受付システムとは？ 機能やメリット、選び方を解説

受付システムとは

受付システムとは、来訪者対応や電話取次業務などの受付業務を自動化するシステムのことです。タブレット端末やロボットを活用し、来訪者の受付処理や担当者への通知、来訪記録の管理などを行うことができます。

従来の対面対応による受付業務を機械化・自動化した受付システムは、業務効率の向上や人件費の削減、セキュリティの強化を実現可能です。

受付システムが普及した背景

受付システムの普及が始まったのは、近年のテレワークの増加が要因です。これにより受付業務の無人化・自動化ニーズも高まりました。

また、コロナ禍において非対面・非接触の受付対応が求められたことも、受付システム導入の追い風となったのです。

働き方改革の流れの中で、受付業務の効率化や人員配置の最適化を図る企業が増えたことも普及理由の一つといえます。

限られた人的リソースをより付加価値の高い業務に振り向けるために、受付システムの導入が進んだといえるでしょう。

受付システムの主な機能

業務の効率化に役立つ受付システムには、さまざまな機能が搭載されています。

ここでは、以下の受付システムの代表的な機能について解説していきます。

通知機能

受付システムの通知機能によって、来訪者情報を担当者へ通知することができます。

来訪者が受付システムに情報を入力すると、担当者のPC、スマートフォン、社内チャットツールなどに通知が届く仕組みです。

この際の通知方法は柔軟に設定できるため、担当者の業務スタイルに合わせて、メールやチャット、電話など複数の通知手段を組み合わせられます。

通話機能

受付システムにおける通話機能とは、システムを通じて来訪者と通話できる機能のことです。来訪者が受付システムから直接、担当者の内線電話やスマートフォンに通話をつなげます。

通話機能を利用するにあたって、PBXやクラウド電話との連携が必須です。自社の電話環境を踏まえて最適な連携方法を選択しましょう。

QRコード機能

受付システムのQRコード機能とは、QRコードを用いた受付処理を可能にする機能です。

事前に来訪者に対しQRコードを発行し、予約当日に来訪者が受付システムにそのQRコードをかざすだけで、受付が完了します。

これにより情報入力の手間を省くことができ、受付の効率化とペーパーレス化につながります。

またQRコードには来訪者情報だけでなく、面会予定の日時や担当者名なども埋め込んでおくことができます。受付時の確認作業を省略したよりスムーズな受付対応が実現可能です。

管理レポート機能

受付システムの管理レポート機能とは、来訪者の入退場の記録と管理を行うことができる機能のことです。受付システムに蓄積された来訪者データを、一元的に管理・分析できます。

そのため、来訪者数の推移や来訪目的の内訳、面会時間の平均値などのさまざまな観点からデータを可視化できるのです。

これらのデータを活用することで、受付業務の効率性や来訪者対応の質を評価し、改善につなげることが可能になるでしょう。

受付システムの導入メリット

少し先述しましたが、受付システムの導入によって、さまざまなメリットが得られます。

ここでは、以下の受付システム導入による主なメリットについて解説します。

受付業務の効率化につながる

受付システムの導入によって受付業務が自動化され、担当者の工数や設備費を大幅に削減できます。削減した担当者の工数を、より付加価値の高い業務にあてることで生産性の向上に期待できるでしょう。

また受付システムによって業務手順が統一されるため、人的なサービスのばらつきを防ぐことができます。これにより、受付業務の質の安定化と効率化につながるのです。

待ち時間を短縮できる

受付システムによる担当者への迅速な通知により、来訪者の待ち時間を短縮できます。来訪者がデバイスで受付の入力、担当者への通知までを自動で行うため、スムーズな受付対応が可能です。

待ち時間の短縮は、来訪者満足度の向上にもつながります。円滑かつ迅速な受付対応によって、来訪者に快適な印象を与えられるはずです。

来訪予定を効率的に管理できる

受付システムの予約管理機能により、来訪予定の管理を効率的にします。来訪者情報や面会予定の日時、担当者名などを事前に登録でき、当日の受付時の確認作業を省略できるのです。

予約状況もリアルタイムで把握できるので、担当者のスケジュール調整や会議室の手配などもより効率化できます。

フリーアドレスに対応可能

受付システムがあると、オフィス内の席の移動の際にも対応できる柔軟な受付が可能です。

そのためオフィス内に固定席のないフリーアドレス環境でも、スムーズな来訪者対応ができるはずです。

オフィスのレイアウト変更にも柔軟に対応できるため、ワークスタイルの変化にも対応しやすくなります。

セキュリティ対策を強化できる

受付システムは、受付時の本人確認やブラックリストによる入館制限によって不要な来訪者を防ぎます。事前登録された来訪者情報と受付時の本人確認を照合することで、なりすましの防止ができるのです。

さらに、セキュリティゲートと連携することで、建物へのアクセスコントロールを強化することもできます。

受付システムの3つのタイプ

受付システムには、機能や規模に応じたさまざまなタイプがあります。自社のニーズに合ったタイプを選ぶことで、受付システムの効果を最大限に引き出すことができるはずです。

ここでは、受付システムの代表的な3タイプについて解説していきます。

豊富な機能をもつ受付システム

豊富な機能をもつ受付システムとは、基本機能に加えて多彩な付加機能を搭載しているシステムのことを指します。

自社の要件に合わせて、セキュリティゲートとの連携、多言語対応、ビデオ通話機能など、必要な機能を選択・カスタマイズできる柔軟性が魅力です。

例えば、グローバルに展開する企業であれば、多言語に対応した機能が必要です。セキュリティ要件が高い企業では、セキュリティゲートとの連携が重要になります。

このように様々な業務シーンに対応できる汎用性の高さが特徴です。

シンプルで扱いやすい受付システム

低コストで手軽に導入でき、基本的な受付業務に特化したシンプルで扱いやすい受付システムもあります。タブレット端末を使った簡易的なスタイルが中心で、操作性の良さも特徴です。

シンプルな機能構成のため、従業員への操作教育も容易です。直感的に操作できるインターフェースにより、スムーズな導入と運用ができます。

このようなシステムは、低コストで導入しやすく手軽なため、必要最低限の機能で受付業務の効率化を実現したい場合に適しています。

大規模施設向け受付システム

大規模施設向け受付システムとは、セキュリティ性能が高く大規模施設に適したシステムのことです。このシステムでは複数の受付端末を設置して、大量の来訪者をスムーズに処理できる機能を搭載しています。

来訪者の数が多い大規模施設では、セキュリティへの要求も高いです。そのため高度なアクセスコントロール機能や、監視カメラやセンサーとの連携ができる高いセキュリティ機能を持つシステムが求められます。

また、複数の受付拠点を統合管理できる機能も重要です。来訪者情報を一元的に管理し、施設全体の状況をリアルタイムに把握できることで、効率的な受付業務とセキュリティ管理が可能です。

受付システムの選び方

受付システムを選ぶ際は、自社の業務環境やニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。そのため、以下で適切な受付システム選びの際に確認すべきポイントについて解説していきます。

これらのポイントについて比較検討し、自社にとって効果的な受付システム選定につなげていきましょう。

設置機器の種類を確認する

受付システムの選定では、タブレット、専用端末、ロボットなどの設置機器の種類を確認しましょう。

この際には、予算や設置スペース、デザイン性などを考慮し、自社に最適な機器を選びます。タブレット端末は、低コストで導入できて柔軟な設置が可能です。

一方で専用端末は、堅牢性や操作性に優れ、大規模施設での利用に適しています。ロボットは先進的なイメージを演出でき、来訪者へのインパクトを与えてくれます。

加えて、機器のカスタマイズ性や拡張性についてもチェックしておきましょう。将来的なニーズの変化に対応できるよう、柔軟性の高いシステムを選ぶことが重要です。

通話機能の有無を確認する

受付システム選定時は、通話機能の有無と、既存のPBXなどとの連携可否を確認しておくことが重要です。通話機能があることで来訪者と直接会話ができるため、きめ細かな対応が可能になります。

通話機能の有無により、システムの利便性や導入コストが変わってくるのです。自社の通話環境に合わせて、最適なシステムを選ぶ必要があります。

通知先の種類を確認する

受付システム選定時には、PC、スマホ、チャットツール、内線電話などの通知先の種類を確認することが大切です。

種類によってシステムの使いやすさが変わってくるため、担当者の働き方に合ったものを選びましょう。PCやスマホへの通知は、リアルタイムな情報共有ができます。

しかし一方で、チャットツールは複数人でのコミュニケーションの際に便利です。内線電話は、音声での直接のやり取りが可能なため、緊急時の対応に役立ちます。

自社の業務スタイルに合わせて、最適な通知方法を選択することが重要です。

既存ツールとの連携性を確認する

受付システムの選定には、チャットツールやセキュリティゲートなどの既存ツールとの連携性の確認が欠かせません。

そのため自社のツールと連携可能なシステムの種類や連携方法を事前に確認し、業務フローに沿ったシステムを選びましょう。

例えば、社内のチャットツールと連携できれば、スムーズな情報共有が可能になります。また、セキュリティゲートと連携することで、来訪者管理とアクセスコントロールを一体化できるでしょう。

このように既存ツールとのスムーズな連携により、受付システムの効果をより実感できます。

サポート体制を確認する

受付システムの導入後には充実したサポート体制があるのか、あらかじめ確認しておきましょう。設置や設定、トラブル対応などのシステム運用における支援体制が整っているかをチェックします。

受付システムは来訪者対応に直結しているため、トラブル発生時の迅速な対応が求められるでしょう。そのような緊急な状況に対応するためには、24時間365日のサポート体制があるシステムを選ぶと安心です。

また、システムの更新やアップデート時のサポート、セキュリティの脆弱性への対応、新機能の追加など、継続的で迅速なサポートが受けられるかどうかも確認しておくべきでしょう。

利用目的に応じた機能を確認する

受付システムの選定では、自社の利用目的に適した機能を備えているか確認しておく必要があります。これは、利用シーンに合わせて必要な機能が異なるためです。

オフィス受付では、来訪者の案内や担当者の呼び出しが中心となるため、通知機能や通話機能が重要になる一方、店舗受付では、順番待ちの管理や予約機能が必要になります。

また、イベント受付では、大量の来場者を短時間で処理する必要があるため、スピーディーな受付処理と来場者管理機能が求められるでしょう。さらにイベント運営においては、チケット認証やアンケート機能なども役立つ機能です。

このように自社の受付業務の特性や利用目的を踏まえて必要な機能を見極めてから、効果的な受付システムを選定しましょう。

受付システムを導入して業務効率化を実現しよう

受付システムの導入により、受付業務の効率化とセキュリティ強化を実現することができます。従来の受付での来訪者対応や入退管理などの煩雑な業務をデジタル化することで、業務効率化や人的負担の軽減ができます。

また受付システムの活用は、働き方改革や業務のデジタル化を推進する手段としても有効でしょう。これは、ペーパーレス化やリモートワークの促進など多様な働き方を支援するツールとしても期待できるためです。

本記事を参考に、自社に最適な受付システムを導入し、スマートな受付業務を実現することで、企業価値の向上と持続的な成長につなげていきましょう。