日程調整システムとは？ 導入メリットと選び方のポイントを解説

日程調整システムとは？

日程調整システムは、会議やイベントのスケジュール調整を効率化するシステムです。複数人のスケジュールを一元管理し、参加者の予定を考慮しながら最適な日程を提案します。

メールや電話でのやり取りを減らし、業務の効率化と生産性向上に寄与するのが、日程調整システムの大きな特徴です。PCやスマートフォンから簡単に利用できます。

日程調整システムの種類

日程調整システムには、いくつかの種類があります。

ここでは、代表的な3つのタイプについて解説します。

予約受付型

予約受付型は、システムが空き日程を提示し、参加者が希望日時を選択する方式です。

例えば、水曜定休の店舗では、水曜以外の10時から17時までを候補時間として設定し、予約希望者がその中から希望の来店時間を選択するといった使い方です。

比較的シンプルなスケジュール調整や、面接日程の調整などに適しています。特に飲食店や美容院などで利用されている方法は、予約受付型の代表例です。

候補提案型

候補提案型では、主催者が提示した候補地の中から、参加者が都合の良い日程を選べます。

具体的には、主催者がピックアップした日程の中から参加者に参加可能日を選択してもらい、人数が一番多い日を選ぶといった形です。

会議や打ち合わせなど、主催者の都合を優先したい場合に最適です。主催者の予定に合わせて候補日を絞り込めるため、調整がスムーズに進みます。

投票型

投票型を利用すると、複数の候補日から参加者が投票し、最も票数の多い日程に決定します。参加者全員の都合を考慮し、最も多くの人が参加可能な日程を選択できます。

あらかじめいくつかの日程がサイト上に提示されており、参加者はすべての候補日に対して「〇」「△」「×」といった形で投票するのが一般的です。

社内会議やイベント、セミナーなど、多くの人数が関わるスケジュール調整に適しています。民主的な方法で日程を決められるため、参加者の満足度も高まるでしょう。

日程調整システムを使うメリット

日程調整システムを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、以下4つのメリットを解説します。

参加者全員の予定を一括管理できる

日程調整システムを使えば、参加者全員の予定をシステム上で一元管理できます。各自の予定をシステムに登録することで、全員の空き時間を一目で確認可能です。

10人以上などの大規模な会議を調整する場合、従来は主催者が全員とメールでやり取りし、返信を待ち、個別の予定を突き合わせる必要がありました。

システムを使うことで参加者全員のスケジュールを手動で収集・管理する必要がなくなり、調整にかかる時間と手間の大幅な削減が可能です。

リモートでの日程調整が可能になる

日程調整システムはクラウド上で動作するため、場所を選ばずどこからでも利用できます。オフィス以外でも、自宅やモバイル端末から参加者の予定を把握し、日程調整を行えるのです。

従来では、日程調整をするために会社のパソコンからメールを送ることもありました。しかし、リモートワークが増える昨今、システムを活用することで場所に縛られずに日程調整が可能になります。

出張先や外出先でも、スムーズに調整を進められるようになるでしょう。

スケジュール調整の履歴を追跡できる

日程調整システムを使えば、スケジュール調整のプロセスを記録し、履歴として保存できます。調整の経緯を後から確認できるため、トラブルが発生した際の原因究明も容易です。

例えば、誰がどの日時を提案したか、どの段階で変更があったかなどを把握できます。

また、過去の調整履歴を分析することで、より効率的な日程調整の方法を見出すことも可能になります。PDCAサイクルを回して、継続的な改善につなげられるでしょう。

ミーティング開催に必要な準備を自動化できる

多くの日程調整システムには、会議に必要な資料の共有や、会議室の予約など、ミーティング開催に必要な準備を自動化する機能が備わっています。

資料の共有やリマインダーの送信など、ミーティングに付随する作業を自動化することで、主催者の負担を大幅に軽減できます。ミーティング開催に必要な作業を一括して管理できるため、ミーティングの運営がスムーズになるのです。

さらに、事前に資料が共有されることにより、参加者は会議前に内容を確認でき、考えがまとまった状態で会議に臨むことができます。

日程調整システムの選び方

日程調整システムを導入する際は、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。ここでは、選び方の主なポイントを4つ解説します。

導入を検討している方は、ぜひ参考にして自社に最適な日程調整システムを選んでください。

利用頻度を考慮する

日程調整システムを選ぶ際は、日程調整の頻度に合わせた最適なプランを検討しましょう。

営業部門での商談調整など、頻繁に日程調整を行う場合は、機能が充実した有料プランがおすすめです。

一方、あまり頻度が高くない場合は、無料プランや基本的な機能のみのプランで十分な場合もあります。自社の利用頻度を踏まえて、コストパフォーマンスの高いプランを選びましょう。

必要な機能を確認する

日程調整システムを導入する際は、利用目的に合った日程調整の種類や、連携機能の有無を確認しましょう。

システムの種類には、予約受付型、候補提案型、投票型などがあります。その中から、用途に合った日程調整の方式を選ぶことが大切です。

また、社内で使用中のカレンダーやグループウェアとの連携機能があると便利です。

導入を検討する際には、必要な機能が揃っているかを十分に確認することをおすすめします。

他サービスとの連携

既存のツールやシステムとの連携できるシステムを利用することで、無駄な作業を削減できます。

特に、社内で使用中のビデオ会議システムやチャットツールと連携できると、スムーズな情報共有が可能です。他にも、イベントの通知を受け取れるツールやカレンダーに追加してくれるツールもあります。

連携可能なサービスが多いほど、業務の効率化につながるでしょう。自社の環境に合わせて、最適なシステムを選ぶことが大切です。

セキュリティ対策の有無

日程調整システムを選ぶ際は、情報セキュリティに関する認証取得状況を確認してください。

機密情報を扱う場合には、ISO27001やプライバシーマークなどの認証を取得しているシステムが適しています。

また、システムのセキュリティ対策や、データのバックアップ体制などの確認も必要です。安心・安全に利用できるシステムを選びましょう。

ビジネスシーンでの日程調整システム活用例

日程調整システムは、さまざまなビジネスシーンで活用できます。ここでは、具体的な活用例を5つ紹介します。

採用面接の日程調整

日程調整システムを採用面接に活用することで、面接官、人事、候補者の日程を効率的に調整し、採用業務を円滑化できます。

具体的な活用シーン

• 候補者の都合に合わせた日程調整
• 面接官と人事担当者のスケジュール調整
• 採用活動全体のスケジュール管理

候補者の都合に合わせた面接日程を提案することで、応募者の離脱を防ぎ、採用率向上につながるでしょう。また、面接官の空き時間を有効活用でき、業務の効率化も図れます。

営業活動での商談スケジュール調整

日程調整システムを導入すると、顧客の都合に合わせた素早い商談日程が提案できます。また、複数の顧客との商談の調整も容易です。

具体的な活用シーン

• 新規顧客との商談日程調整
• 出張中の商談日程調整
• 定期的なフォローアップ営業

このように、業務の効率化と同時に、顧客満足度の向上も期待できます。

さらに、営業担当者の移動時間や待ち時間の減少もできるため、商談件数の増加も見込めます。営業活動全体の成果にも貢献できるでしょう。

社内会議のスケジュール調整

多数の参加者がいる社員会議の日程調整においても、参加者全員の空き時間を考慮した最適な日程を選べます。

具体的な活用シーン

• 毎月の全体会議（20名以上の大規模会議）
• 部門横断プロジェクトの定例ミーティング
• 緊急の意思決定会議
• ハイブリッドワーク環境での対面・オンライン併用会議

出張や休暇などで参加が難しいメンバーの日程も考慮できるため、会議の出席率向上につながるでしょう。また、会議室の予約状況も同時に確認できるため、会議の開催場所の調整も簡単です。

プロジェクトのタスク管理とスケジュール調整

日程調整システムは、プロジェクトの進捗状況の共有にも役立ちます。

具体的な活用シーン

• プロジェクトの定期ミーティング
• 新規プロジェクトのタスク・メンバー管理
• タスクのデッドライン調整

タスクの担当者やデッドラインを設定し、メンバー間でスケジュールを共有することで、プロジェクトの遅延を防げるでしょう。

また、メンバーの作業状況をリアルタイムで把握できるため、適切なリソース配分やタスクの割り振りが可能になります。

イベントや研修の日程調整

社内外のイベントや研修における日程調整には、多くの参加者への配慮が求められます。その際、日程調整システムを利用することで、参加者全員の予定を確認できます。

具体的な活用シーンは、以下の4つです。

• 就職活動の説明会
• 新入社員研修
• 社内懇親会
• 社外セミナーや講演会

参加者の都合に合わせた日程を提案し、出欠管理を行うことで、イベントや研修の運営がスムーズになるでしょう。また、参加者数に応じた会場の手配や、必要な資材の準備なども効率的に行えます。

日程調整システムを導入して業務効率化を図ろう

日程調整は、ビジネスを進める上で欠かせない作業です。日程調整システムを導入し、積極的に活用することで、会議やイベントのスケジュール調整を効率化できます。

日程調整に費やしていた時間を削減し、コア業務に注力することで、生産性の向上と業績アップが期待できるでしょう。また、チームメンバー全員が同じシステムを使うことで、情報共有の質を高められます。

日程調整システムを選ぶ際は、利用頻度や機能を確認しながら、自社の課題を解決できるシステムを選定する必要があります。自社に最適な日程調整システムを見つけ、業務効率化を実現してください。