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ビジネス文書の書き方 第5回 挨拶文のマナー

ビジネス文書の書き方 第5回 挨拶文のマナー

この連載では、ビジネス文書の適切な書き方をお伝えします。

ビジネス文書には、一定の書式があります。今回は挨拶文のマナーを考えてみましょう。


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ビジネス文書は横書きで

ビジネス文書は、基本的に横書きを用います。印刷して郵送するほか、メール本文に貼り付けたりWeb上で公開する場合も、日付・宛先・発行元を明記しましょう。

挨拶文の書き方

①【日付】

 文書の発行日を、1行目の右に寄せて書きます。年号は、西暦でも元号でもどちらでも構いません。


②【宛先】

 次の行に宛先を、左に寄せて書きます。敬称は、会社や組織宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」、複数の個人宛の場合は「各位」とします。「各位」は敬称の意味を含みますので、「各位様」「各位殿」などと重複させないようにしましょう。

<取引先の会社宛>

株式会社○○○○御中

<取引先の個人宛>

株式会社○○○○
○○部 ○○課
○○ ○○様

<複数の個人宛>

各位

<顧客向け>

お客様各位


③【発行元】

次に発行元を、右に寄せて書きます。問い合わせを受けることが想定される時は、電話番号やURLなどを併記すると良いでしょう。


④【頭語と結語】

頭語とは挨拶文の文頭に書く言葉で、「拝啓」「謹啓」「拝呈」「啓上」などがあります。結語とは挨拶文の文末に記す言葉で、「敬具」「拝具」「敬白」「謹白」などの語があります。頭語と結語は組み合わせて用います。

よく使われる組み合わせは、次の通りです。

拝啓―敬具/拝啓―敬白

改まった挨拶文では、次のように組み合わせます。

謹啓―謹白/謹啓―敬白

ほかに、

前略―早々

という組み合わせもありますが、「挨拶を省略します」という意味ですので、ビジネスでは使用しないほうが望ましいでしょう。


⑤【前文】

時候の句に続く定型文です。

<会社・団体宛>

御社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。

貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。

 会社の繁栄を喜ぶ言葉で、ほかに「ご盛栄」「ご隆昌」などがあります。

<個人宛>

貴殿ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

 個人の健康や幸福を祝う言葉です。

<会社・個人どちらでも>

ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

繁栄と健康の両方を指す言葉で、会社宛でも個人宛でも使用できます。
ほかに「ご清栄」などの語があります。


⑥【本文】

前文に続き、要件に入ります。

挨拶文には、案内状・招待状・依頼状・通知状・お礼状・お祝い状・お見舞い状・お詫び状など、さまざまな種類があります。

内容により文章が異なりますので、次回詳しく説明します。


⑦【時候の句】

季節に合わせた挨拶の言葉です。

日本には四季のほかにも、二十四節気(にじゅうしせっき)という暦があります。「立春」「夏至」「秋分」「大寒」などの言葉を聞いたことがあるでしょう。これらが24種類あり、およそ2週間で暦が移り変わるため、非常に多くの時候の句が存在するのです。「○○の候」に代えて、文章で表現することもあります。

<1~3月>

<1月(睦月:むつき)>

初春の候/新春の候(上旬)

厳寒の候/厳冬の候/寒風の候(1月全般)

寒さ厳しい季節になりました。

まだ来ぬ春が待ち遠しく感じられます。

<2月(如月:きさらぎ)>

晩冬の候(初旬)

早春の候/残雪の候/梅花の候(2月全般)

三寒四温の時節、梅のつぼみも膨らみ始めました。

日差しにも春の訪れを感じるようになりました。

<3月(弥生:やよい)>

浅春の候(上旬)

春暖の候/萌芽の候/春風の候(中旬・下旬)

春分の候/仲春の候(下旬)

弥生の候(3月全般)

桃の節句を過ぎ、ようやく春めいてまいりました。

旅立ちの春を迎え、日増しに暖かさを感じます。


<4月~6月>

<4月(卯月:うづき)>

桜花の候/花冷えの候(上旬)

清明の候/春爛漫の候(上旬・中旬)

惜春の候(下旬)

陽春の候(4月全般)

桜の花のたよりが聞かれる頃になりました。

うららかな春の日和となりました。

<5月(皐月:さつき)>

晩春の候(初旬)

立夏の候(上旬・中旬)

若葉の候/青葉の候/新緑の候/薫風の候(5月全般)

風薫る爽やかな季節となりました。

五月の空が青く澄み渡っています。

<6月(水無月:みなづき)>

麦秋の候(初旬)

入梅の候(上旬・中旬)

夏至の候/向暑の候(下旬)

梅雨の候/長雨の候/梅雨寒の候/紫陽花の候(6月全般)

紫陽花の色が美しく映える季節となりました。

木々の緑もますます青さを増しています。


<7月~9月>

<7月(文月:ふみづき)>

七夕の候(上旬)

盛夏の候(中旬・下旬)

大暑の候/猛暑の候(下旬)

梅雨も明け、盛夏を迎えました。

海山が恋しい季節になりました。

<8月(葉月:はづき)>

季夏の候/晩夏の候/立秋の候(上旬・中旬)

残暑の候/処暑の候(中旬・下旬)

立秋とはいえ、まだまだ残暑厳しい毎日です。

朝夕かすかに秋の気配を感じます。

<9月(長月:ながつき)>

初秋の候(初旬)

白露の候/涼風の候(中旬)

仲秋の候(中旬・下旬)

秋雨の候/初露の候(下旬)

残暑もようやく和らぎ、爽やかな季節を迎えました。

コスモスが風に揺れ、朝夕はしのぎやすくなりました。


<10月~12月>

<10月(神無月:かんなづき)>

秋晴の候/秋冷の候(上旬)

寒露の候/紅葉の候/錦秋の候/菊花の候(中旬・下旬)

夜長の候/秋麗の候(10月全般)

芸術の秋となりました。

菊花薫り、木の葉も日一日と色づいてまいりました。

<11月(霜月:しもつき)>

霜降の候(初旬)

立冬の候/霜秋の候(上旬・中旬)

落葉の候/晩秋の候/向寒の候(中旬・下旬)

氷雨の候(下旬)

小春日和の候(11月全般、天候による)

紅葉が目にも鮮やかな季節となりました。

吐く息の白さに秋の終わりを感じます。

<12月(師走:しわす)>

初冬の候(上旬)

師走の候/初雪の候(上旬・中旬)

歳末の候(中旬・下旬)

冬至の候(下旬)

寒冷の候(12月全般)

年の瀬の寒さが身にしみる季節となりました。

ポインセチアの美しい紅色が街に彩を添えています。


以上は、ほんの一例です。「時候の挨拶って、こんなにたくさんあるの? 選ぶのが大変だなぁ…」と思ったあなた。最後に、万能のフレーズをお伝えしましょう。

 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

「時下(じか)」は「○○の候」に代わる言葉で、季節を問わず年間いつでも通用します。「ご清祥」は先述の通り、会社にも個人にも使用できます。頻繁に挨拶文を書く場合、この一文でOKです!


文例3通を下記に掲載しています。ご活用ください。

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