠能力を高めるためには、電子署名やタイムスタンプなどの技術を利用し、文書の真正性を証明することが必要です。

たとえば、電子署名法に基づく判例では、適切な電子署名が行われた契約書が有効な証拠として認められたケースがあります。電子署名の正確な運用やタイムスタンプの適切な付与によって、電子契約の証拠能力を高めておくと、契約内容の信頼性の確保や法的なトラブルの未然防止が可能です。

電子契約の本人認証の仕組み

電子契約において、本人認証は重要な要素です。本人認証は電子証明書を使って行い、契約者の身元確認と契約内容の信頼性を確保します。
さらに多要素認証を取り入れると、認証の強度を高められ、不正なアクセスやなりすましの防止も可能です。

本人認証の手法には、パスワードやバイオメトリクス（指紋や顔認証）、トークンなどがあり、これらを組み合わせるとセキュリティが強化できます。

電子契約の改ざん防止の仕組み

電子契約における改ざん防止は、契約の信頼性を保つために必要です。ハッシュ関数を使うと文書の改ざんを検知でき、タイムスタンプは契約を締結した時刻の証明になります。

ハッシュ関数は、文書のフィンガープリントを生成し、文書の一部でも変更があれば検出できる仕組みです。
タイムスタンプは、契約書が特定の時刻に存在したことを証明して改ざんを防止します。
改ざん検知時の対応策としては、契約管理システムのログ解析やセキュリティ監査の実施が効果的です。

電子契約の利用範囲と例外について

電子契約は多くの分野で活用されていますが、すべての契約に適用できるわけではありません。
ここでは、民法の「契約自由の原則」と電子契約が利用できない契約類型、各業界での利用状況を解説します。

民法の「契約自由の原則」と電子契約

民法では「契約自由の原則」の内容の一部である契約方式の自由を基本原則とし、契約の形式は自由に選べるとされています。

この「契約自由の原則」を根拠に、各業界で電子契約の導入が促進されています。契約自由の原則によって、企業間の契約手続きが柔軟になり、ビジネスの効率化と迅速な対応を後押ししているといえるでしょう。

ただし一定の契約については、公正証書による契約が求められていることなどを理由に、例外的に電子契約が使えないため注意が必要です。

電子契約が利用できない契約類型もある

一部の契約類型では、法的な理由から電子契約を利用できません。

代表的な例として、任意後見契約書や事業用定期借地権設定のための契約書、農地の賃貸借契約書が電子契約の対象外とされており、書面での署名や押印が法的に必要とされます。

しかし、各業界で電子契約の利用が進んでいるため、将来的にはこれらの契約も電子化される可能性があります。

各業界における電子契約の利用状況

不動産業界や金融業界など、さまざまな業界で電子契約が導入されています。

不動産業界は膨大な契約書類の適切な管理が課題だったものの、2022年の電子契約の全面解禁を契機に契約書の保管や検索を効率化し、文書管理の負担を軽減しています。

金融業界では、オンライン上での契約が増加しています。特にローン契約などで電子契約の利用が拡大しています。金融情報は機密性が高く、電子契約による情報漏洩や不正アクセスのリスクが懸念されるため、暗号化技術や二段階認証を導入し、セキュリティを強化しています。

なお、医療業界や教育業界では、法的な制約や既存のシステムとの互換性の問題が影響し、電子契約の導入が進んでいないケースが多いです。しかし、デジタル化の流れは加速しているため、こういった業界でも電子契約の導入が進む可能性があります。

電子契約の長期保存とその要件

電子契約のデータを長期間保存するためには、法的な要件を満たす必要があります。ここでは、電子帳簿保存法に基づくデータ保存のルールと、実務対応について解説します。

電子帳簿保存法における電子データ保存のルール

電子帳簿保存法は、電子データの保存に関する法的な枠組みを定めた法律です。
帳簿や契約書の電子データを適切に保存するための基準を定めており、信頼性と安全性の確保を目的としています。電子契約のデータも電子帳簿保存法の対象となり、適切な保存が求められます。

電子帳簿保存法における電子データ保存のルールは、以下の4つです。

これらのルールを遵守して電子帳簿保存法の要件を満たし、適切に電子契約データを保存する必要があります。

電子帳簿保存法の要件を満たすための実務対応

電子帳簿保存法の要件を満たすためには、以下の4つの対応が必要です。

さらに、保存されたデータの定期的な監査や、バックアップ体制の整備も重要です。
電子契約サービスを利用するときには、こういった機能が提供されているかに注意する必要があります。自社での対応が難しい場合は、専門業者に外部委託することも検討しましょう。

電子契約導入のポイント

電子契約を効果的に導入するためには、適切な電子契約サービスの選定や社内教育、取引先の理解が不可欠です。ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

電子契約サービスの選定基準を考えておく

電子契約サービスを選ぶ際の主な基準は、以下のとおりです。

セキュリティ面では、データの暗号化やアクセス制御に対応しているかを確認します。
操作性については、利用者が直感的に使えるインターフェースが望ましいです。
法的効力を担保するためには、タイムスタンプと電子署名の機能があるサービスを選ぶことが不可欠です。
導入・運用コストが予算内に収まるかも検討する必要があります。

さらに、サポート体制やカスタマイズの柔軟性も重要なポイントです。たとえば、トラブルが発生したときの迅速な対応や、企業の特定のニーズに合わせた機能を追加できるかを確認します。

電子契約の導入のために社内周知・教育を行う

電子契約の導入にあたっては、全社的な理解と協力が必要です。電子契約の導入を社内に周知し、教育を行います。

まず、各部門の役割分担や責任者の設置を明確にし、電子契約の推進チームを組織すると良いでしょう。
その後、社員向けの教育プログラムを実施し、電子契約の操作方法や法的要件について周知徹底を図ります。

セミナーやオンライン研修、マニュアルの配布などが効果的です。また、定期的なフォローアップやトラブルシューティングの体制の整備も、電子契約の円滑な運用には欠かせません。

取引先の理解を得ることも必須

電子契約の導入を円滑に進めるためには、取引先の理解と協力が必須です。
電子契約の導入を取引先に伝えるときには、電子契約のメリットや法的有効性を説明し、導入の背景や目的を共有します。

想定される取引先の懸念点として、セキュリティや操作性に対する不安があります。取引先の懸念点を解消するためには、デモンストレーションや実例紹介が効果的です。

また、導入後のサポート体制を整備し、取引先が安心して電子契約を利用できるようにすることも求められます。
なお、電子契約の利用が進んでいない業界では、業界特有の課題がある場合が多いため、丁寧な説明とフォローが重要です。

電子契約のリスク

電子契約には、以下のようないくつかのリスクが考えられます。

電子契約は、セキュリティ対策が甘い場合にデータの改ざんや情報漏洩が起きやすいというリスクがあります。

また、押印やサインもデジタル上で行うため、契約の有効性を把握しづらい面があります。さらに、一部の契約書は書面化が法的に義務づけられているため、そのような契約書を電子契約で締結した場合は無効になってしまうリスクも考えられるでしょう。

他にも、契約相手方が書面での契約を希望するケースもあります。相手方の合意がなければ契約は締結されませんので注意が必要です。

このような電子契約の導入に伴うリスクやトラブルを最小限に抑え、安全かつ確実に運用することが重要です。

電子契約の今後の展望

電子契約は今後さらに普及し、さまざまな業界で活用が広がると期待されています。

法制度の見直しや新技術の導入が進む中で、電子契約の利便性と安全性は一層向上するでしょう。ここでは、電子契約の今後の展望について解説します。

電子契約に関する法制度の見直しの動向

電子署名法や電子帳簿保存法の改正など、電子契約に関連する法制度の見直しが進んでいます。

これにより、電子契約の法的基盤が強化され、普及が促進されています。
電子署名の要件が緩和されると、より多くの企業が電子契約を導入しやすくなる点がメリットです。今後の法整備の方向性として、国際的な調和や新技術の対応が期待されます。

新たな技術の発展に対応した法改正が進めば、電子契約の安全性と信頼性のさらなる向上が期待されます。

新たな技術を活用した電子契約の可能性

ブロックチェーンやAI、生体認証などの新技術は、電子契約のさらなる進化を促します。

ブロックチェーン技術を利用すると、改ざんが極めて困難となり、信頼性の高いデータ管理が可能です。AIによる契約書の自動作成やリスク分析は、契約内容の最適化やリスクの早期発見に役立ちます。

また、生体認証技術の進化により本人確認プロセスが迅速かつ確実に行われ、契約の安全性の向上にも期待できるでしょう。

新技術は期待できる面が多い反面、技術によっては確実性に欠け、コストがかかりすぎるなどの課題もあります。

ニューノーマル時代の契約DXについて

コロナ禍を契機に、多くの企業がデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進しています。
ニューノーマル時代において、電子契約はビジネスの迅速化と効率化に欠かせないツールです。電子契約を起点とした契約プロセス全体の最適化を図ると、業務の効率化とコスト削減を実現できます。

また、電子契約の導入はリモートワークの促進や業務プロセスの自動化を促進し、従業員の生産性向上につながります。ニューノーマル時代において契約DXは、企業にとってますます重要になるでしょう。

まとめ

電子契約は、デジタル化による業務効率化とコスト削減に効果的な手段です。電子契約の導入にあたっては、法的な適合性やセキュリティ対策を十分に考慮することが重要です。

新たな技術の導入や法制度の見直しにより、電子契約の利用範囲は今後さらに広がると期待されます。電子契約の導入には、適切な電子契約サービスを選定し、社内の教育体制の整備と取引先の協力確保がポイントです。業務効率化に加え企業の競争力を向上させるためにも、電子契約の導入を検討してみてください。