2024/11/27

IT戦略・システム企画

グループウェアとワークフローの違いは？導入のメリットや選定のポイントも紹介

情報共有のための「グループウェア」と承認フローのための「ワークフロー」は業務効率化に欠かせないツールです。近年では、ワークフロー機能付きのグループウェアも増えています。

しかし具体的な機能の違いが分からない方や、導入に踏み切れない方もいるはずです。

この記事ではグループウェアとワークフローの違いや、2つが融合したシステムを導入するメリットを解説します。

また選定のポイントも解説しているので、導入や選定でお悩みの際に参考にしてください。

この記事の著者

bizocean事務局

グループウェアとワークフローの違い

「グループウェア」と「ワークフロー」は業務効率化に貢献するツールですが、具体的にどのような違いがあるのでしょうか。

まずは、この2つにどのような機能があるのか見ていきましょう。

グループウェアの主な特徴

グループウェアは、組織内のコミュニケーションや情報共有を促進するためのツールです。主な機能として、以下のようなものが含まれています。

スケジュール管理
ファイル共有
メッセージング機能

これらの機能を活用することで、社内の重要な情報やドキュメントを一元管理し、必要な人が必要なタイミングでアクセスできるようになります。

【関連記事はこちら】

グループウェアとは？基本機能や種類から選び方まで徹底解説

ワークフローの主な特徴

ワークフローは、業務プロセスの自動化と効率化を目的としたシステムです。
主に、以下のような機能が含まれます。

申請・承認プロセスの電子化
業務の進捗管理
承認ルートの設定

決められたフローに沿って業務を進めることで透明性も向上し、プロセスの標準化と品質の均一化が図れます。

ワークフロー機能付きのグループウェア

ワークフロー機能とグループウェアの融合により、業務プロセスの自動化と情報共有が一体化されたツールになります。

これにより申請・承認プロセスと社内コミュニケーションツールが統合され、シームレスな業務環境が実現するのです。

従来型のグループウェアと比べて、ワークフロー機能付きのグループウェアは特に申請・承認プロセスの電子化による効率向上が顕著です。

紙ベースの申請書や押印作業が不要となり、承認プロセスのスピードも大幅に向上します。

ワークフロー機能付きグループウェア導入のメリット

企業がワークフロー機能付きのグループウェアを導入することで得られるメリットは、以下の通りです。

業務プロセスが統一される
承認スピードが向上する
ペーパーレス化が促進する

これらのメリットを理解することで、グループウェア導入の効果をより明確にイメージしましょう。ここでは、それぞれのメリットについて詳しく解説します。

業務プロセスが統一される

ワークフロー機能付きのグループウェア導入により、部署間の業務プロセスが統一されて組織全体の効率が向上します。

標準化されたプロセスがあることで業務の引き継ぎや新人教育が容易になり、業務の質を均一化することも可能です。

承認スピードが向上する

モバイル対応により場所を問わない承認処理が可能となり、承認スピードも速まります。外出先や出張中でもスマートフォンで承認作業ができるため、業務の停滞を防ぐことができるのです。

リアルタイムで申請内容を確認して即座に承認することも可能になるため、意思決定の迅速化にもつながります。

ペーパーレス化が促進する

文書の電子化により、コスト削減と環境負荷低減が同時に実現します。

例えば、紙の使用量や保管スペースの削減、印刷コストの低減など具体的な経費削減効果です。

物理的なコストが削減できるだけでなく、文書の検索や共有が容易になるので情報へアクセスするまでの時間が削減されます。

ワークフロー機能付きグループウェア選定のポイント

ワークフロー機能付きグループウェアを導入する際は、自社の業務に最適なツールを選定しましょう。

ここでは、選定時に押さえておくべき以下3つのポイントについて詳しく解説します。

カスタマイズ性があるか
他機能と連携できるか
モバイル対応しているか

カスタマイズ性があるか

自社の業務フローに合わせた調整が容易なシステムを選択することで、導入効果が最大化されます。

申請フォームや承認ルートの自由な設定、条件分岐の設定など、細かな調整が可能なシステムが望ましいです。

カスタマイズ性の高いシステムを選ぶことで、導入後も変化する業務ニーズに柔軟に対応することができます。

他機能と連携できるか

スケジュール管理やタスク管理との統合が充実しているシステムを選ぶことで、業務の一元管理が実現します。

承認タスクの自動登録やスケジュールとの連動など、他機能との密接な連携が業務効率を高めてくれるからです。

申請・承認タスクが自動的にスケジュールに反映されるか、ワークフローのタスクがタスク管理機能と連動しているかなど、具体的な連携機能を確認しましょう。

モバイル対応しているか

スマートフォンやタブレットからのアクセスが可能なシステムを選択することで、場所を問わない業務遂行が実現します。

モバイルアプリの使いやすさや、機能の充実度も重要な選定ポイントです。

スマートフォン、タブレット、PCなど、様々なデバイスからの同時利用の可否を確認しましょう。

グループウェアのワークフロー機能を活用して業務効率化を実現しよう

ワークフロー機能付きグループウェアの導入は、組織全体の業務効率化やペーパーレス化を実現する手段のひとつです。

導入から活用までの段階をしっかりと踏むことで、機能の効果を引き出すことができます。

特にシステム選定では、記事内で紹介した「カスタマイズ性」「他機能との連携性」「モバイル対応」のポイントを意識してみてください。

導入までの順序やポイントを押さえたうえでシステム選定を行い、グループウェアのワークフロー機能を最大限に活用しましょう。