マニュアル作成ツールとは？ 業務効率化に欠かせないツールを徹底解説

マニュアル作成ツールとは

マニュアル作成ツールとは、マニュアルの作成や管理を支援するソフトウェアです。従来の文書作成ソフトでは実現が難しかった、マニュアルに特化した機能を備えています。

主に、テンプレートや画像・動画の挿入、バージョン管理など、マニュアル作成に必要な機能が集約されています。そのため、業務知識を共有し、業務の可視化・標準化を進める上で非常に役立つツールです。

手作業でのマニュアル作成では、効率化や品質維持が難しくなっていますが、マニュアル作成ツールを活用することで、これらの課題を解決できるでしょう。

マニュアル作成ツールを導入するメリット

では、マニュアル作成ツールを導入すると、どのように業務に役立つのでしょうか。

マニュアル作成ツールを導入するメリットは、以下の通りです。

ここでは、上記のメリットについて、それぞれ解説していきます。

マニュアル作成の時間と手間を大幅に削減

まず、マニュアル作成ツールのテンプレートや自動化機能を活用して、作成時間を大幅に短縮できるのは非常に魅力的でしょう。

ツールの自動化機能では、手順の文章化や画像の挿入、レイアウト調整などの作業を自動化・効率化できます。そのため、作成者の個人差によるばらつきを抑え、品質を均一化することが可能です。

テンプレートを活用すれば構成やデザインを一から考える手間が省け、画像や動画も簡単に挿入できるため、いちから作るより楽にマニュアルが作成できます。

自動化機能により、手順の文章化やレイアウト調整などの作業も大幅に効率化されるでしょう。

品質の高いマニュアルを簡単に作成可能

マニュアル作成ツールを使えば、一貫したデザインや構成で分かりやすいマニュアルを簡単に作成できます。

専門知識がなくても、プロフェッショナルな見栄えのマニュアルを作成できるのも大きなメリットです。動画や画像の挿入や、インタラクティブの要素の追加などで、読み手にも優しいマニュアルが作れます。

マニュアルの品質が向上すれば、誰が読んでも内容を理解しやすくなるため、マニュアルの作り手と読み手の双方で業務の効率化や標準化が促進されるでしょう。

作成したマニュアルの管理・更新が容易

マニュアル作成ツールには、バージョン管理や変更履歴の追跡機能があり、マニュアルの管理・更新が容易になります。

変更箇所の明示や、変更前との比較、アクセス権限の設定など、管理業務の負担を軽減できるでしょう。

作成したマニュアルはクラウド上で一元管理できるため、常に最新版のマニュアルを共有することが可能です。

また、変更履歴の追跡もできるため、トラブル発生時の原因究明がしやすくなるでしょう。加えてアクセス権限の設定により、機密情報の流出リスクを抑えることもできます。

マニュアルの共有や活用が進む

マニュアル作成ツールでは、クラウド上でマニュアルを共有できるため、いつでもどこでもアクセスでき、活用が進みます。

リアルタイムでの共同編集や、コメント機能によるフィードバックなど、コラボレーションが促進されるのも特徴です。

モバイルアプリやオフラインでの閲覧にも対応しているものも多いので、現場での活用シーンを広げられます。

現場ですぐにマニュアルの共有や閲覧ができれば、問題が発生した際もスピーディーに対応・解決できるでしょう。

マニュアル作成ツールの種類と特徴

マニュアル作成ツールと一口に言っても、様々な種類があり、それぞれ特徴が異なります。

マニュアル作成ツールの主な種類は以下の通りです。

ここでは、上記の種類ごとの特徴について解説していきます。

ナレッジ共有に強みがあるタイプ

ナレッジ共有型のマニュアル作成ツールは、暗黙知の形式知化や情報の一元管理に優れています。社内の知見やノウハウを集約し、全社的な共有・活用を促進できるのが特徴です。

FAQ機能やナレッジ検索など、蓄積された知識へのアクセス性に優れています。

また、Officeのワードやエクセル、パワーポイントのデータから文章検索をできるものや、Teamsなどのスレッドから検索・転記できるものもあります。

手順書作成に特化したタイプ

手順書作成特化型のマニュアル作成ツールは、豊富なテンプレートを備え、手順書の作成に特化しています。

業務フローの図式化や、画面キャプチャの自動挿入など、操作手順の可視化に長けているのが特徴です。手順の詳細度や粒度の調整、分岐条件の設定など、きめ細やかな手順書が作成できます。

複雑な業務プロセスを可視化し標準化したい場合や、操作手順を詳細に記述したマニュアルが必要な場合、手順書の作成・更新を効率化したい場合などに適したタイプと言えるでしょう。

動画マニュアル作成に特化したタイプ

動画マニュアル作成特化型のツールは、動画編集や字幕作成など、動画マニュアルの作成に特化したタイプです。

録画した操作画面に、音声ナレーションやテキストを重ねて、視聴しやすいマニュアルを作成できます。

モーションエフェクトやクイズ機能など、インタラクティブ性の高い動画マニュアルが作れるのが魅力です。

文章だけでは伝えきれない複雑な作業手順がある場合や、言語の壁がある外国人労働者への教育を行いたい場合、eラーニングなど動画を活用した教育を検討している場合などに適しているでしょう。

業務マニュアル作成に強みがあるタイプ

業務マニュアル作成に強みがあるツールは、業務フローの可視化や標準化に優れています。複雑な業務プロセスを、フロー図や業務記述書などで体系的に整理できるのが特徴です。

業務の可視化により、ムダの排除や改善点の発見につなげられます。

業務プロセスが属人化しており標準化したい場合や、非効率な業務を可視化し改善につなげたい場合、業務マニュアルの作成・更新を効率化したい場合などに最適なツールといえるでしょう。

マニュアル作成ツールの選定ポイント

マニュアル作成ツールは、どのようなマニュアルを作成するのか、どのような機能が必要かを明確にした上で選びましょう。

マニュアル作成ツールを選ぶ際のポイントは、以下の通りです。

ここでは、上記のポイントについて、詳しく解説していきます。

自社の課題や目的に合っているか

マニュアル作成ツールを選ぶ際は、自社の課題やニーズに合致するツールを選定することが重要です。

どのようなマニュアルを作成するのか、どのような機能が必要かを明確にした上で、ツール選びに臨みましょう。

そのため、事前にツールのデモやトライアルを活用し、実際の使用感や機能を確かめることが望ましいです。

トライアルを活用する際は、自社の課題を解決できる機能が備わっているか、十分な機能が揃っているか、自社の業務フローに合ったテンプレートか、といった観点から最適なツールを見極めましょう。

操作性やユーザビリティは高いか

マニュアル作成ツールは、直感的で使いやすいインターフェースを備えているかを重視して選ぶべきです。

複雑な操作を要するツールでは、現場への浸透が進まず、活用が停滞したり、かえって非効率になったりするリスクがあります。そのため、実際にマニュアルを作成する従業員の意見を取り入れて選ぶことが大切です。

また、マニュアル作成者だけでなく、閲覧者にとっても使いやすいかも考慮しましょう。マニュアルのテンプレートは分かりやすいか、モバイル端末からも快適に閲覧できるかといった観点も重要です。

セキュリティ対策は十分か

マニュアル作成ツールのセキュリティ対策、特に情報漏洩防止策が十分かをしっかりチェックすることが必要です。

特にクラウド上でのデータ保管やアクセス管理、暗号化などのセキュリティ機能の充実度を確認しましょう。

シングルサインオンや二要素認証など、認証面での堅牢性も重要な評価ポイントとなります。

サポート体制は充実しているか

マニュアル作成ツールの導入は必ずしもスムーズにいくとは限らないため、トラブル発生時のサポートや問い合わせ対応が充実しているものを選ぶことが大切です。

導入時の支援体制や、バージョンアップ時の移行サポートなど、運用面でのサポートも確認しておきましょう。

オンラインでの問い合わせ対応だけでなく、電話サポートの有無なども考慮すべきポイントです。電話やチャットでの問い合わせ対応の迅速さなど、万が一問題が発生した際の対応も想定しておきましょう。

マニュアル作成ツールを活用して業務効率化を実現しよう

マニュアル作成ツールは、マニュアルの作成から管理と共有までを効率化するツールです。マニュアル作成ツールを活用することで、業務効率化とナレッジ共有を実現できます。

属人化した業務知識を可視化し、全社的な共有・活用を促進でき、業務の標準化やムダの排除など、業務改善の基盤としても機能するのがメリットです。

マニュアルの充実は、人材育成や組織力強化にもつながります。そのため、マニュアル作成ツールを導入する際は、自社の課題を見極め、最適なマニュアル作成ツールを選定しましょう。