EDI（電子データ交換）とは？ 導入のメリットから事例まで解説

EDIとは？

EDI（Electronic Data Interchange）とは、「電子データ交換」という意味の言葉です。企業間での取引で発生する書類のやり取りなどを、専用回線やインターネットを用いて電子データとして自動的に行う仕組みのことを指します。

企業間取引において、発注書や納品書、請求書などの帳票をデジタル化し、コンピューター間で直接やり取りすることで、業務の効率化を図れます。

EDIの仕組み

EDIは、送りたいデータをお互いのコンピューター間で変換して送ることができる仕組みです。各企業の固有な形式のデータは、フォーマット変換や文字コード変換を行う「トランスレーター」を通して、標準形式データに変換されます。

変換できるデータの例は下記の通りです。

ただしデータコードは同じ商品でも企業間で異なることがあるため、その場合は自社コードに置き換える必要があります。

EDIが注目される背景

近年、EDIが注目される背景には、以下のようなことが挙げられます。

ここでは、それぞれの背景について詳しく解説していきます。

DXが進んでいる

企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）による業務効率化を意識するケースが増えてきたことが大きく影響しています。

企業はDXを推進することで、業務プロセスの自動化や効率化、データ活用による新たな価値創出などを実現しようとしています。

EDIはデータのデジタル化と自動化を可能にするため、DXの重要な要素として導入する企業が増えているのでしょう。

EDIを導入する企業が増えてきた

EDIを導入した取引先との商取引継続のために、導入する企業が多くなったことも考えられます。

EDIを導入していないと、自社だけデータのやり取りがスムーズにできないことで、取引先から敬遠される可能性もあるかもしれません。そういった障壁により、他社よりも遅れを取ってしまうといった懸念もあります。

電子帳簿保存法が改正された

「電子帳簿保存法」とは、請求書や注文書などの税務関係の帳簿書類をデータとして保存することを定めた法律です。2022年1月に法改正されたことにより、電子取引時の帳簿保存においては、紙媒体での保存は無効とされるようになりました。

この改正により、電子帳簿の保存体制を整える必要に迫られている企業もあります。
電子帳簿保存法に対応しているEDIシステムを利用することで、データの保存方法の体制整備にかかる手間を省けます。

リモートワークの普及

コロナウイルスの感染拡大の影響により、これまで受注業務を担当していた社員もリモートワークで対応するケースが増加しました。そのため、会社に届くFAXではなく、EDIなどの電子データの需要が高まったのです。

近年注目されるWeb-EDIとは

「Web-EDI」とはEDIの形態のひとつで、インターネット上でEDIを行うシステムのことです。従来のEDIは専用の通信回路やプロトコルを使用して、企業間でのデータのやりとりを行っていました。

一方で、Web-EDIはWebブラウザ上でデータを送受信することが可能です。

導入するハードルが低い

Web-EDIは、導入するハードルが低いのが特徴です。
インターネットとPCさえあればすぐに運用可能で、自社の専用システムを設定する必要がありません。

低コストでスピーディーに導入でき、既にあるシステムとの差し替えも対応しやすくなっています。

Web-EDIは多くのクラウドで供給されており、専用システムの設定や保守、運用をする手間も省けます。

標準化されていないため注意すること

Web-EDIは標準化されていないため、企業ごとにどのようなEDIシステムが導入されているかを確認する必要があります。

データ変換の互換性や、取引先のシステムによっては大きな調整が必要な場合もあるので注意が必要です。

Web-EDIはインターネット回線を利用するという点では共通しています。一方で、ネットワーク通信規格である通信プロトコルが複数存在しており、プロトコルが異なるWeb-EDI同士では取引を行うことはできません。

EDIを導入するメリット

EDIを導入することで、以下のようにさまざまなメリットが期待できます。

メリットをしっかりと理解して活用できるように、それぞれ確認しておきましょう。

業務効率の向上

EDIを導入することで、業務効率の向上が図れます。

基幹システムとの連携に対応したEDIシステムは、会計システムや販売管理システム内のデータを用いた処理を自動化できるため、時間短縮につながります。

また、以下のように取引自体を速やかにすることも可能です。

業務効率化により、過剰な業務を抱えることのリスク削減にも貢献できます。

EDIを活用すれば、入力済みのデータはコンピューターに登録されて取引に利用することができるため、業務書類の作成・郵送・受付手続きなど多くの工程を省くことができます。
登録したデータは他の業務書類の作成にも流用可能です。

人的ミスが減少する

EDIを導入することで、人的ミスを減らす可能性が高まります。
発注者が入力した注文データが、相手先のコンピュータに受注データとして直接登録される仕組みになっているため、人的なミスが起こりやすい工程がなくなり、総合的にミスの削減につながります。

手動で管理していた場合の入力ミスや、記入漏れなどを極力減らすことが可能です。EDI利用による業務品質・正確性の向上は企業間取引の信頼性向上にも繋がります。

人件費や紙代などコストが抑えられる

専用の回線やインターネットを使った情報の送受信を標準化することで、紙媒体の書類を作成する手間やコスト削減に繫がります。

作成した書類は、電子データとしてやり取りするため、印刷や郵送にかかる手間を削減でき、ペーパーレス化が可能です。

企業間取引では膨大な量の業務書類がやり取りされるため、紙ベースでの取引を行っていると管理コストが非常に高いです。
EDIを導入することで紙代・印刷代・郵送代などのコストを削減できます。

データ分析に利用できる

EDIでは、在庫数や受注履歴、納品履歴などを電子データとして保存します。それぞれのデータを社内で分析することができるため、経営判断にも役立ちます。

データ分析によって、需要予測や在庫管理の最適化、マーケティング戦略の立案などに活用することができるでしょう。

EDIを導入するデメリット

EDIにはさまざまなメリットがある一方で、デメリットもあります。EDI導入における以下の3つのデメリットや、課題について解説します。

導入時にコストがかかる

EDIのシステム形態には、社内にサーバーを設置し自社で運用するタイプのオンプレミス型や、オンライン上で提供されているサーバーを利用するタイプのクラウド型があります。

導入の際にはコストがかかるため、自社の予算にあわせて検討しましょう。
クラウド型は初期費用はほとんどかかりませんが、月額の維持費用などが発生します。一方、オンプレミス型は自社でサーバーを用意してシステムを買い取る必要があり、初期費用がかかります。

取引先にEDIを導入してもらう必要がある

EDIを導入しても、取引先がEDIに対応していなければ意味がありません。まず、取引する企業がお互いに適合性のあるEDIを導入しているか確認しましょう。もし、自社だけがEDIを導入していて、相手先が未導入だった場合は有効活用できないので注意が必要です。

取引先にもEDIを導入してもらう必要があるため、調整や交渉が必要になります。

使いこなすのが難しい場合がある

EDIを導入しても、使いこなすのが難しいと感じる企業もあります。特に中小企業の場合、管理工数や人員の面で、取引先によって頻繁に多種のEDIに対応することが難しいでしょう。

業界や取引先によっては、FAXの方が効率的という企業もあります。EDIを導入しても、十分に活用できない可能性もあるため、本当にEDIを導入すべきか慎重に判断すべきです。

EDIの種類

EDIには、個別EDI、標準EDI、業界VANなど、様々な種類があります。EDIは、種類によって特徴や利用方法が異なるため注意が必要です。

以下では、代表的なEDIの種類について解説します。

個別EDI

個別EDIとは、取引先ごとに通信形式や識別コードなどのルールを個別に設定するタイプのEDIのことです。企業間でも自由にルールを規定できます。一方で、取引先別に専用のシステムを用意したり、ルール設定を行ったりすることが必要です。

ルールは発注者優位で決められることが多く、売り手企業が買い手企業に適合させる傾向があります。

標準EDI

標準EDIとは、取引規約・運用ルール・フォーマット・データ形式・識別コード等のルールが標準化されたEDIのことです。

よく知られている標準EDIには、中小企業同士の取引で標準化された「中小企業共通EDI」や、流通業者の取引用に標準化された「流通BMS」、商取引情報を振込先に添付送信する「全銀EDI」などがあります。

標準EDIは業務用アプリケーションと連携するためのデータ変換システムが搭載されているため、受信した取引データをそのままダウンロードして処理することが可能です。

業界VAN（標準EDI）

業界VANとは、特定の業界に合わせて標準化されたEDIのことです。ネットワーク技術が活用され、他の機種同士でも接続することができます。

業界VANには酒類や加工食品業界、医薬品業界、日用雑貨業界などのものがあり、業界VANによるEDIサービスも存在します。

業界共通で使用される商品コード・取引先コード等を含めて標準化されているため、同じ業界であれば非常にスムーズに取引を行うことが可能です。一方で、他の業界との取引が難しいのが特徴です。

EDIと似たシステムの違い

EDIと似たシステムには、EOS、BtoB-EC、APIなどがあります。これらのシステムはEDIと似ていますが、目的や機能に違いがあるため注意が必要です。

以下では、EDIと似たシステムの違いについて解説します。

EOSとの違い

EOS（Electronic Ordering System）とは「電子発注システム」という意味です。発注に関する業務の自動化が可能なシステムのことを指します。

EOSはEDIの仕組みの一部です。EOSにて入力した情報は、ホストコンピューターを経由して発注先に送られるので、EDI取引の仕組みが必要です。

EOSはあくまで発注業務に特化したシステムであり、EDIはより広範な企業間取引を電子化するシステムであるという違いがあります。

BtoB-ECとの違い

BtoB-ECは、企業間取引をECサイト上で完結させる仕組みで、「企業間のネット通販」のことを指します。インターネットが繋がる環境とパソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスがあれば取引でき、商圏を全国に拡大できる点がメリットです。

EDIでの取引をする際は、取引をデジタル化することで業務効率の向上を目指します。一方で、BtoB-ECには取引先とのコミュニケーションや商品売買に関する顧客関係管理の視点もあるため、「BtoB-ECの一部がEDI取引」という考え方もできます。

APIとの違い

APIはソフトウェアやプログラム、Webサービスをつなぐシステムのことを指します。EDIとAPIは、システムの機能や目的が異なります。

EDIは企業間取引のデータをやり取りするために特化したシステムです。一方、APIは、異なるアプリケーション同士を連携させるための仕組みのことを指します。そのため、必ずしも企業間の取引データをやり取りするためのものではありません。

EDIを導入する際の注意点

EDIを導入する際には、注意点が4つあります。

スムーズにEDIを導入し、活用するために、これらの点には注意しましょう。

自社システムとの連携を確認する

EDIシステムでは、販売管理システムなど自社と取引先の基幹システムを通してデータをやり取りする仕組みを採用しています。
取引先ごとにルールを策定する個別EDIや、統一化されたルールを活用できる標準EDIなどから最適な種類を選択するのが効果的です。

現在自社で利用している販売管理システムでWeb-EDIを利用できるかどうかは、事前に確認する必要があります。場合によっては、販売管理システムの改修やリプレイスが必要になることもあります。

Web-EDIには複数の通信プロトコルがあるため、どの通信プロトコルに対応しているのかといった確認も必要です。

取引先との間の連携を確認する

EDIを導入する際は、取引先との間で十分な調整を行いましょう。

通信プロトコル・フォーマット・コード・導入スケジュールなどを決めておき、発注側・受注側の基幹システム同士でデータを連携する仕組みを構築しておく必要があります。

Web-EDIでも、さまざまなプロトコルが採用されています。 取引先とどのプロトコルを使用するか、事前に取り決めておくことが重要です。

受信データの読み取り形式を決める

外部から受信したデータを「固定長形式」「CSV形式」「XML形式」などの自社のシステムに取り込むためには、EDIシステム内のデータを読み取れるレイアウトや文字コードに変換する機能が必要です。
受信したデータをどのような形式で読み取るか、事前に決めておきましょう。

データ形式によっては、自社システムへの取り込みが難しい場合もあるため、注意してください。

自社に合ったEDIツールを選ぶ

EDIツールを選ぶ際は、自社のニーズに合ったものを選ぶことをおすすめします。自社にとって不要な機能がパッケージ内に含まれている可能性があるため、パッケージ製品は避けておくほうがよいかもしれません。

国が推奨する「中小企業共通EDI」に対応できるかどうかも、重要なポイントです。また、サポート体制が充実しているかどうかも確認しておきましょう。

EDIを導入した企業の事例

実際にEDIを導入し、業務効率化やコスト削減を実現している企業は多数あります。

ここでは、EDIを導入した企業の事例を紹介します。

三菱商事：輸出入取引の効率化

三菱商事株式会社では、貿易取引にEDIを活用しています。

輸出入取引では、多くの書類のやり取りが発生します。しかし三菱商事では、EDIを導入することで、貿易書類の電子化を実現しました。書類の作成や送付にかかる時間を大幅に短縮したそうです。

また、電子化されたデータを分析に活用することで、貿易業務の効率化を図っています。

パラマウントベッド：大幅なコストの削減

パラマウントベッド株式会社では、受発注業務にEDIを導入しています。

同社では、FAXでの受発注業務に多くの時間と手間がかかっていました。しかしEDIを導入したことで、受発注業務の自動化が実現されています。人的ミスを防止しつつ、業務効率を大幅に改善できました。

また、紙の書類が不要になったことで、印刷コストや保管コストが大幅に減少し、年間数千万円のコスト削減効果があったと言われています。

まとめ

EDIの導入により、業務効率の向上だけでなく、人的なミスの防止や業務の効率化などさまざまなメリットが期待できます。

一方で、導入コストがかかる、取引先の対応が必要になるといったデメリットもあります。EDIにはさまざまな種類があるため、導入の際は、自社システムとの連携や、取引先との調整などを意識することが大切です。

自社の業務にあったEDIを導入することで、競争力の向上が期待できるでしょう。