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電子契約システムを徹底比較! 最適な選び方とは?

著者:   bizocean事務局

電子契約システムを徹底比較! 最適な選び方とは?

電子契約システムは、契約業務の効率化やコスト削減に効果的なツールです。しかし、サービスの種類が多く、どれを選べば良いか迷ってしまうこともあるでしょう。

本記事では、電子契約システムの比較のポイントを解説します。自社に最適な電子契約システムを見つける参考にしてください。


電子契約システムとは?

電子契約システムとは、PDFといった電子データ化した契約書を用いて、オンライン上で契約を完結させるシステムのことです。また一般的に、契約だけでなく、契約書の管理や業務の効率化といった機能も併せ持っています。

以下では、電子契約システムについて、仕組みとメリットも併せて解説していきます。ベースとなる知識なので、導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

電子契約システムの仕組み

電子契約システムは、契約書の作成から締結までの一連の流れをオンライン上で完結できるサービスです。基本的に、契約書をPDFなどの電子ファイルで作成し、クラウドにアップロードすることができます。

契約書をクラウドにアップデートした後、取引先にメールで通知し、双方が電子署名を行うことで、契約が成立する仕組みです。パソコンやスマートフォンがあれば契約が完結でき、専用のソフトウェアを用意する必要はありません。

電子契約システムのメリット

電子契約システムの最大のメリットは、業務効率の向上です。印紙税や郵送費などのコストを削減でき、契約締結までの時間も大幅に短縮できます。

またテレワークが普及している現状を踏まえると、場所や時間に縛られずにオンライン上で契約が完結できるのも大きなメリットと言えるでしょう。


電子契約システムの種類

電子契約システムには主に「当事者型」と「立会人型」の2種類があります。

以下で、双方の違いやメリット・デメリットについて見ていきましょう。

当事者型と立会人型の違い

それぞれの特徴は次のような点です。

当事者型

当事者型では、契約当事者の双方が電子証明書を取得して本人確認を行います。手間はかかりますが、なりすまし等のリスクが少なく、信頼性の高さが特徴です。

立会人型

一方、立会人型は、電子契約サービスの提供事業者が立会人となり、メールやSMSで本人確認を代行します。手続きがシンプルで導入しやすいですが、当事者型ほどの信頼性はありません。

契約書の種類や取引先との関係性によって、どれだけの信頼性のある電子署名が必要かは異なります。自社の業務内容と取引先をよく見極め、コストと信頼性のバランスを考慮して選ぶことが肝心です。

当事者型と立会人型のメリット・デメリット

電子契約システムの当事者型と立会人型には、それぞれメリットとデメリットがあります。特に以下の2点は、比較する上で重要なポイントです。

  • コストと手間のトレードオフ
  • セキュリティリスクと利便性

この2つの観点から、当事者型と立会人型のメリットとデメリットについて解説していきます。

コストと手間のトレードオフ

当事者型は電子証明書の発行手数料などのコストがかかり、本人確認の手続きも煩雑です。一方、立会人型は、月額利用料のみでコストを抑えられ、導入も簡単という特徴があります。

少額の契約を数多く行って利益を上げるような企業は、立会人型の電子契約システムが適しているでしょう。

セキュリティリスクと利便性

信頼性の高さでは当事者型が優位ですが、利便性は立会人型に分があります。ですが、立会人型でも二要素認証といった、十分なセキュリティ対策を施しているシステムも少なくありません。

電子契約システムを導入する際は、自社の業務内容や方針と照らし合わせて当事者型か立会人型かを選択しましょう。


電子契約システムの比較に重要な5つのポイント

電子契約システム選びで重要なポイントは、主に以下の5つです。

  1. 法的効力と電子署名のタイプ
  2. コスト
  3. 機能性
  4. セキュリティ対策
  5. サポート体制や導入事例

ポイントごとに解説していくので、電子契約システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

1. 法的効力と電子署名のタイプ

まずは電子契約システムが、電子署名法や電子帳簿保存法に準拠しているかを確認しましょう。これらの法律に対応していれば、電子署名による契約の法的効力が担保されます。

また前述の通り、立会人型に比べて、当事者型の方が信頼性が高いと考えてよいでしょう。自社の契約業務の内容に応じて、署名に求める信頼性のレベルを見極めることが重要です。

2. コスト

電子契約システムの料金体系は、初期費用とランニングコストに分けられます。初期費用は、システムの導入・設定時に発生する一時金です。ランニングコストは一般的に、月額の基本料金と従量課金(送信料)に基づいて確定します。

無料トライアルや乗り換え割引があるサービスもあるので、コストで比較する際はそれらも考慮した上で判断しましょう。

3. 機能性

電子契約システムに求める機能は、業種や業務内容によって異なります。ですが業種に関わらず、契約書のテンプレートや文書管理機能は必須と言えるでしょう。

また、既存の業務システムとのAPI連携や、ワークフローの設定など、業務の効率化に繋がる機能も重要です。導入後に即戦力として活用したい場合は、操作性や画面の分かりやすさなど、ユーザビリティの高さも見逃せません。

4. セキュリティ対策

機密性の高い契約情報を扱うだけに、電子契約システムにはセキュリティの高さが求められます。具体的には、データの暗号化やアクセス制御、ログ管理などが適切に備わっているかがポイントです。

また、プライバシーマークやISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)などの第三者認証を取得しているかどうかも判断材料になります。

5. サポート体制や導入事例

電子契約システムは、導入時のサポートが手厚いため安心して使用できます。電子契約システムごとで、操作説明会の開催やマニュアルの提供など、ユーザー教育の内容を確認・比較しましょう。

また、トラブル発生時の問い合わせ対応や、リリース後のバージョンアップ頻度なども重要な評価項目です。同業他社の導入事例や利用企業の声は、システム提供元のホームページなどに掲載されているので、それらを参考にするのも良いでしょう。


電子契約システムを導入する際のポイント

電子契約システムを導入する際には、事前に準備と計画を行い、導入後の対応を考えておくことが重要です。

以下では、導入前と導入後のポイントについて説明していきます。

スムーズな導入のための準備と計画を行う

電子契約システムを導入する際は、まず現状の契約業務の課題を整理し、導入後の理想的な姿を描くことから始めましょう。優先的に解決すべき課題は何かを洗い出すことが重要です。たとえば、契約の稟議から承認まで時間がかかることが課題なら、導入後すぐに契約承認までのワークフローの設定をするようにしましょう。

導入後の方針がある程度定まったら、関係部署との調整を行い、プロジェクトチームを編成します。そこで導入スケジュールを策定し、マイルストーンを設定することが大切です。円滑な導入のためには、入念な準備と綿密な計画が欠かせません。

効果的な運用と定期的な見直しを行う

電子契約システムを導入したら、利用状況をモニタリングし、定期的に改善点を洗い出すことが重要です。システムを利用する社員の教育を徹底し、運用ルールを周知徹底することも忘れずに行いましょう。

また、新しい機能や連携サービスの追加など、システムの拡張にも目を向けることも大切です。導入後もPDCAサイクルを回しながら、電子契約の効率化に努めていきましょう。


電子契約システムに関する法律と今後の動向

電子契約システムを安全に導入・活用するためには、関連法令と今後の動向について知っておく必要があります。

以下では、電子署名法と電子帳簿保存法への対応と、2024年におけるサービスの動向について見ていきましょう。

電子署名法や電子帳簿保存法への対応

電子契約システムの法的効力を担保するためには、電子署名法や電子帳簿保存法に対応していなければいけません。電子署名法では、電子署名の技術的基準や認定制度などが定められています。一方、電子帳簿保存法は、電子取引データの保存方法などについて規定しています。

電子契約の法的効力の有無には、電子署名が電子署名法の要件を満たしているかが重要と言えるでしょう。電子署名法における電子署名の要件は、文書の作成者が分かること(本人性)と文書が改変されていないこと(非改ざん性)の2つです。

また、2022年1月の改正により、電子取引データの保存が義務化されるなど法令順守の重要性が高まっています。電子契約システムを導入する際は、これらの法律に関して正しく理解し、適切に対応しましょう。

2024年における電子契約サービスの展望

今後テレワークの普及に伴い、ペーパーレス化の動きも加速していくでしょう。また、ブロックチェーンやAIを活用した新たな電子契約サービスの登場も期待されています。スマートコントラクトによる自動契約の執行や、AIによる契約書のチェックなど、電子契約システムにも新たな技術や機能が追加されていくでしょう。

そのため、自社の電子契約システムのアップデートはもちろん、電子契約サービス全体の動向にも、常にアンテナを張っておくことが重要です。電子契約システムは、業務効率化と生産性向上に寄与する重要なツールとして、ますます存在感を高めていくと考えられます。今後の電子契約サービスの普及と技術革新に対しても、柔軟に対応していきましょう。


自社に最適な電子契約システムを比較して選ぼう

本記事では、電子契約システムの概要や選び方、導入の際のポイントなどについて解説しました。電子契約システムは、契約書の作成から締結までをオンライン上で行うことが可能です。電子契約システムには、「当事者型」と「立会人型」の2種類があります。

導入するサービスを選ぶ際は、信頼性と利便性の観点から、自社の業務特性や課題と照らし合わせて比較・検討しましょう。コストはもちろん、機能性やセキュリティ対策、サポート体制なども欠かせない判断材料です。システム導入後も、運用の改善と効果検証を継続的に行うことが重要です。

AIの発達やペーパーレス化の加速により、今後も電子契約システムの普及と発展が予測されます。電子契約システムに関する法令や動向を十分に把握して、柔軟に対応していきましょう。

電子契約は比較的新しい仕組みです。もっと詳しく知りたいという方はこちらのページも参考にしてください。

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