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電子契約書を無料で導入する方法! 導入のメリットや有料プランとの違いなどを解説

著者:   bizocean事務局

電子契約書を無料で導入する方法! 導入のメリットや有料プランとの違いなどを解説

電子契約書を導入することで、業務効率化やコストの削減に期待できます。ただし、無料プランでは制限される機能もあるため、有料プランとの違いを理解しておくことが必要です。

本記事では、電子契約書を無料で導入する方法と、無料プランと有料プランの違いについて詳しく解説します。バックオフィス業務の効率化に欠かせない電子契約書の導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。


電子契約書の導入には不安がある?

電子契約書の導入を検討する際、コストや機能面での不安を感じる方は少なくありません。以下では、電子契約書導入の際に懸念されるポイントについて、解説します。

電子契約書の導入はコストがかかるイメージがある

電子契約書の導入には、事実としてコストが発生します。しかし紙の契約書と比較すると、以下のような費用を大幅に削減できます。

  • 印刷代
  • 郵送料
  • 締結した契約書を保管するファイルの購入費用

このほか、契約書の保管場所を確保する必要もありません。

そのため、長期的な視点で見れば、電子契約書を取り入れたほうがコスト削減に繋がる企業は多いと考えられます。

無料で使えるサービスもあるが機能面で不安

電子契約書の無料プランでは機能が制限されていることが多く、本格的な導入には不安を感じる方もいるでしょう。

確かに無料プランでは、以下のような機能制限がされていることがあります。

  • 月間の電子契約可能件数に上限がある
  • テンプレート機能が利用できない
  • CSVファイルのインポート機能が利用できない

こうした制限がある無料プランでも、最低限の件数や機能は利用可能です。そのため、無料プランでの利用をメインとするのではなく、電子契約書導入前のテストとして取り入れてみるのがおすすめです。

もしくは、契約の一部だけを電子化するのもよい方法です。毎月の契約書数が少ないのであれば、無料プランでも十分なケースがあります。
導入後に不足する機能が出てきたら、有料プランの導入を検討してもよいでしょう。


無料プランと有料プランの違い

無料プランでも電子契約書の基本的な機能は利用できますが、有料プランと比較するといくつかの違いがあります。ここでは、有料プランと無料プランにおける機能の違いについて詳しく見ていきましょう。

無料プランとの最大の違いは機能制限

前述のとおり無料プランの多くは、「月間5件まで」のように月間の電子契約可能件数が制限されています。また、テンプレート機能やCSVファイルのインポート機能など、業務効率化に役立つ機能が利用できないこともあります。
一般的に、無料と有料の差として現れる場合が多い機能は次の通りです。

  • 利用ユーザー数の制限
  • 契約書の送信件数の制限
  • 業務を効率化できる機能の制限
  • タイムスタンプの制限

無料プランの導入を検討しているなら、これらの点を必ず確認しましょう。そして、機能制限が業務効率化に与える影響を考慮したうえで、コストと機能性のバランスを見極めましょう。

無料プランでもお試し導入は可能

無料プランにはいくつか機能制限がありますが、2024年現在では電子署名とタイムスタンプによる法的効力は担保されているサービスがほとんどです。そのため、無料プランでも、紙の契約書や有料プランで作成・締結した契約書と同等の法的効力を持つ電子契約を締結できます。

しかし、機能制限があると社内での十分な活用は難しくなります。
そのため、永続的に無料プランを使用するのではなく、有料プランの本導入への足がかりとして考えるのが無難です。

無料プランをお試し導入することで、組織内での電子契約書利用へのハードルが下がり、本導入へ向けて社内の理解を得やすくなります。


無料で電子契約書サービスを利用する方法

無料の電子契約書サービスを利用する方法は、大きく2つあります。

無料プランを活用し社内の理解を得てから有料への移行を検討

この記事で主に紹介した内容です。電子契約サービスの無料プランを導入し、社内の理解を得てから、有料プランへの移行を検討する方法になります。
無料プランの活用から、電子契約の利便性を社内に示し、そのメリットを定着させましょう。

たとえば、一部の契約書を無料プランで電子化し、実際に社内で取り入れることで、業務効率化の効果を測定します。
そうした取り組みを通じて、電子契約書を導入することのメリットを社内に浸透させます。

社内の理解が得られたら、徐々に有料プランへの移行を検討し、段階的に電子契約書の利用範囲を拡大していきましょう。

取引先に有料プランの利用を提案し受信者として無料利用

取引先に有料プランの利用を提案し、自社は受信者として無料で電子契約書を利用する方法があります。具体的には、取引先に電子契約書の有料プランを契約してもらい、そこから送信された電子契約書を自社で受信・締結するという流れです。

この方法なら、自社は費用をかけずに電子契約書を利用できます。ただし、取引先の理解と協力が不可欠なので、電子契約書のメリットをしっかりと説明し、納得してもらうことが必要です。


電子契約書の無料プランを上手く活用しよう

電子契約書の無料プランを活用することで、電子契約書を導入することへのハードルを下げられます。ただし機能制限がされていることも多いため、無料期間を利用して電子契約における業務の効率化を実感できたら、徐々に有料プランへの移行を検討するのがおすすめです。

電子契約書の導入は、印刷代や保管場所などのコストが節約できるだけでなく、バックオフィス業務を効率的に行いやすくなります。
まずは無料プランを入り口にして、契約書締結業務の電子化を段階的に推進していきましょう。

電子契約については次のページも参考にしてください。 


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bizocean事務局

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