クラウド型ビジネスチャットツール｜チャットワーク （ChatWork）

bizocean事務局でチャットワークを使ってみた

出勤・・・大量のメールに振り回される

M８：５０、デスクに着きメーラーを立ち上げる。どんどん受信されるメール。社内、外注先、メーリングリスト。休み明けも手伝ってか受信数は既に２００件を超えている。送信元ごとに細かにフォルダ分けはしているが自分宛のメールなのか、どのくらい急ぎのメールなのか優先順位を確認するだけでどんどん時間が削られていく・・・

PM１：００、やっと一段落。そこに上司から「あのタスクはどうなった？」の一言。「えっ？あれって自分のタスクだったんですか？てっきり部長が進めているものだと・・・。」履歴を見返そうにも大量のメールに埋もれてしまって探しきれない。今日中に仕上げなきゃならない案件だけで手一杯なのにメール検索に時間を割いている暇はない。想定外の案件も増え今日も長い一日になりそうだ・・・。

わらをもつかむ思いで使ってみる

PM５：００、営業担当が外出先から戻ってくる。一息つきながら事の顛末を話していると取引先が案件管理に面白いツールを使っていると紹介される。チャット感覚でコミュニケーションができ、かつ案件ごとにグループをつくって管理できるのでスピードを求められるベンチャーを中心に企業導入が進んでいるらしいとの事。

成果の程は未知数だが今より少しでも良くなればと思い渋る上司をなんとか説得して「チャットワーク」をチーム内で導入してみた。 特に、KDDIと業務提携をしていて、セキュリティ面も信頼できることは説得材料となった。

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bizocean事務局局員のBefore After

メールの洪水を何とか解決したい・・・

会社の主なコミュニケーションはメールと口頭でのやりとりが中心でした。プロジェクトリーダーだと1日に来るメールだけで何百通。これをチェックして、返信しているだけで、1日が終わってしまうこともありました。だから、社内のプロジェクトもせいぜい２つか３つしかこなせないし、目の前の業務をこなすことしか頭になくて、次世代のリーダーを育てる余裕なんかもない状態でした。

しかもメールや口頭だと、今までどのようなことを話し合いしていたのかもわからなくなってしまうし、誰に何を依頼したのか、タスク管理もできない。IT環境に慣れていないスタッフだと、誤送信してしまうこともあったりして、その対応に追われることも･･･。せめて社内くらいは簡単にできるコミュニケーションツールはないかと探していました。

社内の風通しをよくするチャットワーク

確かに、社内のコミュニケーションツールとして、メールはあまり相応しいものではありません。IT環境に慣れていないスタッフの方だと誤操作や誤送信をしてしまうこともあるでしょう。そのような会社におすすめしたいのが、チャットワーク。社内の部署やプロジェクトメンバー、取引先の担当者とスムーズに情報交換ができるのです。チャットのログは全てクラウド上に保管されているためどこでもどんな端末でも確認して返信することができます。

しかも、チャット内で発生したタスクを担当者に割り振ることができるタスク管理機能があり、依頼されたタスクを見逃すこともありません。５GBまでの大きなファイルをファイルサーバーとして共有することも可能です。

もうメールはいらない！

さっそく、社内でチャットワークを導入。プロジェクト別にグループチャットを作成してみました。最初は、メールとどこが違うのかなと思いながらも、使い始めていくうちに、いろんな社員からの意見がまるで会議室で話しているように寄せられるようになりました。特に便利な点は、作成したグループチャットごとにメッセージを受信するため、メールとは違って、フォルダ分けの必要もなく、優先順位が一目で判断できる点です。中には、IT環境に不慣れな営業が、外出先からお客さまの要望をスマートフォンでリアルタイムに返信したり。タスク管理機能もついているので、お互いが依頼した事の進捗状況もわかるようになったことがいいですね。

そして部長はついに「もう社内ではメールは一切、使用しない」宣言。社内コミュニケーションは全てチャットワークに置き換わり、業務効率が大幅に上がりました。

コミュニケーションのロスやミスが減り、業務効率が上がるチャットワーク。40人まで無料で利用できるので、一度試されてみてはいかがでしょうか。

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簡単5分「チャットワークの登録方法」

1. サイト内の「今すぐ無料で利用する」ボタンをクリックします。
2. メールアドレスを入力し次へ進むボタンをクリックすると登録用のメールが届きます。
3. 受信したメールのURLをクリックします。
4. お名前等の情報を入力します。
5. 入力情報の確認をし「この内容で申し込む」をクリックで登録完了です。

知り合いをチャットワークに招待しよう

1. 「チャットワーク」を開き、画面左上の「追加」ボタンをクリックします。
2. 「コンタクトを追加」をクリックします。
3. メールアドレスを入力し、「検索」をクリックします。
4. そのメールアドレスがチャットワークに未登録であれば、招待メールを送信できます。

まずはグループをつくってみよう！

1. 「チャットワーク」のロゴの右側にある「＋追加」ボタンをオンマウスします。
2. プルダウンメニューで出てくる「チャットを追加」をクリックします。
3. グループチャットを新規追加、という窓が開きますので、必要事項を入力します。
   • チャット名（チャットの名前）
   • 概要（チャットの説明やメモ、リンクなど）
   • メンバー追加（チャットに参加させたいメンバー）

   ※メンバー追加のテキストエリアに名前の一部を入れると自動的に検索してきて選ぶこともできます。

4. グループチャットができあがります。ここでチャットでのやり取りができるようになります。